Ce qu'il faut savoir
- Cliquez Partager. Entrez le nom ou l'e-mail du collaborateur et cliquez sur Envoyer.
- Si vous ne connaissez pas l'e-mail de la personne, cliquez sur Copier le lien pour partager le document directement avec elle.
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Les autorisations des collaborateurs peuvent être définies sur Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
Google Docs est conçu pour le partage, mais vous pouvez définir différents niveaux d'accès pour réduire ou élargir le nombre de collaborateurs sur un document donné. Cet article explique comment ajouter des collaborateurs à un document et comment utiliser les différentes options de partage de Google Docs pour accorder des autorisations d'accès à chaque utilisateur.
Comment donner accès à Google Docs
Toutes les autorisations d'accès sont gérées via les paramètres de partage de Google Docs. Vous pouvez accéder au menu de partage via votre Google Drive ou directement dans le document.
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Ouvrez le document que vous souhaitez partager et cliquez sur le bouton bleu Partager près du coin supérieur droit.
Image Vous pouvez également ouvrir Google Drive et localiser le document que vous souhaitez partager. Faites un clic droit sur la vignette et sélectionnez Partager.
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Pour ajouter un collaborateur individuel, saisissez son nom ou son adresse e-mail dans la zone de texte.
Image Si la personne avec qui vous partagez le document figure déjà dans vos contacts, la zone de texte doit remplir automatiquement son nom. Sinon, vous devrez entrer son adresse e-mail complète afin d'envoyer une invitation de partage.
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Sélectionnez un niveau d'accès pour le collaborateur dans le menu déroulant. Vous pouvez modifier cela à tout moment.
Image Google Docs vous permet d'attribuer trois niveaux d'autorisation différents:
Viewer: l'utilisateur ne pourra voir que le document.
Commentateur: l'utilisateur peut voir le document et laisser des commentaires.
Éditeur: l'utilisateur peut modifier directement le document.
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Cliquez Envoyer.
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Comment donner un accès général à Google Docs
Si vous ne connaissez pas l'adresse e-mail de quelqu'un ou si vous souhaitez simplement que votre document soit plus largement disponible, vous pouvez également autoriser l'accès en partageant un lien vers votre document.
Vous pouvez partager l'accès à Google Docs avec 100 personnes maximum. Si plus de 100 personnes accèdent à un document, seuls le propriétaire et les utilisateurs disposant d'autorisations de modification pourront le modifier.
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Ouvrez le document que vous souhaitez partager et cliquez sur le bouton bleu Partager près du coin supérieur droit.
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Cliquez Copier le lien.
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Partagez le lien avec qui vous voulez. Vous pouvez envoyer le lien par e-mail, SMS, etc.
Par défaut, Google Docs définit l'accès général sur "restreint". Avec ce paramètre, vous devrez autoriser l'accès à toute personne qui clique sur le lien.
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Pour modifier l'accessibilité d'un document, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Restricted sous General access.
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Sélectionnez Toute personne disposant du lien. Tout utilisateur qui clique sur le lien n'aura plus besoin de votre permission pour ouvrir le document.
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Définissez les niveaux d'autorisation d'accès général en cliquant sur le menu déroulant à droite de Toute personne disposant du lien. Vous pouvez définir des rôles sur Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
Image Étant donné que n'importe qui sur Internet peut désormais accéder à votre document s'il dispose du lien, il est recommandé de ne pas mettre d'informations privées ou sensibles dans le document.
Comment modifier les autorisations sur Google Docs
Après avoir ajouté des contributeurs, vous pouvez modifier leurs autorisations à tout moment dans le menu Partager. Sélectionnez la flèche à droite de leur nom et utilisez le menu déroulant pour changer le niveau d'accès en Visualiseur, Commentateur ou Éditeur.
Des options supplémentaires se trouvent sous Paramètres de partage:
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Cliquez sur Paramètres (icône d'engrenage) en haut à droite du menu Partager.
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Définissez si les collaborateurs peuvent modifier les autorisations, partager le document ou le télécharger, l'imprimer ou le copier en cochant la case correspondante.
Image - Google Docs enregistre vos modifications dès que vous les apportez.
FAQ
Comment autoriser l'accès hors connexion sur Google Docs ?
Pour utiliser Google Drive hors ligne, téléchargez et installez l'extension Google Docs hors ligne. Pour télécharger vos fichiers sur votre ordinateur afin de les modifier, installez Sauvegarde et synchronisation pour Google Drive.
Comment autoriser l'accès partagé à un dossier Google Docs ?
Pour partager un dossier dans votre Google Drive, créez un dossier et accédez à Mon Drive > votre dossier > flèche vers le bas > Partager. Entrez les e-mails des destinataires ou sélectionnez Obtenir le lien.
Comment puis-je autoriser Google Docs à accéder à mon microphone ?
Pour utiliser la saisie vocale dans Google Docs, accédez à Tools > Voice Typing. Sélectionnez l'icône Microphone et commencez à parler.
