Avez-vous une énorme feuille de calcul Excel dont vous ne savez pas quoi faire ?
Il est temps d'organiser votre liste de contacts dans une base de données Microsoft Access. C'est beaucoup plus facile que vous ne l'imaginez et vous serez certainement satisfait des résultats. Ce didacticiel vous guidera étape par étape tout au long du processus..
Créer une nouvelle base de données Access 2013
À moins que vous n'ayez une base de données existante que vous utilisez pour stocker les informations de contact, vous allez probablement vouloir créer une nouvelle base de données à partir de zéro. Pour ce faire, sélectionnez l'icône Blank Desktop Database sur l'écran Mise en route de Microsoft Office Access. Vous serez présenté avec l'écran ci-dessus. Donnez un nom à votre base de données, sélectionnez le bouton Create et vous serez en affaires.
Commencer le processus d'importation Excel
Sélectionnez l' onglet Données externes en haut de l'écran d'accès et double-cliquez sur le bouton Excel pour commencer le processus d'importation Excel.
Sélectionnez la source et la destination
Ensuite, vous serez présenté avec l'écran ci-dessus. Sélectionnez le bouton Browse et accédez au fichier que vous souhaitez importer. Une fois que vous avez trouvé le bon fichier, sélectionnez le bouton Ouvrir.
Dans la moitié inférieure de l'écran, les options de destination d'importation s'affichent. Dans ce didacticiel, nous souhaitons convertir une feuille de calcul Excel existante en une nouvelle base de données Access. Nous allons donc choisir Importer les données source dans une nouvelle table de la base de données actuelle D'autres options sur cet écran vous permettent de:
- Liez votre base de données à une feuille Excel afin que les modifications apportées à la feuille source soient répercutées dans la base de données.
- Importer des données dans une table de base de données existante.
Une fois que vous avez sélectionné le bon fichier et l'option, sélectionnez OK pour continuer.
Sélectionner les en-têtes de colonne
Assurez-vous que la case La première ligne contient les en-têtes de colonne est cochée si la première ligne de la feuille de calcul comporte des noms de colonne pour les données, tels que Nom, Prénom et Adresse. Cela demandera à Access de traiter la première ligne comme des noms, plutôt que comme des données réelles à stocker dans la liste des contacts.
Sélectionnez Suivant pour continuer.
Créer tous les index souhaités
Les index de base de données sont un mécanisme interne qui peut être utilisé pour augmenter la vitesse à laquelle Access peut trouver des informations dans votre base de données. Vous pouvez appliquer un index à une ou plusieurs de vos colonnes de base de données à cette étape. Sélectionnez simplement le menu déroulant Indexed et sélectionnez l'option appropriée.
Gardez à l'esprit que les index créent beaucoup de surcharge pour votre base de données et augmenteront la quantité d'espace disque utilisée. Pour cette raison, vous souhaitez limiter au minimum les colonnes indexées. Dans notre base de données, nous chercherons le plus souvent sur le nom de famille de nos contacts, alors créons un index sur ce champ. Nous pourrions avoir des amis avec le même nom de famille, nous voulons donc autoriser les doublons ici. Assurez-vous que la colonne Nom de famille est sélectionnée dans la partie inférieure des fenêtres, puis sélectionnez Oui (Dupliques OK) dans le menu déroulant Indexé.
Sélectionnez Suivant pour continuer.
Sélectionner une clé primaire
La clé primaire est utilisée pour identifier de manière unique les enregistrements dans une base de données. Pour ce faire, le moyen le plus simple consiste à laisser Access générer une clé primaire pour vous. Sélectionnez l'option Let Access add primary key et appuyez sur Next pour continuer. Si vous souhaitez choisir votre propre clé primaire, vous pouvez lire notre article sur les clés de base de données.
Nommez votre table
Vous devez fournir à Access un nom pour référencer votre table. Saisissez-le dans le champ approprié et sélectionnez le bouton Terminer.
Afficher vos données
Vous verrez un écran intermédiaire vous demandant si vous souhaitez enregistrer les étapes utilisées pour importer vos données. Sinon, allez-y et sélectionnez Fermer.
Vous serez alors renvoyé à l'écran principal de la base de données où vous pourrez visualiser vos données en double-cliquant simplement sur le nom de la table dans le panneau de gauche.
Félicitations, vous avez réussi à importer vos données d'Excel dans Access !
