Ce qu'il faut savoir
- Avant de numériser vos fichiers, créez des dossiers et des sous-dossiers pour organiser les fichiers.
- Assurez-vous que le scanner ou l'imprimante prend en charge le logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) et que le logiciel OCR est installé.
- Le processus est différent selon que vous souhaitez numériser un document sur Mac ou numériser un document sur Windows.
La numérisation de documents papier peut vous aider à organiser vos documents importants. Les fichiers numériques, y compris les fichiers PDF, peuvent être convertis en fichiers interrogeables à l'aide d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) généralement fourni avec une imprimante. Cela signifie que vos informations ne prennent pas de place et qu'elles sont plus faciles à trouver. En outre, vous pouvez enregistrer vos fichiers numériques sur CD ou DVD, sur un lecteur flash, dans une installation de stockage en ligne. Voici comment organiser vos documents numérisés.
Comment utiliser un scanner pour s'organiser
Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour organiser votre entreprise ou votre domicile à l'aide d'un scanner. Vous aurez besoin d'un scanner de documents pour que cela fonctionne. Il n'a pas besoin d'être cher ou de fantaisie. Si vous n'en avez pas, commencez par ces critiques de scanners de photos et de scanners de documents pour quelques meilleurs achats.
Si vous ne voulez pas de scanner séparé, une imprimante tout-en-un bon marché fera l'affaire.
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Passez en revue vos documents et décidez ce que vous pouvez numériser et ce que vous pouvez jeter en toute sécurité.
Cela prendra probablement du temps. Travaillez par petits incréments si nécessaire.
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Avant de numériser vos fichiers, créez des dossiers et des sous-dossiers pour stocker les fichiers. Pensez aux catégories dont vous avez besoin et créez un dossier pour chacune. Mettez les reçus de carte de crédit dans un dossier, les documents d'assurance automobile dans un autre. Les factures de téléphone, les reçus d'épicerie, les factures de réparation à domicile, etc. peuvent être placés dans des dossiers séparés. Dans chaque dossier, créez des sous-dossiers pour chaque année (ou mois). Il est plus facile de commencer avec un système organisé et d'ajouter de nouveaux documents au bon dossier que de réorganiser le système à chaque fois qu'un nouveau reçu est numérisé.
Pour créer un nouveau dossier dans Windows, cliquez avec le bouton droit sur le bureau et choisissez Nouveau > Folder Répétez cette étape à l'intérieur du nouveau dossier pour créer un sous-dossier. Pour créer un nouveau dossier sur Mac, sélectionnez File > New Folder, ou appuyez sur Shift+ Commande +N
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Assurez-vous que le scanner ou l'imprimante est fourni avec un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). Cela vous permet de numériser des documents au format PDF et de modifier les fichiers. Il y a de fortes chances qu'un logiciel OCR décent soit installé sur votre ordinateur Windows.
Si le logiciel OCR n'est pas installé sur votre ordinateur, ABBYY FineReader et Adobe Acrobat Pro DC sont des choix populaires.
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Il est temps de numériser vos documents. La manière exacte de procéder dépend du type de scanner et de logiciel que vous utilisez.
Lifewire propose des guides pour numériser des documents sur Windows et Mac.
- Lorsque vous avez terminé de numériser des documents, restez au fait des documents physiques. Assurez-vous de numériser automatiquement les documents chaque fois que vous recevez de nouveaux reçus ou documents. Sinon, les papiers recommenceront à s'empiler.
