Tutoriel de base de Microsoft Excel pour les débutants

2024 Auteur: Abigail Brown | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 06:47

Excel est un tableur électronique utilisé pour stocker, organiser et manipuler des données. Les données sont stockées dans des cellules individuelles qui sont généralement organisées en une série de colonnes et de lignes dans une feuille de calcul; cette collection de colonnes et de lignes est appelée table.

Les programmes de feuilles de calcul peuvent également effectuer des calculs sur les données à l'aide de formules. Pour faciliter la recherche et la lecture des informations dans une feuille de calcul, Excel dispose d'un certain nombre de fonctionnalités de mise en forme qui peuvent être appliquées à des cellules, des lignes, des colonnes et des tableaux de données entiers.

Étant donné que chaque feuille de calcul dans les versions récentes d'Excel contient des milliards de cellules par feuille de calcul, chaque cellule a une adresse connue sous le nom de référence de cellule afin qu'elle puisse être référencée dans les formules, les graphiques et d'autres fonctionnalités du programme.

Les sujets inclus dans ce didacticiel sont:

• Saisie des données dans le tableau
• Élargir les colonnes des feuilles de calcul individuelles
• Ajout de la date actuelle et d'une plage nommée à la feuille de calcul
• Ajout de la formule de déduction
• Ajout de la formule du salaire net
• Copier des formules avec la poignée de remplissage
• Ajout d'un formatage numérique aux données
• Ajout d'un formatage de cellule

Saisir des données dans votre feuille de calcul

La saisie de données dans les cellules d'une feuille de calcul est toujours un processus en trois étapes; ces étapes sont les suivantes:

1. Cliquez sur la cellule où vous voulez que les données aillent.
2. Tapez les données dans la cellule.
3. Appuyez sur la touche Entrée du clavier ou cliquez sur une autre cellule avec la souris.

Comme mentionné, chaque cellule d'une feuille de calcul est identifiée par une adresse ou une référence de cellule, qui se compose de la lettre de la colonne et du numéro de la ligne qui se croisent à l'emplacement d'une cellule. Lors de l'écriture d'une référence de cellule, la lettre de la colonne est toujours écrite en premier, suivie du numéro de ligne - comme A5, C3 ou D9

Lors de la saisie des données pour ce didacticiel, il est important de saisir les données dans les bonnes cellules de la feuille de calcul. Les formules saisies dans les étapes suivantes utilisent les références de cellule des données saisies maintenant.

Pour suivre ce tutoriel, utilisez les références de cellule des données vues dans l'image ci-dessus pour saisir toutes les données dans une feuille de calcul Excel vierge.

Élargir les colonnes dans Excel

Par défaut, la largeur d'une cellule ne permet d'afficher que huit caractères de toute entrée de données avant que les données ne débordent dans la cellule suivante à droite. Si la ou les cellules à droite sont vides, les données saisies sont affichées dans la feuille de calcul, comme indiqué avec le titre de la feuille de calcul Calculs de déductions pour les employés saisi dans cellule A1

Si la cellule de droite contient des données, le contenu de la première cellule est tronqué aux huit premiers caractères. Plusieurs cellules de données saisies à l'étape précédente, telles que l'étiquette Deduction Rate: saisie dans cell B3 et Thompson A. saisis dans cell A8 sont tronqués car les cellules à droite contiennent des données.

Pour corriger ce problème afin que les données soient entièrement visibles, les colonnes contenant ces données doivent être élargies. Comme avec tous les programmes Microsoft, il existe plusieurs façons d'élargir les colonnes. Les étapes ci-dessous expliquent comment élargir les colonnes à l'aide de la souris.

Élargir les colonnes de la feuille de calcul individuelle

1. Placez le pointeur de la souris sur la ligne entre colonnes A et B dans l'en-tête de colonne.
2. Le pointeur se transforme en une double flèche.
3. Cliquez et maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et faites glisser la double flèche vers la droite pour élargir colonne A jusqu'à l'intégralité de l'entrée Thompson A. est visible.
4. Élargissez les autres colonnes pour afficher les données selon vos besoins.

Largeur des colonnes et titres des feuilles de calcul

Étant donné que le titre de la feuille de calcul est si long par rapport aux autres étiquettes de colonne A, si cette colonne a été élargie pour afficher le titre entier dans cellule A1, la feuille de calcul aurait non seulement l'air étrange, mais elle rendrait son utilisation difficile en raison des espaces entre les étiquettes à gauche et les autres colonnes de données.

Comme il n'y a pas d'autres entrées dans la ligne 1, il n'est pas incorrect de laisser le titre tel quel – en se répandant dans les cellules à droite. Alternativement, Excel dispose d'une fonctionnalité appelée fusionner et centrer qui sera utilisée dans une étape ultérieure pour centrer rapidement le titre sur le tableau de données.

Ajout de la date et d'une plage nommée

Il est normal d'ajouter la date à une feuille de calcul - assez souvent pour indiquer quand la feuille a été mise à jour pour la dernière fois. Excel a un certain nombre de fonctions de date qui facilitent la saisie de la date dans une feuille de calcul. Les fonctions ne sont que des formules intégrées dans Excel pour faciliter l'exécution de tâches courantes, telles que l'ajout de la date à une feuille de calcul.

La fonction TODAY est facile à utiliser car elle n'a pas d'arguments - qui sont des données qui doivent être fournies à la fonction pour qu'elle fonctionne. La fonction TODAY est également l'une des fonctions volatiles d'Excel, ce qui signifie qu'elle se met à jour à chaque fois que le calcul est recalculé, ce qui correspond généralement à l'ouverture de la feuille de calcul.

Ajout de la date avec la fonction AUJOURD'HUI

Les étapes ci-dessous ajouteront la fonction TODAY à cell C2 de la feuille de calcul.

1. Cliquez sur cell C2 pour en faire la cellule active.
2. Cliquez sur l'onglet Formules du ruban.
3. Cliquez sur l'option Date & Heure du ruban pour ouvrir la liste des fonctions de date.
4. Cliquez sur la fonction Aujourd'hui pour faire apparaître le Formula Builder.
5. Cliquez Done dans la case pour entrer la fonction et revenir à la feuille de calcul.
6. La date actuelle doit être ajoutée à cellule C2.

VoirSymboles au lieu de la date

Si une ligne de symboles de hashtag apparaît dans cell C2 au lieu de la date après avoir ajouté la fonction TODAY à cette cellule, il est car la cellule n'est pas assez large pour afficher les données formatées.

Comme mentionné précédemment, les nombres non formatés ou les données textuelles débordent sur les cellules vides à droite si elles sont trop larges pour la cellule. Les données qui ont été formatées comme un type de nombre spécifique - comme la devise, les dates ou l'heure, cependant, ne débordent pas sur la cellule suivante si elles sont plus larges que la cellule où elles se trouvent. Au lieu de cela, ils affichent l'erreur.

Pour corriger le problème, élargissez la colonne C en utilisant la méthode décrite à l'étape précédente du tutoriel.

Ajout d'une plage nommée

Une plage nommée est créée lorsqu'une ou plusieurs cellules reçoivent un nom pour faciliter l'identification de la plage. Les plages nommées peuvent remplacer la référence de cellule lorsqu'elles sont utilisées dans des fonctions, des formules et des graphiques. Le moyen le plus simple de créer des plages nommées consiste à utiliser la zone de nom située dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul au-dessus des numéros de ligne.

Dans ce tutoriel, le nom rate sera donné à cell C6 pour identifier le taux de retenue appliqué aux salaires des employés. La plage nommée sera utilisée dans la formule de déduction qui sera ajoutée aux cellules C6 à C9 de la feuille de travail.

1. Sélectionnez cellule C6 dans la feuille de calcul.
2. Tapez rate dans la Name Box et appuyez sur la touche Enter du clavier
3. Cell C6 a maintenant le nom de rate.

Ce nom sera utilisé pour simplifier la création des Formules de déductions dans la prochaine étape du didacticiel.

Saisie de la formule de retenues des employés

Les formules Excel vous permettent d'effectuer des calculs sur des données numériques saisies dans une feuille de calcul. Les formules Excel peuvent être utilisées pour les calculs de base, tels que l'addition ou la soustraction, ainsi que pour des calculs plus complexes, tels que la recherche de la moyenne d'un étudiant sur les résultats des tests et le calcul des versements hypothécaires.

• Les formules dans Excel commencent toujours par un signe égal (=).
• Le signe égal est toujours tapé dans la cellule où vous voulez que la réponse apparaisse.
• La formule est complétée en appuyant sur la touche Entrée du clavier.

Utilisation des références de cellule dans les formules

Une manière courante de créer des formules dans Excel consiste à saisir les données de la formule dans les cellules de la feuille de calcul, puis à utiliser les références de cellule pour les données de la formule, au lieu des données elles-mêmes.

Le principal avantage de cette approche est que si plus tard il devient nécessaire de modifier les données, il suffit de remplacer les données dans les cellules plutôt que de réécrire la formule. Les résultats de la formule seront automatiquement mis à jour une fois les données modifiées.

Utilisation de plages nommées dans les formules

Une alternative aux références de cellules consiste à utiliser des plages nommées, telles que la plage nommée rate créée à l'étape précédente.

Dans une formule, une plage nommée fonctionne de la même manière qu'une référence de cellule, mais elle est normalement utilisée pour des valeurs qui sont utilisées un certain nombre de fois dans différentes formules - comme un taux de déduction pour les pensions ou les prestations de santé, un impôt taux, ou une constante scientifique - alors que les références de cellule sont plus pratiques dans les formules qui ne font référence qu'une seule fois à des données spécifiques.

Saisie de la formule de retenues des employés

La première formule créée dans cell C6 multipliera le salaire brut de l'employé B. Smith par le taux de retenue dans cell C3.

La formule finie dans la cellule C6 sera:

=B6taux
Utiliser le pointage pour saisir la formule
Bien qu'il soit possible de taper simplement la formule ci-dessus dans la cellule C6 et de faire apparaître la bonne réponse, il est préférable d'utiliser le pointage pour ajouter les références de cellule aux formules afin de minimiser la possibilité d'erreurs créées en tapant dans la mauvaise référence de cellule.
Le pointage consiste à cliquer sur la cellule contenant les données avec le pointeur de la souris pour ajouter la référence de cellule ou la plage nommée à la formule.

Cliquez sur cell C6 pour en faire la cellule active.
Tapez le signe égal (=) dans cell C6 pour commencer la formule.
Cliquez sur cell B6 avec le pointeur de la souris pour ajouter cette référence de cellule à la formule après le signe égal.
Tapez le symbole de multiplication () dans cell C6 après la référence de cellule.
Cliquez sur cell C3 avec le pointeur de la souris pour ajouter la plage nommée rate à la formule.
Appuyez sur la touche Entrée du clavier pour terminer la formule.
La réponse 2747.34 doit être présente dans cellule C6.
Même si la réponse à la formule est affichée dans cellule C6, cliquer sur cette cellule affichera la formule, =B6rate, dans la barre de formule au-dessus de la feuille de calcul


Entrée dans la formule de salaire net





Cette formule est créée dans la cellule D6 et calcule le salaire net d'un employé en soustrayant le montant de la déduction calculé dans la première formule du Salaire brut. La formule finie dans cellule D6 sera:
=B6 - C6

Cliquez sur cell D6 pour en faire la cellule active.
Tapez le signe égal (=) dans cell D6.
Cliquez sur cell B6 avec le pointeur de la souris pour ajouter cette référence de cellule à la formule après le signe égal.
Tapez un signe moins (-) dans cell D6 après la référence de cellule.
Cliquez sur cellule C6 avec le pointeur de la souris sur cette référence de cellule à la formule.
Appuyez sur la touche Entrée du clavier pour terminer la formule.
La réponse 43, 041.66 doit être présente dans cellule D6.

Références de cellules relatives et copie de formules
Jusqu'à présent, les formules Deductions et Net Salary ont été ajoutées à une seule cellule chacune dans la feuille de calcul - C6 et D6 respectivement. Par conséquent, la feuille de travail n'est actuellement remplie que pour un seul employé - B. Smith.
Plutôt que de passer par la tâche fastidieuse de recréer chaque formule pour les autres employés, Excel permet, dans certaines circonstances, de copier des formules dans d'autres cellules. Ces circonstances impliquent le plus souvent l'utilisation d'un type spécifique de référence de cellule - connu sous le nom de référence de cellule relative - dans les formules.
Les références de cellule qui ont été entrées dans les formules dans les étapes précédentes ont été des références de cellule relatives, et elles sont le type de référence de cellule par défaut dans Excel, afin de rendre la copie des formules aussi simple que possible.
L'étape suivante du didacticiel utilise le Fill Handle pour copier les deux formules dans les lignes ci-dessous afin de compléter le tableau de données pour tous les employés.

Copier des formules avec la poignée de remplissage





La poignée de remplissage est un petit point ou carré noir dans le coin inférieur droit de la cellule active. La poignée de remplissage a plusieurs utilisations, notamment la copie du contenu d'une cellule dans des cellules adjacentes. remplir des cellules avec une série de nombres ou d'étiquettes de texte et copier des formules.
Dans cette étape du didacticiel, la fill handle sera utilisée pour copier à la fois Deduction et Net Salaire formules de cellules C6 et D6 jusqu'à cellules C9 etD9.
Copier des formules avec la poignée de remplissage

Mettez en surbrillance cellules B6 et C6 dans la feuille de calcul.
Placez le pointeur de la souris sur le carré noir dans le coin inférieur droit de cellule D6 – le pointeur se transformera en signe plus (+).
Cliquez et maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris et faites glisser la poignée de remplissage jusqu'à cell C9.
Relâchez le bouton de la souris – cellules C7 à C9 doivent contenir les résultats de la Déductionformule et cellules D7 à D9 la formule Salaire net.


Application de la mise en forme des nombres dans Excel





Le formatage des nombres fait référence à l'ajout de symboles monétaires, de marqueurs décimaux, de signes de pourcentage et d'autres symboles qui aident à identifier le type de données présentes dans une cellule et à en faciliter la lecture.
Ajout du symbole de pourcentage

Sélectionnez cellule C3 pour la mettre en surbrillance.
Cliquez sur l'onglet Accueil du ruban.
Cliquez sur l'option Général pour ouvrir le menu déroulant Format de nombre.
Dans le menu, cliquez sur l'option Pourcentage pour modifier le format de la valeur dans la cellule C3 de 0,06 à 6 %.

Ajout du symbole monétaire

Sélectionnez cellules D6 à D9 pour les mettre en surbrillance.
Sur l' onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'option Général pour ouvrir le menu déroulant Format de nombre.
Cliquez sur Devise dans le menu pour changer le formatage des valeurs dans cellules D6 en D9en devise avec deux décimales.


Application de la mise en forme des cellules dans Excel





La mise en forme des cellules fait référence aux options de mise en forme, telles que l'application d'une mise en forme en gras au texte ou aux nombres, la modification de l'alignement des données, l'ajout de bordures aux cellules ou l'utilisation de la fonction de fusion et de centrage pour modifier l'apparence des données dans une cellule.
Dans ce didacticiel, les formats de cellule mentionnés ci-dessus seront appliqués à des cellules spécifiques de la feuille de calcul afin qu'elles correspondent à la feuille de calcul terminée.
Ajout d'une mise en forme en gras

Sélectionnez cellule A1 pour la mettre en surbrillance.
Cliquez sur l'onglet Accueil du ruban.
Cliquez sur l'option de mise en forme Bold identifiée dans l'image ci-dessus pour mettre en gras les données dans cell A1.
Répétez la séquence d'étapes ci-dessus pour mettre en gras les données dans cellules A5 à D5.

Modifier l'alignement des données
Cette étape changera l'alignement gauche par défaut de plusieurs cellules en alignement central.

Sélectionnez cellule C3 pour la mettre en surbrillance.
Cliquez sur l' onglet Accueil du ruban.
Cliquez sur l'option d'alignement Center comme identifié dans l'image ci-dessus pour centrer les données dans cell C3.
Répétez la séquence d'étapes ci-dessus pour centrer les données dans cellules A5 à D5.

Fusionner et centrer les cellules
L'option Fusionner et centrer combine plusieurs éléments sélectionnés dans une cellule et centre l'entrée de données dans la cellule la plus à gauche de la nouvelle cellule fusionnée. Cette étape fusionnera et centrera le titre de la feuille de calcul - Deduction Calculations for Employees.

Sélectionnez cellules A1 à D1 pour les mettre en surbrillance.
Cliquez sur l'onglet Accueil du ruban.
Cliquez sur l'option Merge & Center comme identifié dans l'image ci-dessus pour fusionner cellules A1 à D1et centrez le titre sur ces cellules.

Ajouter des bordures inférieures aux cellules
Cette étape ajoutera des bordures inférieures aux cellules contenant des données dans lignes 1, 5 et 9

Sélectionnez la fusion cellule A1 à D1 pour la mettre en surbrillance.
Cliquez sur l' onglet Accueil du ruban.
Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de l'option Border comme identifié dans l'image ci-dessus pour ouvrir le menu déroulant des bordures.
Cliquez sur l'option Bottom Border dans le menu pour ajouter une bordure au bas de la cellule fusionnée.
Répétez la séquence d'étapes ci-dessus pour ajouter une bordure inférieure aux cellules A5 à D5 et aux cellules A9 à D9.