Ce qu'il faut savoir
- Ouvrez un document dans Google Docs, sélectionnez Partager et configurez les autorisations de chaque utilisateur à partir d'ici en choisissant Viewer ou Éditeur accès.
- Dans un document, sélectionnez Editing > Suggesting pour laisser des commentaires à réviser sans modifier le document.
- Dans un document, accédez à Outils > Revoir les modifications suggérées, sélectionnez les modifications individuelles, puis Accept ou Reject pour les conserver ou les supprimer.
Google Docs est un excellent moyen de collaborer avec une équipe sur un projet écrit. Lorsque plusieurs personnes sont impliquées, assurez-vous que les modifications apportées au document sont faciles à identifier ou à modifier. Connaître le fonctionnement du mode d'édition et du mode de suggestion vous permet, à vous et à votre équipe, de modifier Google Docs et de suivre facilement les modifications.
Comment modifier Google Docs avec le mode d'édition
Le mode d'édition vous permet, à vous et à toute personne autorisée, de modifier directement le document. Cependant, cela signifie que les modifications sont apportées automatiquement et deviennent potentiellement difficiles à examiner. Pour éviter que des données importantes ne soient perdues ou modifiées, la possibilité de verrouiller l'intégralité de votre document est très pratique.
- Ouvrez un document que vous souhaitez modifier dans Google Docs.
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Sélectionnez Partager dans le coin supérieur droit.
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Cliquez sur le menu à côté du nom d'un collaborateur.
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Pour empêcher le collaborateur de modifier le document, cliquez sur Viewer.
Image - Cliquez Enregistrer.
Comment modifier Google Docs avec le mode suggestion
Lorsque vous travaillez avec d'autres personnes sur le même document, il est utile de faire une suggestion sans modifier le texte lui-même. Avec le mode suggestion, vous pouvez le faire facilement et garder tous ceux qui créent le document dans la boucle. Vous pouvez même laisser des commentaires codés par couleur afin que vous et vos collègues puissiez suivre les raisons de tout changement mis en œuvre. Si vous êtes propriétaire du document, vous recevrez un e-mail vous informant de toute modification, qui peut être acceptée ou rejetée.
- Ouvrez le document Google que vous souhaitez modifier.
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Sélectionnez le menu déroulant Editing dans le coin supérieur droit.
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Sélectionnez Suggesting pour laisser des commentaires et autoriser l'examen des suggestions
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Comment accepter ou rejeter les modifications suggérées
Voici comment examiner vos suggestions de modifications:
- Ouvrez le document sur lequel vous travaillez.
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Sur le ruban, sélectionnez Outils > Examiner les modifications suggérées.
Image - Dans le coin supérieur droit, une boîte apparaîtra montrant les modifications suggérées.
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Pour traiter des modifications ou des commentaires individuels, choisissez-en un, puis sélectionnez Accept ou Reject.
Sélectionnez Accepter tout ou Rejeter tout pour répondre à toutes les modifications suggérées en même temps.
Comment utiliser les commentaires
Voici comment utiliser les commentaires dans un document Google:
- Dans un document Google, sélectionnez la cellule, le texte, la ligne ou le bloc que vous souhaitez commenter.
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Dans le ruban, sélectionnez Insérer > Commentaire. Vous pouvez également sélectionner le Plus (+) sur le côté droit du document.
Image Le raccourci clavier est Commande/Ctrl+Option+M.
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Tapez votre commentaire, puis sélectionnez Commentaire.
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Le commentaire apparaîtra à droite du document, avec le nom du collaborateur qui l'a laissé et l'heure à laquelle il a créé la note.
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Historique des révisions
Si vous avez besoin de revenir à une version antérieure d'un projet, l'historique des révisions vous permet de le faire; chaque fois que des modifications étaient apportées au document, une version différente était enregistrée.
Vous pouvez afficher une version antérieure de votre document et voir comment les modifications ou suggestions ont été utilisées. Cela peut être particulièrement utile pour examiner un projet au fur et à mesure de son évolution, suivre les contributions individuelles d'un utilisateur et servir de référence pour vos processus de réflexion.
- Ouvrez votre document Google.
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Sous le menu Fichier, passez la souris sur l'en-tête Historique des versions et sélectionnez Voir l'historique des versions.
Image Le raccourci clavier est Commande/Ctrl+Option+Maj+H.
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Sélectionnez la version que vous souhaitez consulter en parcourant la chronologie de l'historique des versions.
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Pour nommer une version individuelle, sélectionnez les trois points verticaux à droite, puis sélectionnez Nommez cette version.
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Afficher les éditeurs est un autre outil permettant de suivre les modifications apportées au document. Dans un document, sélectionnez une plage de texte, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Afficher les éditeurs Vous verrez une liste des éditeurs du document et leurs modifications les plus récentes, ainsi qu'un horodatage. Accédez également à l'historique des versions à partir de ces options.
