Clé à emporter
- Il existe une large gamme d'outils de collaboration en ligne qui peuvent vous aider à rester organisé.
- Le nouveau canevas intelligent de Google rend les applications comme Drive et Sheets plus flexibles.
- Bien que les toiles intelligentes et autres outils de collaboration soient souvent destinés aux entreprises, ils peuvent également être utiles pour les objets personnels.
Les nouveaux outils de collaboration en ligne peuvent vous rendre plus productif et vous aider à organiser votre vie, selon les experts.
Google va encore plus loin dans ses applications de productivité sur le lieu de travail en introduisant une toile intelligente, une nouvelle fonctionnalité qui rend les applications telles que Drive et Sheets plus flexibles. Il s'agit de l'une des nombreuses options de collaboration en ligne qui ne se limitent pas au travail.
"Lorsque j'ai quitté mon ancien appartement et que j'envisageais de le vendre, j'ai utilisé un mélange de Google Sheets et de Google Docs pour capturer les éléments d'action et les retrouver", Henry Shapiro, co-fondateur du logiciel de collaboration Reclaim.ai, a déclaré dans une interview par e-mail.
"Il y a tellement de choses qui entrent dans la vente d'une propriété, emménager dans une nouvelle propriété, apporter des améliorations aux deux, et ainsi de suite, et il était essentiel d'avoir un endroit central pour capturer ces choses."
Travailler ensemble
Smart Canvas vise à faciliter la collaboration. Par exemple, vous pouvez travailler sur Google Sheets et Docs sans quitter un salon de discussion Google ou placer un appel Meets dans un fichier Doc ou Slide.
"Nous avons vu le travail se transformer de manière sans précédent, et ce n'est plus seulement un lieu", a déclaré Sundar Pichai, PDG de Google, lors du discours d'ouverture de Google I/O.
"Maintenant, au milieu de la pandémie, beaucoup d'entre nous travaillent depuis nos cuisines et nos salles à manger, avec des animaux de compagnie et des enfants qui nous interrompent constamment. Avec le canevas intelligent, Google vise à rendre la collaboration en ligne un peu plus fluide, comme si vous étiez à nouveau assis côte à côte avec vos collègues."
Google Workspace a eu du mal à apporter une cohésion entre ses différents produits, a déclaré Shapiro. Google Drive souffre de faibles capacités de recherche. Google Sheets ne dispose pas des fonctionnalités interactives et intégrées dont on aurait besoin pour une plate-forme de gestion de projet.
Des startups comme Airtable et Notion sont entrées sur le marché pour combler bon nombre de ces lacunes, "offrant une suite tout-en-un capable de créer des liens dynamiques entre différents types d'actifs et permettant aux équipes de remplacer des tonnes de solutions ponctuelles avec des "documents interactifs", a déclaré Shapiro.
Il y a près d'un an, Google a annoncé que Tables serait en concurrence avec ces nouveaux entrants, et "maintenant, il est clair que Google Canvas est la pleine réalisation de cette vision", a-t-il ajouté.
Voici ce qui, selon Shapiro, est le plus utile à propos de Google Canvas:
- Les blocs de construction/modèles permettent aux utilisateurs de créer une documentation interactive capable d'afficher dynamiquement des données provenant d'autres produits Google Workspace. Par exemple, vous pouvez utiliser un modèle pour créer un document de feuille de route de produit extrait automatiquement de Google Sheets.
- Les nouvelles vues Sheets font de Sheets un outil plus dynamique que vous pouvez utiliser pour les diagrammes de Gantt, les feuilles de route et d'autres choses.
- Une meilleure intégration du calendrier signifie que Google commencera à extraire votre vue de calendrier pour faciliter la participation à des réunions directement à partir de Docs, ce qui est une fonctionnalité intéressante pour les personnes qui souhaitent partager et collaborer directement à partir d'un document.
Bien que les toiles intelligentes et autres outils de collaboration soient souvent destinés aux entreprises, ils peuvent également être utiles pour les objets personnels. Par exemple, a déclaré Shapiro, le logiciel peut être utilisé pour organiser les tâches ménagères et les courses familiales.
Vous pouvez créer une liste de projets pour différentes catégories de courses et de corvées et les attribuer à différents membres de la famille. Le logiciel peut également être un excellent moyen de créer des bases de données d'informations personnelles cruciales, telles qu'une liste de projets de rénovation domiciliaire avec des liens et des résumés vers les entrepreneurs concernés.
Choisissez votre application
Il existe une grande variété d'options de collaboration en ligne destinées aux utilisateurs individuels, ainsi qu'aux entreprises. Par exemple, il y a l'application Notion, que Shapiro a qualifiée de "géniale, simple, gratuite pour la plupart des cas d'utilisation individuels et extrêmement puissante pour capturer des données de manière interactive et organisée".
Shapiro aime aussi l'application, Trello, qui, selon lui, "est idéale pour créer des projets super simples et des listes de tâches dans le travail et dans la vie."
Certains outils de collaboration en ligne ont des utilisations plus spécialisées. Par exemple, Andrew Cohen dirige une petite société d'animation appelée Confidential Creative, qui travaille sur des projets créatifs pour des musiciens tels que Maroon 5, P. Diddy et Jada Pinkett Smith.
Il utilise WriterDuet, un logiciel de scénarisation et de montage pour écrire des scripts avec d'autres membres de l'équipe. Cohen a ajouté que "C'est un excellent outil pour l'écriture collaborative de scénarios."
