Faites savoir aux personnes qui vous envoient un e-mail que vous n'êtes pas disponible grâce à un répondeur automatique "hors du bureau". Outlook pour Mac propose deux types: un pour les comptes Exchange dont les réponses automatiques proviennent du serveur et un pour tout type de compte de messagerie.
Les instructions de cet article s'appliquent à Outlook pour Microsoft 365 pour Mac, Outlook 2016 pour Mac et Outlook pour Mac 2011.
Configurer une réponse automatique d'absence du bureau dans Outlook pour Mac à l'aide d'Exchange
Pour que votre compte Exchange réponde automatiquement aux nouveaux messages (même si Outlook pour Mac n'est pas en cours d'exécution):
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Sélectionner Outils > Absent du bureau.
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Cochez la case Envoyer les messages d'absence du bureau.
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Dans la zone de texte Répondre aux messages avec, saisissez le message souhaité ainsi qu'une date à laquelle les destinataires peuvent s'attendre à une réponse personnelle.
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Dans la zone de texte Date de début, saisissez la date et l'heure auxquelles vous prévoyez d'être indisponible pour consulter votre e-mail.
- Dans la zone de texte Date de fin, saisissez la date et l'heure de votre retour.
- Cochez la case Envoyer des réponses en dehors de mon entreprise à.
- Choisissez Contacts du carnet d'adresses uniquement ou Toute personne extérieure à mon entreprise.
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Dans la zone de texte Répondre une fois à chaque expéditeur extérieur à mon entreprise avec, saisissez un message pour la réponse d'absence du bureau pour les expéditeurs extérieurs à votre organisation.
Image - Sélectionner OK.
Configurer une réponse automatique en cas d'absence du bureau dans Outlook pour Mac à l'aide d'autres comptes de messagerie
Pour qu'Outlook pour Mac réponde automatiquement aux messages tant qu'il est en cours d'exécution et qu'il reçoit des messages pour des comptes autres qu'Exchange:
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Sélectionner Outils > Règles.
Image - Allez dans la catégorie IMAP ou POP selon le compte pour lequel vous configurez l'auto- réponse.
- Cliquez +.
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Dans la zone de texte Nom de la règle, saisissez Réponse automatique en cas d'absence du bureau.
Image - Pour envoyer des réponses automatiques uniquement aux personnes de votre carnet d'adresses, faites en sorte que le critère soit De Est un contact.
- Dans la zone de texte Envoyé à, saisissez votre adresse e-mail.
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Sélectionnez la flèche déroulante Faire ce qui suit et choisissez Répondre comme première action.
Image - Sélectionnez Texte de réponse et tapez la réponse souhaitée pour votre répondeur automatique d'absence du bureau.
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Sélectionner OK.
Si vous avez d'autres règles, utilisez les boutons bleus haut et bas pour modifier l'ordre de la règle de réponse automatique en cas d'absence du bureau. Par exemple, lorsque vous souhaitez classer ou supprimer des messages avant d'envoyer la réponse automatique, mais que le répondeur automatique passe avant les règles qui catégorisent le courrier et arrêtent le traitement ultérieur de ces messages.
- Fermer la fenêtre Règles.
