Clé à emporter
- L'envoi programmé de Fastmail divise la création et la livraison des e-mails.
- Utilisez-le comme aide-mémoire ou pour éviter de stresser vos collègues pendant le week-end.
- Le courrier électronique est le meilleur et le pire moyen de communiquer au travail.
Avez-vous déjà composé un e-mail dimanche soir, puis hésité avant d'appuyer sur envoyer. L'envoi programmé aidera.
Le fournisseur de messagerie vétéran Fastmail vient d'ajouter l'envoi programmé, une fonctionnalité déjà présente dans d'autres applications et services de messagerie et qui devrait probablement être standard pour tous les e-mails. C'est une fonctionnalité simple. Vous pouvez composer un e-mail quand bon vous semble et programmer son envoi à un moment plus adapté au destinataire.
"Je n'aime pas imposer aux gens, mais parfois je préfère travailler tard ou le week-end. Même si les gens se reposent ou prennent du temps, ils verront votre e-mail", styliste de mode et photographe indépendante Nuria Gregori. "On ne s'attend peut-être pas à ce que vous répondiez aux e-mails tout de suite, mais pour les indépendants, vous avez souvent l'impression que vous devez le faire."
Envoyer plus tard
L'implémentation de l'envoi programmé de Fastmail ne vous surprendra pas du tout, ce qui est formidable. Il vous suffit de cliquer sur la flèche à côté du bouton d'envoi et de choisir dans la liste déroulante des préréglages - plus tard aujourd'hui, ce soir, demain, etc. Si ceux-ci ne fonctionnent pas pour vous, vous pouvez choisir une date et une heure exactes.
Séparer la création d'un e-mail de son envoi offre plusieurs opportunités intéressantes. Comme nous l'avons vu plus haut, vous pouvez composer un e-mail le dimanche soir et l'envoyer pendant les heures de bureau plus régulières. Ce n'est pas seulement mieux pour le destinataire, mais cela peut cacher le fait que vous travaillez le week-end, ce qui peut entraîner des attentes indésirables à l'avenir.
On ne s'attend peut-être pas à ce que vous répondiez aux e-mails tout de suite, mais pour les indépendants, vous avez souvent l'impression que vous devez le faire.
Vous pouvez également repérer les e-mails qui doivent être envoyés à une certaine heure, mais qui pourraient être lorsque vous dormez. Ou vous pouvez chronométrer un e-mail pour qu'il atteigne la boîte de réception de quelqu'un lorsqu'il arrive au travail, en le plaçant, espérons-le, en haut de sa liste.
D'autres hacks incluent l'envoi de rappels chronométrés, la conservation des e-mails personnels à vos amis jusqu'au soir ou la planification d'un e-mail à votre patron pour le vendredi soir, puis l'ignorance de tous vos e-mails jusqu'à lundi si vous le souhaitez.
C'est une question de contrôle. En ayant plus de contrôle sur votre communication, vous pouvez réduire la surcharge mentale et le stress.
Stressbuster
Les e-mails sont peut-être l'une des principales sources de stress dans le travail moderne. Vous pouvez avoir une pile sans fin de messages non lus que vous devez traiter. Pire encore, un e-mail important peut échapper à votre attention, obscurci par tous les indésirables Fwd: Fwd: Fwd encombrant votre boîte de réception.
Et puis il y a les attentes. Lorsque vous recevez un e-mail, c'est dans votre tête. Même si l'expéditeur n'attend pas de réponse, vous vous sentez probablement obligé d'en donner une plus tôt que tard, même si c'est juste pour y faire face et vous en débarrasser.
Et parce que la planification des e-mails est dictée par l'expéditeur, c'est-à-dire que n'importe qui peut mettre n'importe quoi dans votre boîte de réception à tout moment, vous n'avez aucun contrôle.
"Les e-mails restent le meilleur moyen de communiquer sur le lieu de travail. Cependant, la plupart des gens n'ont pas leurs e-mails organisés », a déclaré le journaliste technologique Radu Tyrsina à Lifewire par e-mail. "C'est bruyant, partout, et aucun de nous n'a la patience de continuer à nettoyer le désordre tous les deux jours."
C'est pourquoi quelque chose comme l'envoi programmé est important, mais seulement si tout le monde l'utilise et l'utilise pour les forces du bien, pas du mal. La gestion des e-mails professionnels est poussée sur l'utilisateur alors qu'une plus grande responsabilité devrait incomber à l'employeur.
Le constructeur automobile allemand Daimler, propriétaire de Mercedes, a la bonne idée. Lorsque les employés partent en vacances, tous les e-mails entrants sont envoyés à la corbeille. Il n'y a pas de retour de vacances et de traitement de deux semaines d'e-mails. Les expéditeurs reçoivent une réponse automatisée leur indiquant de renvoyer tout élément important après le retour de l'employé au bureau.
C'est un excellent exemple d'élimination du stress lié aux e-mails, mais malheureusement, la majeure partie de la responsabilité incombe toujours à nous, les utilisateurs. Des outils comme l'envoi programmé peuvent aider, mais jusqu'à ce que nous arrêtions de traiter les e-mails comme un dépotoir pour sortir des choses de nos propres boîtes de réception, comme un endroit où exiger des réponses instantanées et comme quelque chose que nous vérifions sans cesse, les e-mails resteront stressants.
