Comment archiver des e-mails dans Outlook

2024 Auteur: Abigail Brown | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 06:47

Ce qu'il faut savoir

• Archive manuelle: Aller à Fichier > Info > Outils > Nettoyer les anciens éléments. Dans la fenêtre contextuelle Archiver, sélectionnez Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers.
• Ensuite, sélectionnez le dossier pour l'archive. Sélectionnez la liste déroulante Archive des éléments antérieurs à et définissez une date.
• Archive automatique: Aller à Fichier > Options > Avancé > Paramètres d'archivage automatique. Sélectionnez Exécuter l'archivage automatique tous les et entrez un intervalle de temps.

Si vous laissez trop d'e-mails s'accumuler dans votre boîte de réception, les performances d'Outlook peuvent en souffrir. Découvrez comment archiver des e-mails dans Outlook et gérer ces anciens e-mails, manuellement ou automatiquement. Les instructions de cet article s'appliquent à Outlook pour Microsoft 365 et Outlook 2019, 2016, 2013 et 2010.

Comment archiver manuellement les e-mails dans Outlook

Si vous préférez contrôler quand vos anciens e-mails sont archivés et où ils sont archivés, vous pouvez suivre un processus manuel pour le faire. Vous pouvez archiver manuellement les e-mails dans n'importe quel dossier.

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez Fichier > Info > Outils > Nettoyer les anciens éléments.

   

2. Dans la fenêtre contextuelle Archiver, sélectionnez Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers puis sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez archiver les éléments.

   

3. Sélectionnez la liste déroulante Archiver les éléments antérieurs à, puis définissez la date au-delà de laquelle vous souhaitez archiver les messages.

   Vous pouvez également sélectionner Browse pour identifier un fichier PST individuel que vous souhaitez utiliser pour cette archive. Ou vous pouvez le conserver comme nom de fichier par défaut.

   

4. Sélectionner OK. Outlook va maintenant archiver les messages dans ce dossier en fonction des paramètres que vous avez configurés.

   

5. Si vous préférez archiver les messages dans tous les dossiers plutôt que dans des dossiers individuels, sélectionnez Archiver tous les dossiers en fonction de leurs paramètres d'archivage automatique Si vous choisissez cette option, vous devrez revenez à l'onglet Accueil, cliquez avec le bouton droit sur l'un des dossiers pour lesquels vous souhaitez définir les paramètres d'archivage automatique, puis sélectionnez Propriétés

   

6. Dans la fenêtre Propriétés, sélectionnez l'onglet ArchiveAuto.

   

7. Sélectionnez Archive ce dossier en utilisant ces paramètres, puis configurez les paramètres sur le nombre de mois de messages que vous souhaitez conserver et où déplacer les anciens éléments.

   À l'aide des paramètres d'archivage automatique, configurez à la fois la manière dont les messages sont archivés lorsque vous avez activé l'archivage automatique, ainsi que la manière dont les e-mails sont archivés lorsque vous les archivez manuellement à l'aide des paramètres d'archivage automatique.

   

Comment déclencher manuellement l'archivage automatique

Vous pouvez déclencher l'archivage automatique manuellement ou automatiquement. Si vous avez déjà configuré vos paramètres d'archivage automatique pour tous vos dossiers comme décrit ci-dessus, vous pouvez déclencher la procédure d'archivage instantanément.

Select File > Info > Tools > Mailbox Cleanup , puis sélectionnez AutoArchive pour déclencher le processus d'archivage. Cela utilisera les paramètres d'archivage automatique que vous avez configurés pour chaque dossier de messagerie.

Comment déclencher automatiquement l'archivage automatique

En plus de déclencher manuellement la procédure d'archivage, vous pouvez également configurer l'archivage automatique pour qu'il s'exécute régulièrement.

1. Sélectionner Fichier > Options > Avancé > Paramètres d'archivage automatique.

   

2. Dans la fenêtre des paramètres d'archivage automatique, sélectionnez Exécuter l'archivage automatique tous les et entrez la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter l'archivage automatique.

   Vous pouvez configurer les paramètres pour demander l'exécution de l'archivage automatique et le configurer pour supprimer les anciens e-mails ou les déplacer vers un fichier PST d'archive sur votre ordinateur.

   

3. Sélectionnez OK,et l'archivage automatique s'exécutera à l'intervalle que vous avez défini, de sorte que vous n'aurez jamais à vous soucier que votre boîte de réception occupe trop d'espace.

   

Utiliser Outlook Sweep pour l'archivage automatique dans Outlook Web

Sur Outlook Online, l'archivage des messages est un processus manuel. Une fonction appelée Outlook Sweep vous aide à garder votre boîte de réception propre.

Il est impossible de modifier l'âge des messages que vous archivez, mais au moins la fonction de balayage vous permet d'archiver tous les messages de votre boîte de réception datant de plus de 10 jours. Cela vous aidera à garder votre boîte de réception propre automatiquement.

1. Ouvrez la boîte de réception du compte dans laquelle vous souhaitez archiver les e-mails. Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez archiver, puis sélectionnez Sweep dans le menu.

   

2. Dans l'écran contextuel, sélectionnez Toujours déplacer les messages de plus de 10 jours depuis le dossier INBOX.

   

3. Sélectionnez le menu déroulant Déplacer vers et sélectionnez Archive.