Une macro est une série de commandes enregistrées afin de pouvoir être lues (exécutées) ultérieurement. Les macros sont idéales pour réduire la quantité de travail que vous devez effectuer sur une série d'étapes que vous effectuez fréquemment. Voici comment créer et tester une macro dans Microsoft Word.
Les instructions de cet article s'appliquent à Word pour Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 et Word 2010.
Pourquoi utiliser une macro
Avec une macro, vous pouvez obtenir les mêmes résultats en cliquant sur une commande au lieu de passer par toutes les étapes. Voici quelques façons d'utiliser les macros pour augmenter votre productivité:
- Insérez le logo et le nom de votre entreprise dans une police particulière.
- Insérez un tableau que vous devez créer régulièrement.
- Formater un document avec certaines caractéristiques, telles que la numérotation des pages et les paragraphes à double interligne.
Créer et utiliser des macros est une compétence acquise, mais l'efficacité qui en résulte en vaut la peine.
Créer une macro
Il existe plus de 950 commandes dans Word, dont la plupart se trouvent dans les menus et les barres d'outils et sont associées à des touches de raccourci. Certaines de ces commandes, cependant, ne sont pas affectées aux menus ou aux barres d'outils par défaut. Avant de créer votre propre macro Word, vérifiez si elle existe et si elle peut être affectée à une barre d'outils.
Pour voir les commandes disponibles dans Word, suivez ces étapes:
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Sélectionnez l'onglet Afficher.
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Choisissez Macros.
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Sélectionner Afficher les macros.
Ou appuyez sur la touche de raccourci Alt+F8 pour accéder à la boîte de dialogue Macros.
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Sélectionnez Macros dans la flèche déroulante et choisissez Word Commands.
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Dans la liste alphabétique des noms de commande, mettez un nom en surbrillance pour afficher une description de la commande au bas de la boîte de dialogue Macros sous le Descriptionétiquette.
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Si la commande que vous souhaitez créer existe, ne la dupliquez pas avec votre propre macro Word. Si elle n'existe pas, passez à la création de votre macro Word.
Planifier des macros Word efficaces
L'étape la plus importante dans la création de macros Word efficaces est une planification minutieuse. Cette planification implique d'avoir une idée claire de ce que vous voulez que la macro Word exécute, de la manière dont elle facilitera votre travail futur et des circonstances dans lesquelles vous avez l'intention de l'utiliser.
Une fois que vous avez ces éléments en tête, planifiez les étapes à suivre. Ceci est important car l'enregistreur se souviendra de tout ce que vous faites et l'inclura dans la macro. Par exemple, si vous tapez quelque chose et que vous le supprimez, chaque fois que vous exécutez cette macro, Word créera la même entrée, puis la supprimera, ce qui créera une macro bâclée et inefficace.
Lorsque vous planifiez vos macros, voici quelques éléments à prendre en compte:
- Planifiez les commandes et l'ordre dans lequel vous voulez que la macro exécute les commandes.
- Connaissez les touches de raccourci pour les commandes que vous prévoyez d'utiliser. Ceci est particulièrement important pour la navigation car vous ne pouvez pas utiliser la souris pour naviguer dans la zone de document lorsque vous exécutez l'enregistreur. De plus, vous créerez une macro plus légère si vous utilisez une touche de raccourci plutôt que les touches fléchées.
- Planifiez les messages que Word pourrait afficher et qui arrêteront la macro.
- Utilisez le moins d'étapes possible pour que la macro reste efficace.
- Faites au moins un test avant de commencer l'enregistrement.
Après avoir planifié votre macro Word et effectué une analyse, vous êtes prêt à l'enregistrer. Si vous avez soigneusement planifié votre macro, l'enregistrer pour une utilisation ultérieure sera la partie la plus simple du processus. La seule différence entre la création d'une macro et le travail sur le document est que vous devez appuyer sur quelques boutons supplémentaires et effectuer quelques sélections dans les boîtes de dialogue.
Enregistrer la macro
Lorsque vous commencez à enregistrer une macro, le pointeur de la souris a une petite icône qui ressemble à une cassette à côté, indiquant que Word enregistre vos actions. Vous pouvez ensuite suivre les étapes que vous avez définies lors de la phase de planification. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur le bouton Stop (c'est le carré bleu à gauche). Une fois que vous avez appuyé sur le bouton Stop, votre macro Word est prête à être utilisée.
Voici comment enregistrer une macro.
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Allez à l'onglet View, sélectionnez Macros, puis choisissez Record Macro pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer une macro.
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Dans la zone de texte Nom de la macro, saisissez un nom unique.
Les noms peuvent contenir jusqu'à 80 lettres ou chiffres (sans symboles ni espaces) et doivent commencer par une lettre. Le nom doit être unique afin que vous puissiez déterminer ce qu'il fait sans avoir à vous référer à la description.
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Dans la zone de texte Description, saisissez une description des actions exécutées par la macro.
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Sélectionnez si vous souhaitez que la macro soit disponible dans tous les documents ou uniquement dans le document actuel. Si vous choisissez de limiter la disponibilité de la commande, mettez en surbrillance le nom du document dans le menu déroulant Store Macro in.
Par défaut, Word rend la macro disponible pour tous vos documents, et vous trouverez probablement que c'est ce qui a le plus de sens.
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Lorsque vous avez entré les informations pour la macro, sélectionnez OK. La barre d'outils d'enregistrement de macro apparaît dans le coin supérieur gauche de l'écran.
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Pour mettre en pause l'enregistrement, sélectionnez le bouton Pause Recording/Resume Recorder (c'est celui de droite). Pour reprendre l'enregistrement, sélectionnez-le à nouveau.
Tester la macro
Le but derrière la création de macros dans Word est d'accélérer votre travail en mettant des tâches répétitives et des séquences complexes de commandes à portée de main. Assurez-vous que votre macro s'exécute comme prévu en testant la macro.
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Pour exécuter la macro, appuyez sur la touche de raccourci Alt+F8 pour afficher la boîte de dialogue Macros.
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Sélectionnez la macro dans la liste, puis sélectionnez Exécuter.
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Si vous ne voyez pas votre macro, assurez-vous que le bon emplacement se trouve dans la case Macros in.
Créer des raccourcis clavier pour les macros
Si vous avez créé plusieurs macros, la recherche dans la boîte de dialogue Macros prend du temps. Si vous attribuez aux macros une touche de raccourci, vous pouvez contourner la boîte de dialogue et accéder à votre macro directement à partir du clavier de la même manière que vous utilisez les touches de raccourci pour accéder à d'autres commandes dans Word.
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Sélectionnez Fichier, puis choisissez Options.
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Dans la boîte de dialogue Options de mots, accédez au volet de gauche et sélectionnez Ruban personnalisé.
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Sélectionner Personnaliser.
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Dans la liste Categories, faites défiler jusqu'à Macros et sélectionnez la macro pour laquelle vous souhaitez créer un nouveau raccourci.
Si la macro a actuellement une touche de raccourci qui lui est assignée, le raccourci apparaîtra dans la boîte sous l'étiquette Current keys.
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Si aucune touche de raccourci n'a été attribuée à la macro, ou si vous souhaitez créer une deuxième touche de raccourci pour la macro, sélectionnez la zone de texte Appuyez sur une nouvelle touche de raccourci.
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Entrez la touche de raccourci que vous souhaitez utiliser pour accéder à votre macro.
Si la touche de raccourci est affectée à une commande, un message indique Actuellement affecté à suivi du nom de la commande. Réaffectez la touche de raccourci en continuant ou sélectionnez une nouvelle touche de raccourci.
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Sélectionnez la flèche déroulante Enregistrer les modifications dans et choisissez Normal pour appliquer la modification à tous les documents créés dans Word.
Pour utiliser la touche de raccourci uniquement dans le document actuel, sélectionnez le nom du document dans la liste.
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Sélectionner Assigner.
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Sélectionnez Fermer pour enregistrer vos modifications.
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