Ce qu'il faut savoir
- Ouvrez un fichier Google Drive. Sélectionnez Partager. Saisissez les adresses e-mail des collaborateurs.
- Sélectionnez Edit et attribuez un rôle: View, Comment ouModifier . Choisissez Settings équipement pour ajouter des restrictions. Sélectionnez Terminé.
- Partager un dossier: sélectionnez le dossier. Choisissez Partager et entrez les adresses e-mail. Attribuez des règles et des restrictions.
Cet article explique comment partager des dossiers et collaborer sur des fichiers à l'aide de Google Drive. L'article comprend des informations sur le traitement des demandes de collaboration indésirables et un avertissement sur les risques liés au partage de dossiers.
Comment ajouter des collaborateurs à un document Google Drive
Google Drive est idéal pour collaborer avec des collègues sur un projet. Il offre un contrôle précis sur qui peut voir vos fichiers et ce qu'ils peuvent en faire. Avec Google Drive, vous pouvez ajouter des collaborateurs pour afficher ou modifier vos documents. Voici comment:
- Ouvrez Google Drive, puis ouvrez le fichier que vous souhaitez partager.
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Select Share (situé dans le coin supérieur droit du document).
Image - Entrez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en tant que collaborateurs.
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Sélectionnez la flèche déroulante Modifier et choisissez si les collaborateurs peuvent ou non modifier, commenter ou afficher le document.
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Cliquez sur Settings (icône d'engrenage) pour ajouter des restrictions de partage.
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Cochez Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager pour permettre à vos collaborateurs de partager le document avec d'autres. Cochez Les téléspectateurs et les commentateurs peuvent voir l'option de téléchargement, d'impression et de copie pour donner ces capacités aux téléspectateurs et aux commentateurs.
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Sélectionnez Terminé pour fermer.
Pour suivre les modifications des collaborateurs, mettez en surbrillance une plage de texte, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Afficher les modifications. Vous verrez une liste des éditeurs et de leurs modifications, ainsi que des horodatages.
Comment partager un dossier dans Google Drive
Le partage d'un dossier entier avec des collaborateurs fonctionne comme le partage d'un seul document. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez partager dans Google Drive, puis ouvrez le menu déroulant et sélectionnez Partager, puis suivez les étapes ci-dessus.
Une fois que vous partagez un dossier, chaque document ou fichier placé dans ce dossier hérite des mêmes privilèges de partage. C'est une collaboration assez puissante, mais maintenant que Google Docs est également Google Drive, cela devient compliqué. Vous voyez, chaque fichier ne peut exister que dans un dossier, mais les personnes partageant des privilèges d'édition peuvent déplacer des fichiers.
Les fichiers ne peuvent exister que dans un seul dossier
Si vous utilisez l'application de bureau Google Drive, il est tentant de déplacer un fichier partagé vers Mon Drive ou un autre dossier, soit pour l'organiser, soit pour y accéder dans le dossier Google Drive de votre bureau. Étant donné qu'un fichier ne peut exister que dans un seul dossier, le déplacement d'un fichier hors d'un dossier partagé signifie que vous déplacez le fichier hors du dossier partagé de tous les autres. Déplacer un dossier partagé vers Mon Drive signifie que vous arrêtez de le partager avec tout le monde.
Si vous déplacez accidentellement un fichier hors d'un dossier partagé, remettez-le en place et tout est restauré.
Si vous ou quelqu'un avec qui vous collaborez déplacez accidentellement un dossier partagé dans un autre dossier de Mon Drive, vous recevez un avertissement et un message vous indiquant ce que vous avez fait et vous offrant la possibilité de l'annuler. Si vous ignorez les deux avertissements, vous devrez partager à nouveau le dossier pour restaurer les paramètres. Si vous travaillez avec une organisation, assurez-vous que tout le monde connaît ces règles et que vous partagez des documents avec des personnes en qui vous avez confiance pour respecter ces règles.
Comment traiter les demandes de collaboration indésirables
Vous pouvez également recevoir des demandes de collaboration de personnes extérieures à votre organisation. Ces documents non sollicités pourraient simplement être ennuyeux, mais ils pourraient également représenter une éventuelle tentative de rassembler des documents sensibles. Vous ne devez ouvrir aucun document ou fichier inconnu dans Google Drive; à la place, vous pouvez bloquer la personne qui l'a envoyé en cliquant avec le bouton droit sur le nom du fichier depuis la page principale de Drive et en sélectionnant Bloquer [adresse e-mail]Ensuite, cliquez à nouveau sur Bloquer dans la fenêtre de confirmation.
