Les formulaires et les documents font partie de la vie. Mais à l'ère du numérique, l'utilisation de formulaires papier est de plus en plus fastidieuse et peu pratique.
DocuSign est le principal outil de signature électronique destiné à résoudre cette difficulté. Il permet aux particuliers et aux entreprises de remplacer la signature manuelle des documents sur papier. Il est sécurisé, rapide et facile de signer, gérer et stocker des documents dans le cloud, le tout à partir d'un seul outil.
Comment fonctionne DocuSign
DocuSign a un certain nombre de caractéristiques et de fonctions, notamment:
- Téléchargez et envoyez: téléchargez votre document, indiquez qui doit le signer, placez les champs appropriés et envoyez-le aux parties respectives.
- Sign: Vous recevrez un lien dans votre e-mail demandant une signature. À partir de là, vous sélectionnerez le lien, suivrez les onglets et signerez. DocuSign enverra le document automatiquement.
- Gestion des documents: vous pouvez voir l'état de votre document à partir du tableau de bord, stocker vos documents en ligne et gérer des préférences spécifiques telles que la marque et la visibilité.
Pour déverrouiller toutes les fonctionnalités de DocuSign, vous devez avoir un forfait mensuel. Ces forfaits vont de 10 $ pour un compte personnel à 32 $ par mois pour un compte professionnel. Si vous souhaitez uniquement utiliser DocuSign pour signer les documents que vous recevez, vous pouvez simplement utiliser le plan DocuSign gratuit. Il existe également un essai gratuit de 30 jours que vous pouvez utiliser pour tester l'outil avant de vous engager dans un abonnement.
Comment envoyer un document pour signature à l'aide de DocuSign
La première chose que vous voudrez savoir, c'est comment envoyer un document pour signature à l'aide de DocuSign. Pour commencer, inscrivez-vous à l'essai gratuit de DocuSign ou à un compte mensuel.
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Sur la page d'accueil, sélectionnez Commencer maintenant pour télécharger votre document, ou faites glisser et déposez le fichier du document dans la boîte de téléchargement blanche.
DocuSign prend en charge de nombreux formats de fichiers téléchargés à partir de votre appareil, ainsi que des fournisseurs de stockage cloud tels que Google Drive et Dropbox. La taille du fichier peut aller jusqu'à 25 Mo.
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Une fois téléchargé, sélectionnez Suivant.
Image Si vous êtes le seul signataire, vous pouvez cocher la case à côté de Je suis le seul signataire pour passer devant.
- Entrez le nom et l'adresse e-mail du destinataire. Si vous devez ajouter plusieurs signataires, sélectionnez Add Recipient.
- Une fois tous les destinataires ajoutés, sélectionnez Suivant.
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Placez vos champs de signature en utilisant les outils de la barre d'outils sur le côté gauche de votre écran. Sélectionnez Signature et placez-le à l'endroit où une signature est requise.
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Lorsque vous avez créé tous les champs dont vous avez besoin, sélectionnez Suivant. Ici, vous pouvez modifier la ligne d'objet de l'e-mail et saisir un e-mail pour votre destinataire.
Vous pouvez également choisir de définir des rappels automatiques en sélectionnant Envoyer des rappels automatiques.
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Lorsque vous avez terminé, envoyez le document à vos destinataires en sélectionnant Envoyer.
Comment utiliser DocuSign pour signer un document
Avez-vous reçu un document d'une autre partie demandant votre signature via DocuSign ? La signature du document est simple.
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Select Review Document dans l'e-mail que vous recevez de DocuSign.
Le processus de signature peut différer légèrement si vous êtes un nouvel utilisateur ou un ancien utilisateur. DocuSign recommande de regarder leur vidéo de signature ou de lire le guide pratique pour vous familiariser.
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Une fois le document ouvert, vous devez accepter de signer électroniquement. Sélectionnez J'accepte d'utiliser des enregistrements et des signatures électroniques, puis sélectionnez Continuer.
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Sélectionnez Start à gauche du document pour commencer à signer. Cela vous montrera tous les champs requis pour compléter votre document.
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Sélectionnez Signe. Si vous avez déjà utilisé DocuSign, vous verrez votre signature maintenant en place. Si vous n'avez pas utilisé DocuSign, suivez les instructions à l'écran pour créer une nouvelle signature.
Image - Une fois votre signature en place, assurez-vous que tout est correct, puis sélectionnez Terminer. Vous verrez un résumé de la session de signature, y compris la date à laquelle vous avez signé et la date à laquelle le document a été envoyé.
Comment créer un PDF remplissable avec DocuSign
Vous pouvez facilement créer n'importe quel formulaire à remplir imaginable à l'aide des outils de DocuSign. Pour commencer, assurez-vous d'être connecté à votre compte DocuSign.
- Sur la page d'accueil, téléchargez votre formulaire. DocuSign convertira automatiquement le formulaire en PDF.
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Sélectionnez Suivant une fois votre fichier téléchargé.
Image - Ajoutez vos destinataires et sélectionnez Suivant.
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Sur l'écran Préparer, vous pouvez commencer à créer votre formulaire en utilisant les champs de la barre d'outils sur le côté gauche de l'écran.
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Sélectionnez parmi les champs et ajoutez-les dans votre formulaire en sélectionnant la zone où vous souhaitez placer le champ. Avec chaque champ que vous sélectionnez, vous verrez des options supplémentaires sur le côté droit de l'écran. Par exemple, le champ Nom vous permet de basculer entre le nom complet et le prénom.
Image Vous pouvez également ajouter des formules, des zones de texte, des menus déroulants, des boutons radio, etc. Ils sont tous situés dans la barre d'outils sur le côté gauche de l'écran.
- Lorsque votre formulaire est rempli, sélectionnez Suivant, modifiez votre message électronique si vous le souhaitez, puis sélectionnez Envoyer pour envoyer votre document à le(s) destinataire(s).
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Pour enregistrer votre formulaire pour une utilisation future, sur l'écran Gérer, sélectionnez le menu déroulant à droite du document. Sélectionnez Enregistrer comme modèle, remplissez les détails, puis sélectionnez Enregistrer. Vous pourrez maintenant voir votre formulaire sur votre page Modèle.
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Comment remplir un formulaire avec DocuSign
Le processus pour remplir un formulaire est similaire à la signature d'un document à l'aide de DocuSign.
- Sélectionnez Revoir le document dans l'e-mail DocuSign que vous avez reçu pour commencer.
- Sélectionnez Continuer pour commencer à remplir votre formulaire.
- Sélectionnez les champs que vous devez remplir ou sélectionnez Start pour permettre à DocuSign de vous guider tout au long du document, en vous dirigeant vers chaque section nécessitant une signature.
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Entrez vos informations dans les champs. Vous pouvez également sélectionner des cases à cocher ou des options dans les menus déroulants.
Image - Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Terminer. Votre formulaire est automatiquement renvoyé à l'expéditeur.
