Ce qu'il faut savoir
- Entrez les données dans les cellules en colonnes et en lignes pour créer une base de données de base.
- Si vous utilisez des en-têtes, saisissez-les dans la première cellule de chaque colonne.
- Ne laissez aucune ligne vide dans la base de données.
Cet article explique comment créer une base de données dans Excel pour Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel pour Mac, Excel pour Android et Excel Online.
Entrez les données
Le format de base pour stocker des données dans une base de données Excel est un tableau. Une fois qu'un tableau a été créé, utilisez les outils de données d'Excel pour rechercher, trier et filtrer les enregistrements dans la base de données afin de trouver des informations spécifiques.
Pour suivre ce didacticiel, entrez les données telles qu'elles sont présentées dans l'image ci-dessus.
Entrez rapidement les identifiants des étudiants
- Tapez les deux premiers identifiants, ST348-245 et ST348-246, dans les cellules A5et A6, respectivement.
- Mettez en surbrillance les deux identifiants pour les sélectionner.
- Faites glisser la poignée de remplissage vers la cellule A13.
Les autres identifiants d'étudiant sont entrés correctement dans les cellules A6 à A13.
Entrez les données correctement
Lors de la saisie des données, il est important de s'assurer qu'elles sont saisies correctement. À part la ligne 2 entre le titre de la feuille de calcul et les en-têtes de colonne, ne laissez aucune autre ligne vide lors de la saisie de vos données. Assurez-vous également de ne laisser aucune cellule vide.
Les erreurs de données causées par une saisie incorrecte des données sont à l'origine de nombreux problèmes liés à la gestion des données. Si les données sont saisies correctement au départ, le programme est plus susceptible de vous donner les résultats souhaités.
Les lignes sont des enregistrements
Chaque ligne de données dans une base de données est connue sous le nom d'enregistrement. Lors de la saisie d'enregistrements, gardez à l'esprit ces consignes:
- Ne laissez aucune ligne vide dans le tableau. Cela inclut de ne pas laisser de ligne vide entre les en-têtes de colonne et la première ligne de données.
- Un enregistrement doit contenir des données sur un seul élément spécifique.
- Un enregistrement doit également contenir toutes les données de la base de données concernant cet article. Il ne peut pas y avoir d'informations sur un élément dans plus d'une ligne.
Les colonnes sont des champs
Alors que les lignes d'une base de données Excel sont appelées enregistrements, les colonnes sont appelées champs. Chaque colonne a besoin d'un en-tête pour identifier les données qu'elle contient. Ces en-têtes sont appelés noms de champs.
- Les noms de champs sont utilisés pour s'assurer que les données de chaque enregistrement sont saisies dans le même ordre.
- Les données d'une colonne doivent être saisies en utilisant le même format. Si vous commencez à saisir des nombres sous forme de chiffres (comme 10 ou 20), continuez. Ne changez pas à mi-chemin et commencez à saisir des nombres sous forme de mots (comme dix ou vingt). Soyez cohérent.
- Le tableau ne doit pas contenir de colonnes vides.
Créer le tableau
Une fois les données saisies, elles peuvent être converties en tableau. Pour convertir des données dans un tableau:
- Mettez en surbrillance les cellules A3 à E13 dans la feuille de calcul.
- Sélectionnez l'onglet Accueil.
- Sélectionnez Format as Table pour ouvrir le menu déroulant.
- Choisissez l'option bleue Table Style Medium 9 pour ouvrir la boîte de dialogue Formater comme tableau.
- Lorsque la boîte de dialogue est ouverte, les cellules A3 à E13 de la feuille de calcul sont entourées d'une ligne pointillée.
- Si la ligne pointillée entoure la bonne plage de cellules, sélectionnez OK dans la boîte de dialogue Formater comme tableau.
- Si la ligne pointillée n'entoure pas la bonne plage de cellules, mettez en surbrillance la bonne plage dans la feuille de calcul, puis sélectionnez OK dans la boîte de dialogue Formater comme tableau.
Des flèches déroulantes sont ajoutées à côté de chaque nom de champ et les lignes du tableau sont formatées en alternance de bleu clair et bleu foncé.
Utiliser les outils de base de données
Une fois que vous avez créé la base de données, utilisez les outils situés sous les flèches déroulantes à côté de chaque nom de champ pour trier ou filtrer vos données.
Trier les données
- Sélectionnez la flèche déroulante à côté du champ Nom de famille.
- Sélectionnez Trier de A à Z pour trier la base de données par ordre alphabétique.
- Une fois trié, Graham J. est le premier enregistrement du tableau et Wilson R est le dernier.
Filtrer les données
- Sélectionnez la flèche déroulante à côté du champ Programme.
- Cochez la case à côté de Sélectionner tout pour décocher toutes les cases.
- Cochez la case à côté de Business pour ajouter une coche à la case.
- Sélectionner OK.
- Seuls deux étudiants, G. Thompson et F. Smith sont visibles car ils sont les deux seuls étudiants inscrits au programme commercial.
- Pour afficher tous les enregistrements, sélectionnez la flèche déroulante à côté du champ Programme et sélectionnez Effacer le filtre de " Program."
Développer la base de données
Pour ajouter des enregistrements supplémentaires à votre base de données:
- Placez le pointeur de votre souris sur le petit point dans le coin inférieur droit du tableau.
- Le pointeur de la souris se transforme en une double flèche.
- Appuyez et maintenez le bouton droit de la souris enfoncé et faites glisser le pointeur vers le bas pour ajouter une ligne vide au bas de la base de données.
-
Ajouter les données suivantes à cette nouvelle ligne:
Cellule A14: ST348-255
Cellule B14: Christopher
Cellule C14: A.
Cellule D14: 22
Cellule E14: Sciences
Terminez le formatage de la base de données
- Mettez en surbrillance les cellules A1 à E1 dans la feuille de calcul.
- Sélectionner Accueil.
- Sélectionnez Fusionner et centrer pour centrer le titre.
- Sélectionnez Couleur de remplissage pour ouvrir la liste déroulante des couleurs de remplissage.
- Choisissez Bleu, Accent 1 dans la liste pour changer la couleur d'arrière-plan des cellules A1 à E1 en bleu foncé.
- Sélectionnez la couleur de la police pour ouvrir la liste déroulante des couleurs de police.
- Choisissez Blanc dans la liste pour changer la couleur du texte dans les cellules A1 à E1 en blanc.
- Mettez en surbrillance les cellules A2 à E2 dans la feuille de calcul.
- Sélectionnez Couleur de remplissage pour ouvrir la liste déroulante des couleurs de remplissage.
- Choisissez Bleu, Accent 1, Plus clair 80 dans la liste pour changer la couleur d'arrière-plan des cellules A2 à E2 en bleu clair.
- Mettez en surbrillance les cellules A4 à E14 dans la feuille de calcul.
- Sélectionnez Centre pour centrer le texte dans les cellules A14 à E14.
Fonctions de base de données
Syntaxe: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Où la fonction D est l'une des suivantes:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUIT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Type: Base de données
Les fonctions de base de données sont pratiques lorsque Google Sheets est utilisé pour gérer des données structurées, comme une base de données. Chaque fonction de base de données, Dfunction, calcule la fonction correspondante sur un sous-ensemble d'une plage de cellules considérée comme une table de base de données. Les fonctions de base de données prennent trois arguments:
- Database_arr est une plage, un tableau incorporé ou un tableau généré par une expression de tableau. Il est structuré de sorte que chaque ligne après la ligne 1 soit un enregistrement de base de données et que chaque colonne soit un champ de base de données. La ligne 1 contient les étiquettes de chaque champ.
- Field_str|num indique quelle colonne (champ) contient les valeurs à moyenner. Cela peut être exprimé soit par le nom du champ (chaîne de texte) soit par le numéro de colonne, où la colonne la plus à gauche serait représentée par 1.
- Criteria_arr est une plage, un tableau incorporé ou un tableau généré par une expression de tableau. Il est structuré de telle sorte que la première ligne contient le ou les noms de champ auxquels le ou les critères seront appliqués, et les lignes suivantes contiennent le ou les tests conditionnels.
La première ligne des critères spécifie les noms de champ. Une ligne sur deux dans Critères représente un filtre, un ensemble de restrictions sur les champs correspondants. Les restrictions sont décrites à l'aide de la notation Requête par exemple et incluent une valeur à faire correspondre ou un opérateur de comparaison suivi d'une valeur de comparaison. Exemples de restrictions: "Chocolat", "42", ">=42" et " 42". Une cellule vide signifie aucune restriction sur le champ correspondant.
Un filtre correspond à une ligne de la base de données si toutes les restrictions du filtre (les restrictions dans la ligne du filtre) sont respectées. Une ligne de base de données (un enregistrement) satisfait aux critères si au moins un filtre y correspond. Un nom de champ peut apparaître plusieurs fois dans la plage de critères pour autoriser plusieurs restrictions qui s'appliquent simultanément (par exemple, température >=65 et température <=82).
DGET est la seule fonction de base de données qui n'agrège pas les valeurs. DGET renvoie la valeur du champ spécifié dans le deuxième argument (similaire à un VLOOKUP) uniquement lorsqu'exactement un enregistrement correspond à Criteria; sinon, il renvoie une erreur indiquant aucune correspondance ou plusieurs correspondances.
