Ce qu'il faut savoir
- Utiliser les vignettes: Aller à Fichier > Info > Propriétés > Propriétés avancées > Résumé et cochez Enregistrer les vignettes pour tous les documents Word.
- Mettre à jour les propriétés: accédez à Fichier > Info > Propriétés > Propriétés avancées > Résumé. Saisissez des commentaires, des mots clés et d'autres informations.
- Autres conseils: créez des dossiers pour enregistrer et trier vos fichiers Word, et utilisez un système de dénomination de fichiers cohérent pour trouver rapidement les fichiers de votre choix.
Cet article propose des suggestions sur l'organisation de vos fichiers Microsoft Word. Les instructions couvrent Word 2019 à 2010 et Word pour Microsoft 365.
Enregistrer tous les fichiers Word avec des vignettes
L'enregistrement de fichiers Word avec une image d'aperçu ou une vignette facilite l'identification du document dont vous avez besoin sans l'ouvrir.
Pour enregistrer tous les documents Word avec un aperçu ou une vignette:
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Dans Microsoft Word, ouvrez un document vierge ou existant, puis accédez à l'onglet Fichier.
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Sélectionner Info.
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Sélectionnez la flèche déroulante Propriétés et choisissez Propriétés avancées.
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Dans la boîte de dialogue Propriétés, accédez à l'onglet Résumé.
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Cochez la case Enregistrer les vignettes pour tous les documents Word.
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Sélectionner OK.
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Mettre à jour les propriétés du document Word
Si vous travaillez avec plusieurs documents Word qui ont des noms et des emplacements similaires, utilisez la fonctionnalité des propriétés du document Word.
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Ouvrez le document auquel vous souhaitez ajouter des propriétés descriptives, puis allez dans l'onglet Fichier.
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Sélectionner Info.
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Sélectionnez la flèche déroulante Propriétés et choisissez Propriétés avancées.
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Dans la boîte de dialogue Propriétés, accédez à l'onglet Résumé.
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Entrez des commentaires, des mots-clés, des catégories, un titre et des informations sur le sujet pour vous aider à distinguer vos fichiers.
Image - Sélectionnez OK pour appliquer les modifications et fermer la boîte de dialogue. Lorsque vient le temps d'effectuer une recherche, Word peut trouver exactement ce dont vous avez besoin.
Créez des dossiers sur votre ordinateur et utilisez-les
Configurez un dossier pour vos documents Word et nommez-le quelque chose que vous n'oublierez pas, comme MyWordDocs Remplissez-le avec des dossiers nommés d'une manière qui a du sens pour vous, et utilisez ces dossiers pour enregistrer et trier vos fichiers Word. Si vous produisez des notes de réunion hebdomadaires, par exemple, créez un dossier pour ces notes et incluez-y des dossiers supplémentaires pendant des mois ou des années.
Si vous avez des années de documents Word sur votre ordinateur et que vous n'avez pas le temps d'ouvrir chacun d'eux et de décider de les conserver ou non, créez un dossier pour chaque année et déplacez les documents vers ces dossiers. C'est un bon moyen de stocker des fichiers plus anciens jusqu'à ce que vous ayez le temps de les organiser d'une manière qui vous convient.
Utilisez un système de dénomination de fichiers cohérent
Établissez un système de nommage pour trouver rapidement les fichiers que vous voulez. Il existe plusieurs façons de nommer vos fichiers. Choisissez un système de nommage et utilisez-le de manière cohérente.
Voici quelques suggestions:
- Incluez le type de document dans le nom du fichier, par exemple, contrat, bail ou newsletter. De cette façon, vous pouvez regarder le nom du fichier pour trouver un fichier.
- Commencez le nom du fichier par le nom du client (ou le nom de famille du destinataire si les documents sont des lettres).
- Inclure la date dans le nom du fichier.
Prenez votre temps
Si le disque dur de votre ordinateur manque d'espace de stockage, ne vous attaquez pas à toutes vos tâches organisationnelles en même temps. Divisez le travail en morceaux gérables et consacrez 15 minutes par jour à y travailler.
Lorsque vous organisez des fichiers Word sur votre ordinateur, placez chaque fichier dans l'un des dossiers que vous avez créés, créez un nouveau dossier ou supprimez les fichiers dont vous n'avez plus besoin. Si vous ne savez pas quoi faire avec un fichier, placez-le dans un dossier intitulé HoldUntilDate et choisissez une date dans le futur que si vous n'avez pas encore ouvert le dossier d'ici là, vous vous vous sentirez à l'aise de le supprimer.
Quels que soient les types de dossiers que vous créez, placez-les dans votre dossier Word principal, ainsi vous saurez où chercher.
