Comment utiliser un calendrier Microsoft Teams

2024 Auteur: Abigail Brown | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 06:47

Microsoft Teams propose une variété d'outils pour augmenter la productivité et améliorer la communication entre les employés avec le chat textuel, les appels vocaux et vidéo, la fonctionnalité de partage de fichiers, les enregistrements d'équipe en ligne et ses calendriers partagés.

La fonctionnalité de calendrier partagé de Microsoft Teams permet aux membres du groupe de créer des réunions directement dans l'application Teams, de spécifier des détails et d'ajouter d'autres membres afin qu'ils ne soient pas seulement informés de l'événement, mais qu'ils soient ajoutés à leurs équipes Microsoft synchronisées calendrier aussi.

Cet article s'applique aux applications Microsoft Teams sur les appareils Windows 10, iOS et Android en plus de la version Web.

Fonctionnement des calendriers Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil de collaboration conçu pour les organisations ou les groupes et est donc structuré en fonction d'un groupe ou d'une équipe. Vous pourrez peut-être vous connecter à un groupe Microsoft Teams avec votre adresse e-mail habituelle, mais le plus souvent, une adresse e-mail d'entreprise vous est attribuée que vous utilisez pour accéder à Teams et à d'autres applications et services Microsoft 365 associés.

L'application Microsoft Teams possède un calendrier principal attribué à l'ensemble de votre groupe ou de votre organisation. Les membres du groupe peuvent ajouter des réunions ou des événements à ce calendrier qui s'afficheront automatiquement dans le calendrier des autres membres. Des personnes peuvent également être ajoutées à des événements de calendrier ou à des réunions si elles doivent y assister.

Techniquement, le calendrier intégré (ou par défaut) est appelé calendrier de groupe, tandis que les calendriers externes partagés au sein de Microsoft Teams sont des calendriers partagés. Cependant, ces termes sont souvent mélangés et la distinction entre eux s'est estompée.

C'est une bonne idée de faire référence aux calendriers dans Microsoft Teams par des noms uniques plutôt que d'utiliser les termes partagés ou de groupe pour éviter toute confusion.

Les calendriers peuvent également être partagés au sein de Microsoft Teams à partir d'Outlook ou d'autres services de planification tels que Google Calendar.

Comment créer un événement de calendrier partagé Microsoft Teams

Voici le processus de création d'un événement, appelé réunion dans Microsoft Teams, qui peut être partagé avec d'autres membres du groupe et ajouté automatiquement au calendrier du groupe.

Cet exemple utilise l'application Windows 10 Microsoft Teams, mais ces instructions et les menus utilisés sont identiques dans toutes les autres versions.

1. Ouvrez l'application Microsoft Teams.

2. Sélectionner Calendrier.

   

3. Cliquez Nouvelle réunion.

   

4. Choisissez le fuseau horaire approprié dans le menu déroulant en haut de l'écran.

   

   Vous n'avez pas à vous soucier du fuseau horaire dans lequel se trouvent les membres de votre équipe, car l'heure de votre réunion s'ajustera automatiquement en fonction d'eux.

5. Tapez un nom pour votre réunion dans le champ Ajouter un titre.

   

6. Dans le champ Ajouter les participants requis, saisissez les noms des personnes que vous souhaitez informer de l'événement. Une fois que vous commencez à taper, les noms devraient apparaître automatiquement pour que vous puissiez les sélectionner.

   

   Si vous souhaitez partager cet événement de calendrier avec des personnes qui ne font pas partie de votre groupe Microsoft Teams, ou qui n'utilisent peut-être même pas Microsoft Teams, vous pouvez le faire en saisissant leur adresse e-mail complète au lieu de leur nom.

   Cliquez sur Facultatif pour ajouter les membres du groupe que vous souhaitez connaître au sujet de la réunion, mais qui ne sont pas obligés d'y assister.

   Une fois la réunion créée, toutes les parties invitées recevront une invitation à leur adresse e-mail associée.

7. Ensuite, spécifiez l'heure de début et de fin de votre réunion.

   

8. Cliquez sur Ne se répète pas pour ouvrir un menu et faire de la réunion un événement régulier si elle doit être récurrente. Par exemple, vous souhaiterez peut-être organiser cette même réunion tous les jours de la semaine, toutes les semaines ou une fois par mois.

   

9. Cliquez sur Ajouter un canal si votre réunion est spécifique à une certaine catégorie dans la configuration Microsoft Teams de votre entreprise. Par exemple, vous souhaiterez peut-être le placer dans un canal Managers afin que seuls les membres de l'équipe qui utilisent ce canal sachent qu'une réunion est en cours.

   

   Vous pouvez laisser plusieurs de ces champs vides si vous le souhaitez.

10. Suivant est le champ Add location. Malgré son nom, ce n'est pas vraiment pour spécifier un emplacement physique. Au lieu de cela, il s'agit de sélectionner un système de salle ou un téléphone de conférence compatible Microsoft Teams connecté.

    Si votre entreprise n'utilise pas de tels appareils, vous n'avez pas à vous soucier de remplir ce champ.

    

11. Dans le grand champ en bas de l'écran, saisissez les détails du champ de la réunion, entrez une description de votre réunion, un ordre du jour de la réunion ou un message aux participants.

    

12. Enfin, cliquez sur Envoyer. Cela ajoutera l'événement à votre calendrier Microsoft Teams et invitera ceux que vous avez ajoutés. Une fois qu'ils ont répondu, l'événement sera également automatiquement ajouté à leurs calendriers.

    

    Si vous n'avez ajouté personne à l'événement, le bouton Enregistrer s'affichera à la place. Cela enregistrera simplement l'événement dans votre calendrier personnel Microsoft Teams.

Que fait l'assistant de planification Microsoft Teams ?

L'option Assistant de planification qui s'affiche lors de la création d'une réunion dans Microsoft Teams sur un ordinateur est une autre façon de créer ou de modifier un événement. Il utilise une interface utilisateur plus visuelle qui affiche les options sur le côté gauche de l'écran et vous permet de sélectionner une période de temps avec votre souris qui apporte automatiquement les modifications à l'horaire.

Le véritable avantage de l'assistant de planification est la façon dont il affiche tous les horaires des membres du groupe. Cela permet de voir facilement à quelles heures et quels jours tout le monde est disponible et évite d'avoir à demander aux membres du groupe quelle heure leur convient le mieux.

Les horaires n'apparaîtront dans l'assistant de planification que s'ils ont été saisis dans Microsoft Teams par l'administrateur ou d'autres utilisateurs. Si votre organisation n'utilise pas Microsoft Teams pour gérer les horaires, cette fonctionnalité ne sera pas utile.

L'assistant de planification de Microsoft Teams est un outil entièrement facultatif, bien que certains puissent le préférer à l'option de création de réunion par défaut.

Comment accepter une invitation de calendrier Microsoft Teams

Une fois que vous avez été ajouté à une réunion dans un calendrier Microsoft Teams, vous devriez presque immédiatement recevoir une invitation par e-mail.

Lorsque vous recevez cet e-mail, cliquez sur le lien Rejoindre la réunion Microsoft Teams pour accepter l'invitation. L'application Microsoft Teams s'ouvre et vous ajoute à l'événement. Si vous n'avez pas installé Microsoft Teams, vous êtes invité à l'installer.

Si vous n'avez pas reçu d'invitation, vérifiez auprès du créateur de l'événement qu'il a utilisé la bonne adresse e-mail. Vous pouvez également vérifier votre dossier de spam ou de courrier indésirable.

Certains services de messagerie peuvent vous inviter à ajouter ces événements Microsoft Teams à leur propre système de calendrier. Vous pouvez le faire si vous le souhaitez, mais vous devrez toujours cliquer sur le lien texte dans l'e-mail pour accepter l'invitation.

Comment utiliser la création et le partage d'événements Outlook Teams

Microsoft Teams nécessite un compte Microsoft pour être utilisé. Habituellement, votre entreprise ou organisation vous fournira un nouveau compte Microsoft qui peut être utilisé pour accéder à Microsoft Teams et à une variété d'autres services Microsoft Office.

L'e-mail associé à ce compte Microsoft peut être utilisé pour se connecter à Outlook et, comme ce compte est également utilisé pour accéder à Teams, des réunions de calendrier peuvent être créées dans Outlook et automatiquement synchronisées avec Microsoft Teams.

Pour que cela fonctionne, vous devez utiliser le même compte Microsoft pour Outlook et Microsoft Teams. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser votre compte de messagerie Outlook personnel pour créer un événement pour un calendrier Microsoft Teams professionnel.

Cela peut être fait à la fois avec les applications Outlook et via l'expérience Web et l'ensemble du processus est presque identique à la façon dont vous organiseriez une réunion au sein de Microsoft Teams, comme indiqué ci-dessus.

Pour accéder au calendrier dans Outlook, cliquez simplement sur l'icône Calendrier en bas du menu de gauche. Une fois le calendrier ouvert, cliquez sur un jour pour lancer le processus de création d'événement.

Si vous souhaitez qu'un événement créé dans Outlook soit enregistré dans Teams, vous devez activer le commutateur à côté de Teams meeting, qui se trouve à côté de Recherchez une pièce ou un lieu texte. Si vous ne le faites pas, la fonctionnalité de calendrier partagé de Microsoft Teams ne s'activera pas et l'événement sera simplement un événement de base dans votre calendrier Outlook.

Comment partager un autre calendrier dans Microsoft Teams

Bien que Microsoft Teams dispose de sa propre fonction de calendrier intégrée, il est également possible d'importer des calendriers supplémentaires depuis Outlook, Google ou tout autre service de planification qui fournit une adresse Web partageable pour ses calendriers.

Cela peut être utile si votre équipe utilise une autre application ou un autre service pour gérer des événements en dehors de l'écosystème Microsoft Office.

Cet exemple utilise Google Agenda, mais le processus est identique pour les autres services de ce type.

1. Ouvrez Google Agenda dans un navigateur Web comme d'habitude.

2. Passez le curseur de votre souris sur un nom de calendrier pour que les trois points apparaissent à droite de son nom. Cliquez sur les trois points pour ouvrir le menu.

   

3. Cliquez Paramètres.

   

4. Cliquez sur l'adresse Web sous URL publique de cet agenda et appuyez sur Ctrl + Vpour le copier dans votre presse-papiers.

   

5. Ouvrez Microsoft Teams et accédez à un groupe ou à un chat auquel vous souhaitez ajouter le calendrier.

   

6. Cliquez sur le symbole + en haut de l'écran.

   

7. Cliquez Site Web.

   

8. Collez l'adresse de votre agenda dans le champ URL.

   

   Vous pouvez également lui ajouter un nom personnalisé en tapant dans le champ Nom de l'onglet et choisir si vous souhaitez alerter le groupe de l'ajout du calendrier en cochant la case à côté de Publier sur la chaîne à propos de cet onglet.

9. Cliquez Enregistrer.

   

   Votre calendrier sera désormais partagé au sein de Microsoft Teams et sera visible par tout le monde dans ce nouvel onglet personnalisé.

Comment modifier une réunion Microsoft Teams

Pour modifier une réunion Microsoft Teams que vous avez créée ou à laquelle vous avez accès, il vous suffit de cliquer dessus depuis votre calendrier dans l'application Microsoft Teams et d'apporter les modifications aux champs appropriés.

Vous pouvez ajouter ou supprimer des participants, modifier l'heure ou le lieu, et également modifier le nom et la description de l'événement. Assurez-vous simplement de cliquer sur Envoyer la mise à jour lorsque vous avez terminé pour enregistrer les modifications.

Si les modifications ne s'affichent pas pour vous ou les membres de votre équipe, essayez de fermer complètement l'application, puis de la rouvrir.

Vous pouvez également modifier les événements Teams dans Outlook en ouvrant l'événement sur le calendrier, puis en cliquant sur Modifier.