Trello est un outil de gestion de projet de style Kanban qui représente visuellement les tâches que vous ou votre équipe devez accomplir. Il vous permet de voir ce que chaque membre de l'équipe fait à un moment donné. Gratuit, Trello est accessible aux groupes et aux particuliers qui dirigent des entreprises ou qui souhaitent suivre des tâches personnelles.
Parmi les nombreux outils de gestion de projet disponibles, Trello est l'un des plus faciles à utiliser et à mettre en œuvre, mais son interface vierge peut être un peu intimidante. Voici quelques conseils pour vous aider, vous et votre équipe, à tirer le meilleur parti de Trello, quel que soit le type de tâches que vous suivez.
Qu'est-ce que Kanban ?
Un processus de fabrication japonais que Toyota a mis en place à la fin des années 1940 informe le style Kanban de la gestion de projet. Elle visait à accroître l'efficacité de ses usines en suivant les stocks en temps réel à l'aide de cartes transmises aux travailleurs sur le terrain. Lorsqu'un matériau particulier venait à manquer, les travailleurs le notaient au fournisseur, qui expédiait ensuite l'article demandé à l'entrepôt. Ces cartes étaient souvent appelées Kanban, ce qui signifie signe ou panneau d'affichage en japonais.
Un logiciel comme Trello prend ce concept de circulation des cartes et le met dans une interface visuelle. Les tâches sont réparties sur un tableau virtuel et adaptées à la capacité de travail d'une équipe. À la base, un tableau comporte trois sections: à faire, en cours (ou en cours) et terminé. Cependant, les équipes peuvent utiliser cet outil comme bon leur semble.
Démarrer avec Trello
Trello utilise des tableaux, des listes et des cartes, ainsi que des étiquettes, des catégories, des balises et des couleurs pour les aider à rester organisés et leur statut à jour.
Boards sont l'outil d'organisation de base de Trello, où vous épinglez des listes et des cartes. Il s'agit généralement de projets (par exemple, la refonte d'un site Web ou la rénovation d'une salle de bain). Ils contiennent listes de tâches (telles que des graphiques et du carrelage) et cartes(sous-tâches et options, telles que l'embauche d'un designer ou le choix des tailles et des couleurs des carreaux).
Une fois que vous avez décidé comment organiser vos listes, vous pouvez ajouter des cartes, qui peuvent contenir des listes de contrôle et des étiquettes. Les listes de contrôle sont un moyen de décomposer les tâches en sous-tâches. Par exemple, si vous utilisez Trello pour planifier des vacances, vous pourriez avoir une carte pour un restaurant que vous souhaitez essayer, avec une liste de contrôle qui comprend la réservation, la recherche des meilleurs plats et la vérification s'il est adapté aux enfants.
Vous pouvez utiliser des étiquettes pour représenter le statut d'une carte (par exemple, approuvée ou soumise), la catégorie (comme la science, la technologie ou les arts) ou n'importe quelle étiquette de votre choix. Ensuite, vous pouvez effectuer une recherche qui fera apparaître toutes les cartes liées à la science ou toutes les cartes approuvées, par exemple. Cependant, vous n'avez pas besoin d'ajouter un titre à une étiquette; vous pouvez également les utiliser pour le codage couleur (jusqu'à 10 couleurs et une option d altonienne sont disponibles).
Au fur et à mesure que vous travaillez sur des tâches, vous pouvez facilement faire glisser et déposer des cartes d'une liste à une autre. Finalement, vous voudrez peut-être archiver les cartes et les listes si l'interface devient difficile à manier.
Notifications et applications mobiles Trello
Les utilisateurs peuvent attribuer des cartes aux membres de l'équipe et ajouter des commentaires, des pièces jointes, des étiquettes à code couleur et des dates d'échéance. Les membres de l'équipe peuvent @mentionner d'autres personnes dans les commentaires pour démarrer des conversations. Trello accepte les fichiers de votre ordinateur et des services de stockage cloud tels que Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive.
Une intégration astucieuse des e-mails est également incluse. Chaque tableau a une adresse e-mail unique que vous pouvez utiliser pour créer des cartes (tâches). Vous pouvez également envoyer des pièces jointes à cette adresse e-mail. Lorsque vous recevez une notification par e-mail, vous pouvez y répondre directement plutôt que de lancer Trello.
Les notifications, y compris les mentions et les commentaires, sont disponibles dans les applications mobiles, les navigateurs de bureau et les e-mails. Trello propose des versions pour les appareils iOS et Android, notamment les téléphones, les tablettes, les montres et le Kindle Fire.
Versions gratuites, classe affaires et entreprise
Trello propose plus de 30 fonctionnalités complémentaires et intégrations, appelées power-ups. Des exemples de power-ups incluent une vue de calendrier, un répéteur de carte pour les tâches récurrentes et l'intégration avec d'autres applications telles qu'Evernote, Google Hangouts, Salesforce, etc. Les comptes gratuits incluent un power-up par carte.
Toutes les fonctionnalités principales de Trello sont disponibles dans la version gratuite. Depuis juillet 2021, les abonnements Business Class et Enterprise coûtent 10 $ et 17,50 $ par mois, payés annuellement (un peu plus lorsqu'ils sont payés mensuellement), et ajoutent une longue liste d'avantages tels que plus de power-ups par tableau, des téléchargements de pièces jointes plus importants, diverses vues, et plus.
