SharePoint est une plateforme de collaboration avec d'autres membres d'une équipe ou d'un groupe. Dans cet article, nous vous expliquerons comment créer des sites fonctionnels et collaboratifs pour vos collègues et amis, télécharger et partager des documents et ajouter des widgets aux pages du site SharePoint.
Comment créer un site SharePoint
Vous aurez besoin de quelques éléments avant de pouvoir créer votre site:
- Accès à un compte professionnel Microsoft 365, car SharePoint n'est pas inclus dans les comptes personnels.
- Un administrateur pour créer votre site. Si vous n'êtes pas administrateur, demandez à votre administrateur de créer un site pour vous.
Pour créer un site SharePoint:
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Connectez-vous à Microsoft 365 en tant qu'administrateur, puis sélectionnez SharePoint dans le menu Applications.
Image - Sélectionnez Page dans le volet vertical de gauche, puis sélectionnez Create Site.
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Choisissez Team Site dans la boîte de dialogue.
Les sites de communication sont principalement utilisés pour publier des annonces et d'autres contenus.
- Choisissez un design de départ pour votre site qui correspond à vos autres contenus. Ne vous inquiétez pas: vous pourrez toujours ajuster le contenu de démarrage plus tard.
- Entrez les détails de votre site, y compris son nom et sa description.
- Sélectionnez Terminer pour terminer la configuration. SharePoint fonctionne en arrière-plan pour créer le site, et vous verrez sa progression tout au long.
Après avoir configuré votre espace, vous disposerez de certaines fonctionnalités prêtes à l'emploi, notamment:
- Conversations: messages privés pour votre groupe.
- Documents: C'est ici que vous partagez des fichiers et archivez et archivez des fichiers.
- OneNote Notebook: vos coéquipiers peuvent collaborer avec ce bloc-notes OneNote en créant et en ajoutant du contenu aux pages.
- Pages du site: pages Web personnalisées pour votre équipe ou votre groupe.
Comment utiliser les bibliothèques de documents SharePoint
Le partage de fichiers à l'aide d'une bibliothèque de documents est courant sur les sites SharePoint. Les bibliothèques de documents contiennent des dossiers et des fichiers que vous pouvez afficher et modifier. Pour utiliser la bibliothèque de documents:
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Sélectionnez Documents dans le volet vertical de gauche.
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Sélectionnez Nouveau pour ajouter de nouveaux éléments, tels que des dossiers ou des fichiers Microsoft Office. Vous pouvez également faire glisser et déposer d'autres fichiers dans le dossier de la bibliothèque actuelle; ils ne doivent pas nécessairement être des fichiers Office.
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Sélectionnez un fichier Microsoft Office pour l'ouvrir dans l'application appropriée. La sélection d'un fichier non-Office fait l'une des trois choses suivantes:
- Ouvre-le pour un aperçu s'il est dans un format adapté au Web (par exemple, une image ou un PDF).
- S'ouvre dans une application pertinente si vous utilisez Windows (Windows sait comment parler à SharePoint).
- Télécharge-le sur votre ordinateur afin que vous puissiez l'ouvrir avec le programme correspondant.
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Alors que les applications Web modernes vous permettent de modifier simultanément un fichier avec un collègue, vous avez toujours la possibilité d'"extraire" un fichier dans SharePoint pour empêcher les autres de travailler sur le fichier pendant que vous travaillez dessus.
Choisissez le fichier à extraire, puis sélectionnez Extraire dans la liste déroulante. L'extraction d'un fichier empêche quiconque d'enregistrer une nouvelle version du fichier pendant que vous travaillez dessus. Les autres utilisateurs peuvent toujours télécharger une copie et travailler dessus, mais ils ne peuvent pas créer une nouvelle version tant que vous ne l'avez pas enregistrée et réarchivée.
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Comment créer des pages de site SharePoint
Les pages du site de SharePoint vous permettent de créer des pages Web contenant du texte et des informations graphiques. La différence entre les pages de site SharePoint et les pages de site Web classiques est que seuls les membres connectés de votre équipe SharePoint peuvent les afficher. Les pages du site sont votre propre Internet privé.
Pour créer de nouvelles pages sur votre site SharePoint:
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Sélectionnez Pages dans le volet vertical de gauche.
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Sélectionner Nouveau, puis sélectionner parmi les types de page:
- Page Wiki: pages contenant des idées d'équipe, des politiques, des directives, des meilleures pratiques, etc. Une équipe SharePoint peut utiliser les pages Wiki pour accéder à des liens vers tous les types d'informations sur l'entreprise.
- Page Web Part: Des mises en page prédéfinies conçues pour vous permettre d'insérer toutes sortes de gadgets, de type tableau de bord, sur les pages de votre site.
- Page du site: pages vierges que vous créez, commençant par un titre.
- Lien: Ajouter un lien vers un site Web.
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Une fois créée, la page s'ouvre pour que vous puissiez la modifier. Commencez par lui donner un nom. Le contenu supplémentaire se présente sous la forme de composants WebPart, que nous abordons dans la section suivante.
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Sélectionnez Publier dans la partie supérieure droite de l'écran pour mettre vos modifications à la disposition de vos collègues.
Image - Sélectionnez Pages dans le volet vertical de gauche pour afficher vos pages.
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Pour modifier des pages existantes, ouvrez la page et sélectionnez Modifier dans le volet de gauche.
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Comment ajouter des composants WebPart aux pages SharePoint
L'une des meilleures fonctionnalités de SharePoint est la fonctionnalité "WebPart", ou widget(s). Même si vous souhaitez uniquement ajouter du texte et des graphiques, vous devez d'abord ajouter un composant WebPart pour contenir le contenu. Les composants WebPart peuvent inclure des éléments tels que des fils d'actualité, un répertoire des membres de l'équipe ou des listes d'activités récentes sur le site.
Si vous avez créé une page, voici comment y ajouter des composants WebPart:
- Sélectionnez Pages dans le volet vertical de gauche, puis choisissez une page à modifier et sélectionnez Edit.
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Sélectionnez le signe plus (+) pour ajouter des composants WebPart à une page.
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Un menu contextuel affiche une liste des composants WebPart disponibles. Parcourez toute la liste ou effectuez une recherche par mot-clé. Une fois que vous avez sélectionné un composant WebPart, il est ajouté à la page.
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Configurer le composant WebPart. Par exemple, si vous ajoutez un composant WebPart Galerie d'images, sélectionnez Ajouter des images pour choisir les images à afficher.
Image - Sélectionnez Publier pour mettre vos modifications à la disposition de vos collègues.
Bien que la page d'accueil soit automatiquement créée pour vous, il s'agit toujours d'une page que vous pouvez remplir avec des composants WebPart.
Installation et utilisation de l'application Tâches
Les choses deviennent intéressantes lorsque vous ajoutez des applications à votre site. Les applications vont au-delà des fonctionnalités des composants WebPart et incluent des éléments tels que des blogs ou une liste personnalisée, qui peut être une petite base de données.
Nous allons jeter un œil à l'application Tâches, qui vous permet de configurer des tâches pour les membres de votre équipe, d'attribuer des tâches, puis de suivre leur réalisation.
Pour ajouter l'application Tâches à votre site SharePoint:
- Sur la page d'accueil du site SharePoint, sélectionnez Nouveau, puis sélectionnez App.
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Sélectionner Tâches.
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Dans le menu de gauche, sélectionnez Contenu du site pour afficher l'application Tâches et commencer à déléguer.
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Qui devrait utiliser SharePoint ?
La plupart du temps, les équipes d'entreprise utilisent SharePoint. Mais il existe de nombreux scénarios non liés à l'entreprise où SharePoint est utile, tels que:
- Les équipes sportives peuvent utiliser le calendrier pour publier un calendrier de matchs, et elles peuvent utiliser une bibliothèque de documents pour stocker des vidéos de jeux.
- Les clubs de lecture peuvent publier des liens vers le livre de la semaine suivante, tandis que les groupes d'écriture peuvent héberger des critiques, des soumissions et des commentaires.
- Les groupes de bénévoles qui planifient un projet de restauration peuvent créer un plan avec des tâches et un calendrier.
- Un quartier organisant un vide-grenier peut publier des annonces sur les nouveaux participants ou répertorier les articles et les prix dans un fichier Excel partagé dans une bibliothèque de documents.
Les scénarios ci-dessus sont possibles avec d'autres applications et services, mais SharePoint rassemble tout en un seul endroit, avec une interface prise en charge par Windows, macOS et Linux.
Où télécharger SharePoint
Téléchargez l'application SharePoint pour Android sur Google Play ou obtenez l'application SharePoint pour iOS sur l'App Store. De plus, vous pouvez utiliser des applications Microsoft Office telles que Word, Excel et PowerPoint pour ouvrir des fichiers directement à partir de SharePoint, ce qui facilite le téléchargement et le chargement.
