Malgré la prolifération des méthodes de communication en ligne, l'e-mail reste le plus populaire, avec près de 300 milliards d'e-mails envoyés chaque jour en 2019. Que vous soyez nouveau dans l'e-mail ou que vous l'utilisiez depuis des décennies, assurez-vous que vous re suivant les règles de l'étiquette des e-mails.
Vérifiez votre message avant de l'envoyer
Après avoir entré les adresses de vos destinataires, créez une ligne d'objet appropriée, rédigez votre message et joignez quelques pièces justificatives, revenez en arrière et assurez-vous que vous avez tout fait correctement:
- Revoyez le message. Est-ce que quelque chose n'est pas clair? Y a-t-il des erreurs grammaticales ou des fautes de frappe ? Avez-vous dit tout ce que vous vouliez dire ?
- Vérifiez vos sources. Un lien vers une source extérieure clarifierait-il votre sens ? Un lien aiderait-il votre destinataire à trouver rapidement un site ?
- Regardez les noms des destinataires. Avez-vous oublié une personne importante qui a besoin de voir le message ? Avez-vous ajouté une personne qui ne devrait pas voir le message ?
- Regardez votre adresse. Si vous en avez plusieurs, assurez-vous d'envoyer le message à partir du message le plus approprié aux fins du message.
- Déterminer la priorité du message. Le message doit-il être marqué comme important ?
- Ajouter des pièces justificatives. Avez-vous oublié les pièces jointes ?
Ne répondez pas toujours à tous
Vous devez savoir quand et quand ne pas répondre à tous les e-mails de groupe. Si tout le monde dans l'e-mail d'origine (celui auquel vous répondez) a besoin de savoir ce que vous avez à dire, utilisez Répondre à tous.
Par exemple, la personne A vous envoie un e-mail à vous et à la personne B pour proposer des idées sur la façon de célébrer le 10e anniversaire de votre patron dans l'entreprise. Votre réponse est pertinente pour la personne A et la personne B, alors utilisez Répondre à tous pour répondre aux deux.
Si quelqu'un vous envoie une invitation à une fête par e-mail, à vous et à 20 autres amis, votre réponse n'est pas pertinente pour les autres destinataires du courrier, utilisez donc Répondre pour envoyer une réponse uniquement à l'expéditeur d'origine.
Écrire des lignes d'objet efficaces
La clé pour rédiger un bon sujet d'e-mail est de s'assurer qu'il capture brièvement l'essence de votre message. Voici quelques exemples:
- Réunion de vente modifiée à 15h00
- Invitation à la fête d'Halloween
- Révisions du texte du site Web
- Les 20 meilleurs choix vidéo de cette semaine
- Détails de votre nouvel abonnement
- Confirmation de votre rendez-vous
- Demande de bénévoles pour l'événement de collecte de fonds
Pour rendre les lignes d'objet plus efficaces, incluez l'action que vous souhaitez que les destinataires effectuent, par exemple:
- Invitation à la fête d'Halloween - RSVP avant le 11 mai
- Révisions du texte du site Web - Approbation requise d'ici mardi
Bottom Line
Lorsque vous transférez un e-mail de quelqu'un d'autre, expliquez au nouveau destinataire pourquoi vous le faites et comment vous vous attendez à ce qu'il en profite. Par exemple, disons qu'un client, Jay, vous envoie une question et vous ne connaissez pas la réponse. Transférez le message à votre collègue, Sara, avec une note indiquant: "Sara, Jay souhaite connaître le processus de connexion à notre portail à partir de son appareil mobile. Voir ci-dessous pour plus de détails. Pouvez-vous aider ?"
Expliquez pourquoi vous CC
Si vous mettez quelqu'un en copie d'un e-mail, expliquez au destinataire principal que vous le faites et pourquoi. Par exemple, supposons que Jenna souhaite rejoindre votre club de lecture et que vous lui envoyiez des informations à ce sujet. Vous mettriez en copie la responsable du club de lecture, Ann, et écrivez à Jenna: "Je mets en copie notre responsable, Ann, afin qu'elle puisse voir ce que je t'envoie et remplir tout ce que j'aurais pu oublier." Lorsque vous utilisez ce processus, Ann sait également pourquoi elle reçoit une copie du message.
Bottom Line
Les messages électroniques peuvent se perdre dans le courrier ou dans le filtre anti-spam. Par courtoisie, en particulier avec les messages importants (tels que ceux avec pièces jointes ou liés aux délais), écrivez une courte note pour informer l'expéditeur que son e-mail a été reçu. Par exemple, si votre patron vous envoie un nouveau projet sur lequel travailler, répondez: "J'ai compris, je commencerai demain."
Utiliser les acronymes avec parcimonie
Tout le monde ne connaît pas tous les acronymes, utilisez-en donc le moins possible et uniquement lorsque vous êtes sûr que le destinataire sait ce qu'ils signifient. Il existe plusieurs acronymes qui sont couramment utilisés dans la correspondance par courrier électronique des entreprises. En voici quelques-unes:
- ASAP: dès que possible
- BTW: Au fait
- EOD: Fin de journée
- EOM: Fin du message (généralement utilisé dans la ligne d'objet pour indiquer qu'il n'y a pas de corps de message à suivre)
- EOW: fin de semaine
- FYI: Pour votre information
- IMO: À mon avis
- OOO: Absent(e) du bureau
- Y/N: Oui ou Non
Bottom Line
Parce que vous n'obtenez pas le contexte des expressions faciales et du ton de la voix dans un e-mail, ce n'est pas un bon moyen d'exprimer du sarcasme ou de l'humour, en particulier avec des destinataires que vous ne connaissez pas bien. Exprimez votre message simplement et franchement, au moins jusqu'à ce que vous connaissiez mieux un destinataire. Si vous ne pouvez vraiment pas vous en empêcher, incluez une émoticône souriante ou riante pour montrer que vous plaisantez.
Choisir une fin appropriée
Parfois, il est difficile de savoir comment mettre fin à un e-mail. Voici quelques suggestions, basées sur la situation:
- Merci ou Merci beaucoup: Si vous demandez une faveur.
- Amour ou Hugs: si le destinataire est un ami ou un membre de la famille.
- Cheers or Best: si le destinataire est une simple connaissance.
- Sincèrement: Si votre message est formel.
- Best Regards ou Kind Regards: Si vous souhaitez conserver un ton professionnel formel.
