Une base de données Access se compose d'une ou plusieurs tables contenant des informations connexes. Une fois que vous avez créé une telle base de données vide, vous pouvez parcourir toutes les tables pour les remplir d'informations.
Cependant, cela pourrait devenir fastidieux et déroutant. Il est difficile de suivre les relations entre les données dans les tableaux pendant que vous essayez d'entrer des données. Les formulaires de saisie d'accès sont un outil précieux pour cela. Vous pouvez concevoir des formulaires de saisie afin de saisir des données dans un format logique
Commençons par créer quelques tableaux simples, puis construisons un formulaire de saisie Access par-dessus.
Les instructions de cet article s'appliquent à Access 2019, Access 365, 2016, 2013 et 2010, sauf indication contraire.
Créer des tableaux dans Access
Avant de pouvoir créer un formulaire de saisie Access, vous devez créer quelques tables dans lesquelles vos données de formulaire iront.
Microsoft Access est idéal pour les petites entreprises. Ainsi, pour cet exemple, vous allez créer une base de données Access pour suivre les informations sur les ventes.
Cette base de données contiendra des informations sur votre personnel de vente, vos ventes mensuelles et vos dépenses mensuelles.
Pour construire votre table dans Access:
-
Lancer une nouvelle base de données dans Access. Vous verrez un blanc Table1.
Image -
Sélectionnez Cliquez pour ajouter, et ajoutez cinq champs. Créez un texte court, un texte long, un grand nombre, un texte court et deux champs de devise.
Image -
Clic droit sur chaque champ, sélectionnez Rename Field et saisissez le nouveau nom du champ. Nommez chaque champ Nom du vendeur, adresse, numéro de téléphone, mois, ventes et dépenses.
Image - Une fois que vous avez renommé tous les champs, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante.
Maintenant que votre tableau est prêt pour les données, il est temps de créer un formulaire pour saisir toutes les données.
Le champ grand nombre n'est disponible que dans Access 2019 ou version ultérieure. Dans les versions antérieures d'Access, vous devez utiliser un champ Chaîne pour enregistrer des données comme un numéro de téléphone.
Créer un formulaire de saisie d'accès
Vous commencerez par créer un formulaire simple qui vous permettra de travailler avec la table Table1.
Voici le processus étape par étape pour créer votre nouveau formulaire de saisie:
-
Sélectionnez Create dans le menu, et sélectionnez Form Wizard.
Image -
Sélectionnez le bouton >> pour sélectionner tous les champs du tableau.
Image - Sélectionnez le bouton Suivant pour continuer.
-
Choisissez la disposition de formulaire que vous souhaitez. Justified est un bon point de départ attrayant. Rappelez-vous, ce n'est qu'un point de départ. Vous pouvez modifier l'apparence réelle du formulaire plus tard dans le processus.
Image - Sélectionnez le bouton Suivant pour continuer.
- Donnez un titre au formulaire, puis choisissez le bouton radio approprié pour ouvrir le formulaire dans "Capture d'écran de la fin de l'assistant de formulaire Access." id=mntl-sc-block-image_1-0-6 /> alt="
- Sélectionnez le bouton Terminer pour générer votre formulaire.
Utiliser le formulaire
Une fois que vous avez créé le formulaire, vous pouvez interagir avec lui comme vous le souhaitez.
La vue mise en page vous permet de personnaliser l'apparence de champs spécifiques et du formulaire lui-même. La "Capture d'écran de l'utilisation d'un formulaire Access." id=mntl-sc-block-image_1-0-8 /> alt="
Une fois que vous avez appuyé sur la touche Tab dans le dernier champ, le dernier enregistrement que vous étiez en train d'éditer sera enregistré dans le tableau et passera au prochain enregistrement vide.
Utilisez votre nouveau formulaire de saisie Access pour entrer quelques enregistrements dans votre table.
Vous verrez qu'en saisissant simplement les données du formulaire et en appuyant sur la touche de tabulation, vous pouvez saisir rapidement de nombreux enregistrements dans le tableau sans trop d'effort.
Comme vous pouvez le voir, saisir des données à l'aide d'un formulaire de saisie Access est beaucoup plus rapide que d'essayer de saisir des données directement dans une table Access.
Modifier les données du tableau
En plus d'ajouter de nouvelles données à une table, un formulaire de saisie Access vous permet également de modifier des données déjà présentes dans une table.
Voici comment ça marche:
-
Faites défiler les enregistrements en utilisant les icônes < ou >, ou en utilisant les icônes Searchchamp pour rechercher des données dans n'importe quel champ de la table.
Image - Sélectionnez Enregistrer dans le groupe Enregistrements du menu Accueil. Ou vous pouvez appuyer sur tabulation dans le dernier champ du formulaire. L'une ou l'autre de ces options enregistrera votre modification.
-
Utilisez l'icône > avec une étoile à sa droite pour accéder immédiatement à un nouvel enregistrement, quel que soit l'enregistrement que vous consultez actuellement.
Image - Une fois que vous disposez de suffisamment de données, vous pouvez commencer à ajouter et à lier de nouveaux tableaux et à créer des rapports utiles.
Microsoft Access est un outil très puissant pour tout suivre, d'une bibliothèque de livres personnelle à l'ensemble de votre petite entreprise. Les formulaires vous permettent d'accéder beaucoup plus facilement à toutes les données que vous avez stockées dans vos tables Access.
