Saisir correctement des données dans une feuille de calcul la première fois évite les problèmes ultérieurs et facilite l'utilisation de nombreux outils et fonctionnalités d'Excel tels que les formules et les graphiques. Ce didacticiel couvre les choses à faire et à ne pas faire pour saisir des données dans des tableurs tels qu'Excel, Google Sheets et Open Office Calc.
Les instructions de cet article s'appliquent à Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel pour Mac, Excel pour Microsoft 365 et Excel Online.
Excel Data Entry Overview
Les feuilles de calcul Excel sont de puissants outils d'analyse qui stockent de grandes quantités de données. Assurez-vous que vos données sont affichées et analysées correctement en utilisant les meilleures pratiques d'Excel pour la saisie des données.
Voici les principales choses à faire et à ne pas faire lorsque vous utilisez Excel:
- Faites planifiez votre feuille de calcul.
- Ne pas laisser des lignes ou des colonnes vides lors de la saisie de données associées.
- Faites sauvegardez fréquemment et sauvegardez à deux endroits.
- Ne pas utiliser utiliser des nombres comme en-têtes de colonnes et ne pas inclure d'unités dans les données.
- Do utiliser des références de cellule et des plages nommées dans les formules.
- Ne pas laisser les cellules contenant des formules déverrouillées.
- Faites triez vos données.
Planifiez votre feuille de calcul
Lorsque vous saisissez des données dans Excel, il est conseillé de planifier avant de commencer à taper. Décidez comment la feuille de calcul sera utilisée, les données qu'elle contiendra et ce qui sera fait avec ces données. Ces décisions affectent considérablement la mise en page finale de la feuille de calcul.
Planifier avant de taper permet de gagner du temps plus tard si la feuille de calcul doit être réorganisée pour la rendre plus efficace.
Voici quelques points à prendre en compte lors de la planification de vos classeurs Excel:
- À quoi sert la feuille de calcul ?
- Combien de données la feuille de calcul contiendra-t-elle ?
- Les cartes sont-elles nécessaires ?
- La feuille de calcul sera-t-elle imprimée ?
Bottom Line
L'objectif de la feuille de calcul détermine l'emplacement des données, car les informations les plus critiques doivent être visibles et facilement accessibles. Si vos données nécessitent des calculs, les calculs déterminent quelles formules et fonctions sont nécessaires et où les formules doivent être saisies.
Combien de données la feuille de calcul contiendra-t-elle ?
La quantité de données que la feuille de calcul contiendra initialement et la quantité qui y sera ajoutée ultérieurement détermine le nombre de feuilles de calcul dont vous aurez besoin pour le classeur.
Voici quelques conseils:
- Ne diffusez pas trop vos données. Lorsque les données sont contenues dans plusieurs feuilles de calcul, des informations spécifiques peuvent être difficiles à trouver. En outre, les calculs qui s'étendent sur plusieurs feuilles de calcul ou classeurs affectent les performances d'Excel.
- Pour les feuilles de calcul volumineuses, affichez les totaux des colonnes significatives au-dessus des en-têtes de colonne, plutôt qu'au bas de la feuille de calcul pour trouver rapidement des informations récapitulatives.
Les graphiques sont-ils nécessaires ?
Si tout ou partie des données sont utilisées dans un ou plusieurs graphiques, cela pourrait affecter la présentation des informations.
Suivez ces bonnes pratiques lorsque vous utilisez des graphiques:
- Selon le type de graphique, les données peuvent devoir être regroupées différemment. Par exemple, créez une zone de résumé pour les graphiques à secteurs.
- Pour les feuilles de calcul volumineuses, déplacez les graphiques vers des pages distinctes afin que les feuilles de calcul ne soient pas encombrées de données et d'images.
La feuille de calcul sera-t-elle imprimée ?
La manière dont vous organisez les données dépend de la manière dont elles seront imprimées. Toutes les données seront-elles imprimées ou seulement certaines d'entre elles ? Les données seront-elles imprimées en mode portrait ou paysage ?
Lorsque vous imprimez des feuilles de calcul, gardez ces conseils à l'esprit:
- Si la feuille de calcul est imprimée en mode portrait sur du papier de format lettre (8,5 "x 11"), placez la plupart des données en lignes sous quelques colonnes. De cette façon, les titres sont visibles sur une seule feuille.
- Si la feuille de calcul est imprimée sur plusieurs feuilles, imprimez les en-têtes de colonne en haut de chaque page. Les en-têtes de colonne donnent un aperçu des données et les rendent plus accessibles et faciles à lire.
- Si plusieurs colonnes de données sont imprimées, utilisez la mise en page paysage pour conserver tous les titres sur une seule page. Encore une fois, si plusieurs feuilles sont nécessaires, imprimez les en-têtes de colonne en haut de chaque page.
- Si la feuille de calcul contient des graphiques, déplacez les graphiques vers une feuille séparée avant d'imprimer le classeur.
Ne laissez pas de lignes ou de colonnes vides lors de la saisie de données associées
Les lignes ou les colonnes vides dans les tableaux de données ou les plages de données associées rendent difficile l'utilisation correcte de plusieurs fonctionnalités d'Excel telles que les graphiques, les tableaux croisés dynamiques et des fonctions spécifiques.
Même les cellules vides d'une ligne ou d'une colonne contenant des données peuvent causer des problèmes, comme illustré dans l'image ci-dessous.
L'absence d'espaces vides permet à Excel de détecter et de sélectionner des données associées lors de l'utilisation d'une gamme de fonctionnalités telles que le tri, le filtrage ou la somme automatique.
Lorsque vous souhaitez décomposer des données pour en faciliter la lecture, utilisez des bordures ou formatez les en-têtes et les étiquettes. Utilisez des repères visuels tels que le texte en gras, les lignes et la couleur des cellules pour séparer et mettre en évidence les données.
Suivez ces conseils lorsque vous travaillez avec des données en lignes et en colonnes:
- Placez un titre descriptif en haut de la première colonne du tableau avec les données en dessous.
- S'il y a plus d'une série de données, listez-les l'une après l'autre dans des colonnes (de gauche à droite) avec le titre de chaque série de données en haut.
Bottom Line
Bien qu'il soit essentiel de conserver les données associées ensemble, il est également utile de séparer des plages de données non liées. Laissez des colonnes ou des lignes vides entre différentes plages de données ou d'autres données sur la feuille de calcul afin qu'Excel sélectionne les plages ou tableaux de données connexes appropriés.
Enregistrer fréquemment
L'importance d'enregistrer votre travail fréquemment ne peut être surestimée ni trop souvent mentionnée. Si vous utilisez une feuille de calcul Web telle que Google Sheets ou Excel Online, l'enregistrement n'est pas un problème. Ces programmes n'ont pas d'option de sauvegarde. Au lieu de cela, les feuilles de calcul sont enregistrées automatiquement sur votre compte cloud avec la fonction d'enregistrement automatique.
Pour les tableurs de bureau, enregistrez votre travail après deux ou trois modifications. Par exemple, enregistrez après avoir ajouté des données, mis en forme des en-têtes de colonne ou saisi une formule. À tout le moins, enregistrez votre travail toutes les deux ou trois minutes.
Même si la stabilité des ordinateurs et des logiciels informatiques s'est considérablement améliorée au fil du temps, les logiciels se bloquent toujours, des pannes de courant se produisent et d'autres personnes trébuchent parfois sur votre cordon d'alimentation et le débranchent de la prise murale. Et en cas d'accident, la perte de données augmente votre charge de travail à mesure que vous reconstruisez ce que vous avez déjà fait.
Excel a une fonctionnalité de sauvegarde automatique, qui fonctionne généralement très bien, mais vous ne devriez pas vous y fier entièrement. Prenez l'habitude de sécuriser vos données avec des sauvegardes fréquentes.
Raccourci vers l'enregistrement
Vous n'avez pas besoin de déplacer la souris sur le ruban et de cliquer sur les icônes pour enregistrer votre travail. Au lieu de cela, prenez l'habitude d'enregistrer en utilisant la combinaison de raccourcis clavier. Lorsque vous souhaitez enregistrer votre feuille de calcul, appuyez sur Ctrl+ S.
Économisez à deux endroits
Il est également important d'enregistrer vos données à deux endroits différents. Le deuxième emplacement est une sauvegarde. La meilleure sauvegarde est celle qui se trouve dans un emplacement physique différent de l'original.
Lorsque vous enregistrez une copie de sauvegarde de vos classeurs, pensez à enregistrer les fichiers sur votre compte cloud. Lorsque les classeurs sont stockés sur votre ordinateur et dans le cloud, vous aurez non seulement une copie de sauvegarde dans le cloud, mais le cloud est conçu avec des sauvegardes redondantes, ce qui signifie que vos données sont stockées sur plusieurs serveurs.
Sauvegardes basées sur le cloud
Encore une fois, faire une sauvegarde ne doit pas être une tâche fastidieuse.
Si la sécurité n'est pas un problème, par exemple si la feuille de calcul est une liste de vos DVD, il suffit probablement de vous en envoyer une copie par e-mail. Si la sécurité est un problème, le stockage en nuage est une option.
Dans le cas des feuilles de calcul en ligne, les propriétaires du programme sauvegardent leurs serveurs, et cela inclut toutes les données des utilisateurs. Mais pour plus de sécurité, téléchargez une copie du fichier sur votre ordinateur.
N'utilisez pas de nombres comme en-têtes de colonne et n'incluez pas d'unités avec les données
Utilisez des en-têtes en haut des colonnes et au début des lignes pour identifier vos données, les en-têtes simplifient les opérations telles que le tri. Mais n'utilisez pas de nombres tels que 2012, 2013, etc., comme en-têtes.
Comme indiqué dans l'image ci-dessus, les en-têtes de colonne et de ligne qui sont des nombres peuvent être inclus par inadvertance dans les calculs. Si vos formules contiennent des fonctions qui sélectionnent automatiquement la plage de données pour l'argument de la fonction, comme Somme automatique, les nombres dans les en-têtes de colonne causeront un problème.
En règle générale, ces fonctions, qui incluent également AutoMax et AutoAverage, recherchent d'abord des colonnes de nombres, puis regardent vers la gauche une ligne de nombres. Tous les titres qui sont des nombres seront inclus dans la plage sélectionnée.
Les nombres utilisés comme en-têtes de ligne peuvent être confondus avec une autre série de données s'ils sont sélectionnés dans le cadre d'une plage pour un graphique plutôt que comme étiquettes d'axes.
Mettez en forme les nombres dans les cellules d'en-tête sous forme de texte ou créez des étiquettes de texte en faisant précéder chaque nombre d'une apostrophe ('), comme « 2012 et » 2013. L'apostrophe ne s'affiche pas dans la cellule, mais elle change le nombre en données textuelles.
Conserver les unités dans les en-têtes
N'entrez pas de devise, de température, de distance ou d'autres unités dans chaque cellule avec les données numériques. Si vous le faites, il est possible qu'Excel ou Google Sheets voient toutes vos données sous forme de texte.
Au lieu de cela, placez les unités dans les en-têtes en haut de la colonne pour vous assurer que ces en-têtes sont au format texte et ne créeront pas de problème.
Texte à gauche, chiffres à droite
Un moyen rapide de savoir si vous avez des données textuelles ou numériques consiste à vérifier l'alignement des données dans une cellule. Par défaut, les données textuelles sont alignées à gauche dans Excel et Google Sheets, et les données numériques sont alignées à droite dans une cellule.
Bien que cet alignement par défaut puisse être modifié, le formatage doit être appliqué après la saisie de toutes les données et formules. L'alignement par défaut vous indique si les données sont correctement formatées dans la feuille de calcul.
Pourcentage et symboles monétaires
La meilleure pratique pour saisir des données dans une feuille de calcul consiste à saisir le nombre brut, puis à formater la cellule pour afficher le nombre correctement, par exemple sous forme de pourcentage ou de devise.
Excel et Google Sheets reconnaissent les symboles de pourcentage saisis dans une cellule avec le nombre. Ces applications acceptent également les symboles monétaires courants, tels que le signe dollar ($) ou le symbole de la livre sterling (£) si vous les saisissez dans une cellule avec des données numériques, mais d'autres symboles monétaires, tels que le rand sud-africain (R), est interprété comme du texte.
Pour éviter les problèmes potentiels, saisissez le montant, puis formatez la cellule pour la devise plutôt que de taper le symbole de la devise.
Utilisez des références de cellules et des plages nommées dans les formules
Les références de cellule et les plages nommées peuvent et doivent être utilisées dans les formules pour que les formules et la feuille de calcul entière soient exemptes d'erreurs et à jour.
Les références de cellule sont une combinaison de la lettre de colonne et du numéro de ligne d'une cellule, comme A1, B23 et W987. Les références de cellule identifient l'emplacement des données dans une feuille de calcul.
Une plage nommée ou un nom défini est similaire à une référence de cellule en ce sens qu'il est utilisé pour identifier une cellule ou une plage de cellules dans une feuille de calcul.
Référencer les données dans les formules
Les formules sont utilisées dans Excel pour effectuer des calculs tels que l'addition ou la soustraction.
Si les nombres réels sont dans des formules telles que:
=5 + 3
Chaque fois que les données changent, vous devez modifier la formule. Ainsi, si les nouveaux nombres sont 7 et 6, la formule devient:
=7 + 6
Sinon, si vous entrez les données dans des cellules de la feuille de calcul, utilisez des références de cellule ou des noms de plage dans la formule plutôt que des nombres.
Si vous entrez le nombre 5 dans la cellule A1 et 3 dans la cellule A2, la formule devient:
=A1 + A2
Pour mettre à jour les données, vous allez modifier le contenu des cellules A1 et A2, mais conserver la formule telle quelle. Excel met automatiquement à jour les résultats de la formule.
Cette méthode est utile lorsque la feuille de calcul contient des formules compliquées et lorsque plusieurs formules font référence aux mêmes données. Ensuite, vous ne modifierez les données qu'à un seul endroit, ce qui mettra à jour les formules qui y font référence.
Les références de cellule et les plages nommées rendent également les feuilles de calcul plus sûres en protégeant les formules contre les modifications accidentelles tout en laissant les cellules de données qui changent accessibles.
Bottom Line
Une autre fonctionnalité d'Excel et de Google Sheets est que les références de cellule ou les noms de plage peuvent être entrés dans des formules à l'aide du pointage, ce qui implique de cliquer sur une cellule pour entrer la référence dans la formule. Le pointage réduit le risque d'erreurs causées par la saisie d'une mauvaise référence de cellule ou la mauvaise orthographe d'un nom de plage.
Utiliser des plages nommées pour sélectionner des données
Donner un nom à une zone de données liées facilite la sélection des données qui seront triées ou filtrées.
Si la taille d'une zone de données change, modifiez la plage nommée avec le gestionnaire de noms.
Ne laissez pas les cellules contenant des formules déverrouillées
Après avoir passé tant de temps à corriger leurs formules et à utiliser les bonnes références de cellule, de nombreuses personnes commettent l'erreur de laisser ces formules vulnérables aux modifications accidentelles ou involontaires.
Verrouillez les cellules contenant vos formules si vous utilisez des références de cellule ou des plages nommées. Si nécessaire, protégez les cellules par mot de passe pour les protéger.
En même temps, laissez les cellules contenant les données déverrouillées afin que les utilisateurs puissent saisir des modifications et maintenir la feuille de calcul à jour.
La protection d'une feuille de calcul ou d'un classeur est un processus en deux étapes:
- Assurez-vous que les bonnes cellules sont verrouillées.
- Protégez la feuille de calcul en ajoutant un mot de passe.
Trier vos données
Triez vos données après avoir fini de les saisir. Travailler avec de petites quantités de données non triées dans Excel ou Google Sheets n'est généralement pas un problème, mais à mesure que la feuille de calcul grossit, il devient difficile de travailler efficacement avec elle.
Les données triées sont plus faciles à comprendre et à analyser. Certaines fonctions et certains outils, tels que RECHERCHEV et SOUS-TOTAL, nécessitent des données triées pour renvoyer des résultats précis.
En outre, triez vos données de différentes manières pour repérer les tendances qui ne sont pas évidentes au premier abord.
Sélectionner les données à trier
Excel a besoin de connaître la plage exacte que vous devez trier et identifie les zones de données associées s'il y en a:
- Aucune ligne ou colonne vide dans une zone de données associées.
- Lignes et colonnes vides entre les zones de données associées.
Excel détermine également si la zone de données a des noms de champs et exclut cette ligne du tri.
Cependant, autoriser Excel à sélectionner la plage de tri peut être risqué, en particulier avec de grandes quantités de données difficiles à vérifier.
Utiliser des noms pour sélectionner des données
Pour vous assurer que les données correctes sont sélectionnées, mettez en surbrillance la plage avant de commencer le tri. Si vous envisagez de trier plusieurs fois la même plage de données, la meilleure approche consiste à lui donner un nom.
Lorsque vous triez une plage de données nommée, saisissez le nom dans la zone Nom ou sélectionnez-le dans la liste déroulante associée. Excel met automatiquement en surbrillance la plage de données correcte dans la feuille de calcul.
Trier les lignes et les colonnes masquées
Excel n'inclut pas les lignes et les colonnes de données masquées lors du tri, donc ces lignes et colonnes doivent être affichées avant que le tri n'ait lieu. Par exemple, si la ligne 7 est masquée dans une plage de données qui seront triées, elle restera en tant que ligne 7 et ne sera pas déplacée vers son emplacement correct dans les données triées.
Il en va de même pour les colonnes de données. Le tri par lignes implique la réorganisation des colonnes de données, mais si la colonne B est masquée avant le tri, elle restera comme colonne B après le tri.
Stocker les numéros sous forme de nombres
Vérifiez que tous les nombres sont au format numérique. Si les résultats ne correspondent pas à vos attentes, la colonne peut contenir des nombres stockés sous forme de texte et non sous forme de nombres. Par exemple, les nombres négatifs importés de certains systèmes comptables ou un nombre saisi avec une apostrophe (') sont stockés sous forme de texte.
Lorsque les données sont triées rapidement avec le bouton A-Z ou Z-A, les choses peuvent mal tourner. S'il y a une ligne vide ou des colonnes vides dans les données, certaines données seront triées et d'autres non. Le moyen le plus simple de vous assurer que vous avez sélectionné la bonne plage de données avant le tri est de lui donner un nom.
Si une seule cellule est sélectionnée, Excel étend la sélection à une plage (un peu comme appuyer sur Ctrl+ Shift+ 8 ) délimité par une ou plusieurs colonnes et lignes vides. Il examine ensuite la première ligne de la plage sélectionnée pour déterminer si elle contient ou non des informations d'en-tête.
Les en-têtes de colonne doivent respecter des directives strictes avant qu'Excel ne les reconnaisse en tant qu'en-tête. Par exemple, s'il y a des cellules vides dans la ligne d'en-tête, Excel peut penser qu'il ne s'agit pas d'un en-tête. De même, si la ligne d'en-tête est formatée de la même manière que les autres lignes de la plage de données, Excel peut ne pas reconnaître l'en-tête. De plus, si une table de données se compose de texte et que la ligne d'en-tête ne contient que du texte, Excel ne reconnaîtra pas la ligne d'en-tête; la ligne d'en-tête ressemble à une autre ligne de données dans Excel.
Excel trie uniquement une fois la plage sélectionnée et Excel détermine s'il existe une ligne d'en-tête. Les résultats du tri dépendent du fait qu'Excel a obtenu à la fois la sélection de la plage et la détermination de la ligne d'en-tête. Par exemple, si Excel ne pense pas qu'il existe une ligne d'en-tête, l'en-tête est trié dans le corps des données.
Pour vous assurer que votre plage de données est correctement reconnue, utilisez le Ctrl+ Shift+ 8raccourci pour voir ce qu'Excel sélectionne. Si cela ne correspond pas à vos attentes, modifiez le caractère des données dans votre tableau ou sélectionnez la plage de données avant d'utiliser la boîte de dialogue Trier.
Pour vous assurer que les en-têtes sont correctement reconnus, utilisez la touche Ctrl+ Shift+ 8 raccourci pour sélectionner la plage de données, puis regardez la première ligne. Si l'en-tête contient des cellules vides parmi celles sélectionnées dans la première ligne, si la première ligne est formatée comme la deuxième ligne ou si vous avez sélectionné plusieurs lignes d'en-tête, Excel suppose qu'il n'y a pas de ligne d'en-tête. Pour corriger cela, apportez des modifications à la ligne d'en-tête pour vous assurer qu'Excel les reconnaît.
Si votre tableau de données utilise des en-têtes à plusieurs lignes, Excel peut avoir du mal à les reconnaître. Le problème est aggravé lorsque vous vous attendez à ce qu'Excel inclue des lignes vides dans cet en-tête; il ne peut tout simplement pas le faire automatiquement. Vous pouvez cependant sélectionner les lignes à trier avant d'effectuer le tri. En d'autres termes, soyez précis dans ce que vous voulez qu'Excel trie; ne laissez pas Excel faire les suppositions pour vous.
Stocker les dates et heures sous forme de texte
Si les résultats du tri par date ne se présentent pas comme prévu, les données de la colonne contenant la clé de tri peuvent contenir des dates ou des heures stockées sous forme de données textuelles plutôt que sous forme de nombres (les dates et les heures sont des données numériques formatées).
Dans l'image ci-dessus, le record de A. Peterson s'est retrouvé en bas de la liste, alors que, sur la base de la date d'emprunt du 5 novembre 2014, il devrait être au-dessus de celui de A. Wilson, qui a également a une date d'emprunt du 5 novembre. La raison des résultats inattendus est que la date d'emprunt pour A. Peterson a été stockée sous forme de texte, plutôt que sous forme de nombre.
Données mixtes et tris rapides
Lorsque vous utilisez la méthode de tri rapide avec des enregistrements contenant du texte et des données numériques, Excel trie les données numériques et textuelles séparément, en plaçant les enregistrements avec des données textuelles au bas de la liste triée.
Excel peut également inclure les en-têtes de colonne dans les résultats du tri, en les interprétant simplement comme une autre ligne de données textuelles plutôt que comme les noms de champs de la table de données.
Trier les avertissements
Lorsque vous utilisez la boîte de dialogue Trier, même pour les tris sur une seule colonne, Excel peut afficher un avertissement indiquant qu'il a rencontré des données stockées sous forme de texte et propose ces options:
- Trier tout ce qui ressemble à un nombre comme un nombre.
- Trier séparément les nombres et les nombres stockés sous forme de texte.
La première option place les données textuelles à l'emplacement correct des résultats du tri. La deuxième option place les enregistrements contenant des données textuelles au bas des résultats du tri, comme pour les tris rapides.
