Un formulaire de données Excel est un moyen pratique de saisir des données dans une base de données Excel et d'afficher une ligne d'informations dans une feuille de calcul sans faire défiler la feuille. Les formulaires de données répertorient les en-têtes de colonne dans une feuille de calcul afin qu'une ligne entière de données puisse être affichée en une seule fois. Les formulaires de données sont également utilisés pour rechercher des enregistrements et modifier des enregistrements existants.
Les instructions de cet article s'appliquent à Excel 2019, 2016, 2013, 2010; et Excel pour Microsoft 365.
Ajouter l'icône du formulaire de saisie de données à la barre d'outils d'accès rapide
La première étape pour utiliser le formulaire de saisie de données consiste à ajouter l'icône Formulaire à la barre d'outils d'accès rapide. Il s'agit d'une opération ponctuelle. Une fois ajoutée, l'icône du formulaire reste disponible dans la barre d'outils d'accès rapide.
La barre d'outils d'accès rapide est utilisée pour stocker des raccourcis vers les fonctionnalités fréquemment utilisées dans Excel. C'est également là que vous pouvez ajouter les raccourcis vers les fonctionnalités Excel qui ne sont pas disponibles sur le ruban.
Pour ajouter l'icône de formulaire à la barre d'outils d'accès rapide:
- Sélectionnez Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide flèche déroulante.
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Choisissez Plus de commandes.
Image - Dans la boîte de dialogue Excel Options, assurez-vous que l'onglet Quick Access Toolbar est sélectionné.
- Sélectionnez Choisissez les commandes de la flèche déroulante et choisissez Toutes les commandes.
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Faites défiler la liste alphabétique des commandes et sélectionnez Formulaire.
Image - Sélectionner Ajouter.
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Sélectionnez OK pour ajouter le bouton Formulaire à la Barre d'outils d'accès rapide.
Image - Vous trouverez le bouton Form à l'extrémité droite de la Quick Access Toolbar.
Ajouter les noms des champs de la base de données
Le formulaire de saisie de données est l'un des outils de données intégrés d'Excel. Pour utiliser le formulaire, indiquez les en-têtes de colonne à utiliser dans votre base de données, cliquez sur l'icône Formulaire et Excel s'occupe du reste.
Le moyen le plus simple d'ajouter les noms de champ au formulaire consiste à les saisir dans les cellules de la feuille de calcul. Le formulaire peut inclure jusqu'à 32 en-têtes de colonne.
Pour suivre ce didacticiel, ouvrez une feuille de calcul Excel vierge et entrez les données d'en-tête de colonne dans les cellules A1 à E1, comme indiqué dans l'image ci-dessous:
Ouvrir le formulaire de saisie de données
Une fois que votre feuille de calcul contient les en-têtes de colonne, il est temps d'ouvrir le formulaire de saisie de données.
- Sélectionner la cellule A2 pour en faire la cellule active.
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Allez à la Barre d'outils d'accès rapide et sélectionnez Formulaire.
Image -
Dans la boîte de dialogue d'avertissement, sélectionnez OK.
Image -
Le formulaire contenant tous les en-têtes de colonne apparaît à l'écran.
Image - Vous êtes maintenant prêt à utiliser le formulaire pour saisir des données.
Ajouter des enregistrements de données avec le formulaire
L'ajout d'enregistrements à la feuille de calcul consiste simplement à saisir les données dans les champs de formulaire appropriés.
Ajoutez le premier enregistrement à la feuille de calcul en saisissant les données dans les champs du formulaire à côté des en-têtes corrects:
- ID étudiant: SA267-567
- Nom de famille: Jones
- Initiale: B.
- Âge: 21
- Programme: Langues
Appuyez sur l'onglet pour passer d'un champ à l'autre. Sélectionnez Nouveau pour ajouter l'enregistrement à la feuille de calcul et pour effacer les champs du deuxième enregistrement.
Ajouter le deuxième enregistrement à la feuille de calcul:
- StudentID: SA267-211
- Nom de famille: Williams
- Initial: J.
- Âge: 19
- Programme: Sciences
Sélectionnez Nouveau lorsque vous avez fini d'ajouter l'enregistrement.
Lorsque vous saisissez des données similaires telles que les numéros d'identification des étudiants (seuls les chiffres après le tiret sont différents), utilisez le copier-coller pour accélérer la saisie des données.
Pour ajouter les enregistrements restants à la base de données du didacticiel, utilisez le formulaire pour saisir les données affichées dans l'image ci-dessous dans les cellules A4 à E11.
Utiliser les outils de données du formulaire
Au fur et à mesure que d'autres enregistrements sont ajoutés à la feuille de calcul, il est important de maintenir l'intégrité des données. Maintenez les données à jour et pertinentes en corrigeant les erreurs de données, en mettant à jour les enregistrements, en supprimant les enregistrements obsolètes et en supprimant les enregistrements en double.
Le formulaire de saisie de données contient plusieurs outils qui facilitent la recherche, la correction et la suppression d'enregistrements de la base de données. Ces outils se trouvent sur le côté droit du formulaire et incluent:
- Find Prev et Find Next: faites défiler la feuille de calcul vers l'avant et vers l'arrière, un enregistrement à la fois.
- Delete: supprimer des enregistrements de la feuille de calcul.
- Restore: Annuler les modifications apportées à un enregistrement. La restauration fonctionne lorsqu'un enregistrement est affiché dans le formulaire. Lorsqu'un autre enregistrement est accédé ou que le formulaire est fermé, la restauration devient inactive.
- Criteria: recherchez dans la feuille de calcul des enregistrements en fonction de critères spécifiques, tels que le nom, l'âge ou le programme.
Rechercher des enregistrements en utilisant un seul nom de champ
Voici comment utiliser le formulaire de saisie de données pour rechercher dans la base de données des enregistrements à l'aide d'un en-tête de colonne, comme Nom, Âge ou Programme.
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Dans le formulaire de saisie de données, sélectionnez Criteria.
Image Lorsque vous sélectionnez Criteria, les champs du formulaire sont effacés du formulaire; aucun enregistrement n'est supprimé de la feuille de calcul.
- Placez le curseur dans la zone de texte Program et tapez Arts pour rechercher tous les étudiants inscrits au programme Arts.
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Sélectionner Rechercher suivant
Image -
Les données du premier enregistrement correspondant aux critères de recherche apparaissent dans le formulaire.
Image Pour apporter des modifications à l'enregistrement, supprimez le texte existant et saisissez les données correctes.
- Sélectionnez Rechercher suivant pour afficher des enregistrements supplémentaires correspondant aux critères de recherche.
Rechercher des enregistrements à l'aide de plusieurs noms de champs
Le formulaire peut également être utilisé pour rechercher des enregistrements en utilisant plusieurs critères. Par exemple, pour rechercher des étudiants âgés de 18 ans et inscrits au programme Arts. Seuls les enregistrements correspondant aux deux critères s'affichent dans le formulaire.
- Sélectionner Critères.
- Placez le curseur dans la zone de texte Âge et tapez 18.
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Placez le curseur dans la zone de texte Programme et tapez Arts.
Image - Sélectionner Rechercher suivant.
- Les données du premier enregistrement correspondant aux critères de recherche apparaissent dans le formulaire.
- Sélectionnez Rechercher suivant pour afficher des enregistrements supplémentaires correspondant aux critères de recherche.
