Excel n'a pas les capacités de gestion de données des programmes de bases de données relationnelles tels que SQL Server et Microsoft Access. Ce qu'il peut faire, cependant, c'est servir de simple base de données qui répond aux exigences de gestion des données.
Dans Excel, les données sont organisées à l'aide des lignes et des colonnes d'une feuille de calcul. La fonctionnalité de tableau facilite la saisie, la modification et la manipulation des données.
Ces instructions s'appliquent aux versions Excel 2019, 2016, 2013, 2010 et Excel pour Microsoft 365.
Termes de la base de données: enregistrements et champs
Une base de données est une collection d'informations connexes stockées dans un ou plusieurs fichiers informatiques. Souvent, les données sont organisées en tableaux de manière à pouvoir être facilement mises à jour, triées, corrigées et filtrées.
Une base de données simple, telle qu'Excel, contient toutes les informations sur un sujet dans un seul tableau. Les bases de données relationnelles, quant à elles, consistent en de nombreuses tables, chacune contenant des informations sur des sujets différents mais liés.
Enregistrements
Dans la terminologie des bases de données, un record contient toutes les informations ou données concernant un objet spécifique de la base de données. Dans Excel, chaque cellule d'une feuille de calcul contient un élément d'information ou une valeur.
Champs
Chaque élément d'information dans un enregistrement de base de données, tel qu'un numéro de téléphone ou un numéro de rue, est appelé un champ. Dans Excel, les cellules individuelles d'une feuille de calcul servent de champs, puisque chaque cellule peut contenir une seule information sur un objet.
Noms de champs
Il est essentiel d'organiser une base de données afin de pouvoir trier ou filtrer les données pour trouver des informations spécifiques. L'ajout d'en-têtes de colonnes, appelés noms de champs, facilite la saisie des données dans le même ordre pour chaque enregistrement.
Exemple de base de données
Dans l'image ci-dessus, chaque élève a une ligne distincte dans le tableau qui contient toutes les informations disponibles à son sujet.
Chaque cellule d'une ligne est un champ contenant une information. Les noms de champs dans la ligne d'en-tête permettent de s'assurer que les données restent organisées en conservant toutes les données sur un sujet spécifique, comme le nom ou l'âge, dans la même colonne pour tous les élèves.
Outils de gestion de données d'Excel
De plus, Microsoft dispose de plusieurs outils de données pour faciliter le travail avec de grandes quantités de données stockées dans des tableaux Excel et pour les maintenir en bon état.
Utiliser un formulaire pour les enregistrements
L'un de ces outils est le formulaire de données. Vous pouvez l'utiliser pour rechercher, modifier, saisir ou supprimer des enregistrements dans des tableaux contenant jusqu'à 32 champs ou colonnes.
Le formulaire par défaut inclut une liste de noms de champs dans l'ordre dans lequel ils sont disposés dans le tableau, pour s'assurer que les utilisateurs saisissent correctement les enregistrements. À côté de chaque nom de champ se trouve une zone de texte permettant de saisir ou de modifier les champs de données individuels.
Bien qu'il soit possible de créer des formulaires personnalisés, il suffit souvent de créer et d'utiliser le formulaire par défaut.
Supprimer les enregistrements de données en double
Un problème courant avec toutes les bases de données est les erreurs de données. En plus des simples fautes d'orthographe ou des champs de données manquants, les enregistrements de données en double peuvent être un problème à mesure qu'une table de données augmente en taille.
Un autre des outils de données d'Excel peut être utilisé pour supprimer ces enregistrements en double - doublons exacts ou partiels.
Tri des données dans Excel
Trier signifie réorganiser les données en fonction d'une propriété spécifique, comme trier un tableau par ordre alphabétique des noms de famille ou par ordre chronologique du plus ancien au plus récent.
Les options de tri d'Excel incluent le tri par un ou plusieurs champs, le tri personnalisé, comme par date ou heure, et le tri par lignes qui permet de réorganiser les champs dans un tableau.
