Clé à emporter
- Les travailleurs effectuent souvent plusieurs tâches à la fois lors de réunions, et le risque que cela se produise augmente à mesure qu'une réunion s'éternise.
- Tout le multitâche n'est pas mauvais, cependant, et le "multitâche positif" peut améliorer la productivité.
- Les plates-formes de travail à distance pourraient ajouter de nouvelles fonctionnalités qui poussent les travailleurs vers des tâches pertinentes pour une réunion.
Si vous travaillez à distance, il y a de fortes chances que vous ayez effectué plusieurs tâches lors d'une réunion au cours de la semaine dernière et que vous ne soyez pas seul.
Un nouveau document publié par Microsoft chiffre le problème. Alors que le multitâche était rare dans les petites réunions courtes, il a atteint des niveaux quasi universels dans les réunions qui duraient plus d'une heure. Cependant, ce ne sont pas toutes de mauvaises nouvelles: l'article, qui se concentrait sur l'utilisation de Microsoft Teams, suggère plusieurs façons pour les travailleurs d'améliorer leur concentration.
"FocusAssist pour Windows a déjà été livré et pourrait être d'une grande aide ici", a déclaré par e-mail le Dr Mary Czerwinski, chercheuse partenaire et responsable de la recherche chez Microsoft. "La planification du temps de mise au point via Cortana est une autre option disponible dans Outlook."
Qu'est-ce qu'un télétravailleur doit faire ?
Le multitâche lors d'une réunion est souvent considéré comme impoli ou contre-productif, et l'article a constaté que cela s'est parfois avéré vrai. Cependant, les chercheurs avancent un point plus complexe. Tous les multitâches ne sont pas négatifs, et des outils peuvent être utilisés pour guider les travailleurs à distance vers des résultats positifs.
Les participants ont détaillé les avantages du multitâche positif dans un journal anonyme. "J'ai été moins frustré par des réunions qui ne m'ont pas été très utiles", a déclaré l'un d'eux.
D'autres ont dit qu'ils appréciaient le choix de prêter une attention particulière lorsque cela est nécessaire, puis de se concentrer ailleurs lorsque ce n'est pas le cas. Les participants ont déclaré que le multitâche les avait aidés à trouver des informations, telles que des fichiers connexes ou des échanges d'e-mails, pertinentes pour une réunion.
… un marathon de 80 minutes provoquant des gémissements est plus de six fois plus susceptible d'encourager le multitâche.
Dr. Czerwinski a déclaré que les travailleurs à distance utilisant Microsoft Teams ou Windows peuvent se tourner vers Focus Assist et Focus Time pour supprimer les distractions non pertinentes pour une réunion et se réserver du temps pour se concentrer sur des tâches spécifiques. Le journal favorise tout outil qui écarte les demandes extérieures à l'attention des travailleurs lors d'une réunion.
De nouvelles fonctionnalités améliorées dans les plates-formes de travail à distance pourraient aller encore plus loin pour encourager le multitâche positif. Le document propose un "mode focus" spécifique à la réunion pour aider les travailleurs à effectuer plusieurs tâches de manière pertinente pour une réunion, comme l'ouverture d'e-mails ou de fichiers dans l'interface d'une réunion au lieu d'une autre fenêtre ou d'un programme. Cela encouragerait le multitâche positif tout en éliminant les distractions trouvées dans d'autres programmes.
Les chercheurs suggèrent également des outils d'agenda améliorés qui permettent aux travailleurs de quitter les réunions plus tôt ou de se joindre à la mi-réunion si seules des parties de la réunion sont pertinentes. Cela pourrait combattre l'ennemi juré de toute capacité d'attention: les réunions longues et ennuyeuses.
Les travailleurs à distance s'expriment lors de longues réunions
Le multitâche n'était pas particulièrement courant lorsque toutes les réunions étaient agrégées: environ 30 % des réunions impliquaient le multitâche par e-mail et environ 24 % visaient le multitâche par fichier.
Mais cela a changé avec la durée. Sans surprise, les réunions de moins de 20 minutes ont montré peu d'exemples de multitâche, mais se sont accélérées à une vitesse choquante en tant que drogue de réunion.
Une réunion d'une durée de 20 à 40 minutes était presque deux fois plus susceptible d'envoyer les participants se bousculer pour un autre travail, et un marathon de 80 minutes provoquant des gémissements était plus de six fois plus susceptible de voir les travailleurs distraits.
La taille de la réunion, c'est-à-dire le nombre de personnes présentes, était également cruciale. Les rencontres en tête-à-tête encourageaient le moins le multitâche, et une tierce personne ne changeait guère le résultat. Mais plonger dans d'autres tâches est devenu probable à mesure que de plus en plus de visages apparaissaient dans un appel vidéo. Le multitâche était plus de deux fois plus probable lors d'une réunion avec 10 personnes ou plus.
Un participant a détaillé une motivation pertinente. "Dans les grandes réunions, comme les mairies, j'ai tendance à m'arrêter et à écouter quand quelque chose d'intéressant se dit", a déclaré le participant. "Le reste du temps, il me semble que je ne me concentre pas du tout sur le travail."
Les données incluaient un autre résultat plus faible mais plus surprenant: les réunions planifiées sont de mauvaises nouvelles. Une réunion planifiée était environ une fois et demie plus susceptible d'encourager le multitâche qu'une réunion ad hoc. Parmi les réunions planifiées, les réunions récurrentes étaient les motifs de distraction les plus fertiles.
"La façon dont les réunions à distance sont planifiées et structurées est significativement associée au moment et à la mesure dans laquelle les gens divisent leurs attentions", conclut le document. Donc, avant d'appuyer sur envoyer une invitation à une réunion d'une heure, réfléchissez, à moins que vous ne souhaitiez donner à vos collègues le temps de vider leur boîte de réception.
