Il existe de nombreuses façons de partager un dossier dans Outlook avec d'autres personnes. Cela peut faciliter le travail en équipe ou sur un projet lorsque toutes les communications sont au même endroit, et cela peut être un excellent moyen de gérer les activités du ménage, les finances et bien plus encore. Découvrez comment créer des dossiers partagés Outlook et organiser votre travail.
Vous devez avoir accès au serveur Exchange. C'est la seule façon de gérer ou de partager vos dossiers Outlook.
Comment partager un dossier dans Outlook 2016
Quelque chose que vous voulez vérifier avant d'essayer de partager un dossier, c'est si votre administrateur vous y autorise. Si oui, voici ce que vous devez faire:
- Ouvrez Outlook comme vous le feriez normalement.
- Trouvez le dossier que vous souhaitez partager avec quelqu'un.
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Une fois localisé, faites un clic droit sur le dossier, puis sélectionnez Propriétés
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Dans la fenêtre des propriétés, sélectionnez l'onglet Permissions.
Image - Sélectionner Ajouter.
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Dans la liste des adresses e-mail sur le serveur, sélectionnez celle avec laquelle vous souhaitez partager le dossier dans Outlook.
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Comment ouvrir un dossier partagé dans Outlook
Si une autre personne a partagé un dossier avec vous, assurez-vous qu'elle vous a accordé les autorisations appropriées. Vous recevrez très probablement une invitation de partage par e-mail et tout ce que vous avez à faire est de sélectionner Ouvrir ces Notes/Tâches/Journal/Contacts/Calendrier dans le coin supérieur gauche.
Envisagez de conserver l'e-mail d'invitation pour le dossier partagé.
Si vous supprimez l'e-mail d'invitation, le contenu partagé vous est toujours accessible, il y a juste quelques étapes supplémentaires. Sélectionnez simplement l'onglet Dossier, puis sélectionnez Ouvrir le calendrier partagé/Contacts/Journal/Notes/Tâches.
Cela fonctionne sur Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook 2019
Comment supprimer un dossier partagé
Que vous partagiez un dossier ou supprimiez un dossier partagé, le processus est à peu près le même. Si un dossier a été partagé avec vous, le moyen le plus simple de s'en débarrasser serait de demander à la personne qui vous a accordé l'accès de révoquer toutes les autorisations.
Si vous devez empêcher quelqu'un de consulter votre dossier partagé, suivez ces quelques étapes:
- Cliquez avec le bouton droit sur le dossier partagé dans Outlook, puis sélectionnez Propriétés.
- Sélectionnez l'onglet Partage de dossier.
- Choisissez avec quel utilisateur vous ne voulez plus partager le dossier, puis sélectionnez Supprimer.
Niveaux d'autorisation dans les dossiers partagés dans Outlook
Il existe un moyen de limiter ce que les utilisateurs peuvent faire dans un dossier partagé en utilisant toute une gamme de directives d'autorisation.
Ouvrez Outlook, faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Properties > Permissions. À partir de là, sélectionnez le menu déroulant Permission Level et choisissez un niveau différent pour chaque personne avec laquelle vous pourriez partager le dossier.
Par exemple, si vous sélectionnez Owner, cette personne peut tout faire, mais si vous sélectionnez Reviewer, la seule chose ils peuvent faire est de lire les éléments et rien d'autre.
