Ce qu'il faut savoir
- Sélectionnez Start Mail Merge et choisissez le type de document que vous souhaitez créer. Ensuite, sélectionnez Select Recipients pour choisir qui le reçoit.
- Sélectionnez Insert Merge Field et ajoutez tous les champs que vous souhaitez utiliser. Sélectionnez Terminer et fusionner pour terminer le processus.
- Vous pouvez également utiliser l' Assistant de publipostage étape par étape si vous avez besoin d'une aide plus guidée pour créer votre document fusionné.
L'utilisation du publipostage dans toutes les versions de Microsoft Word fusionnera les données d'une source de données avec votre document. Il est parfait pour les lettres, les catalogues, les étiquettes et plus encore. Voici comment démarrer avec cette fonctionnalité permettant de gagner du temps.
Comment fusionner dans Word
Dans toutes les versions actuelles de Word, l'option Fusion et publipostage de l'onglet Publipostage du ruban vous aide à créer une lettre de publipostage.
Créez une lettre à partir de zéro ou ouvrez une lettre existante avant de commencer.
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Sélectionnez Start Mail Merge sur le ruban Mailings et sélectionnez le type de document que vous souhaitez créer. Par exemple, vous pouvez sélectionner des lettres, des enveloppes ou des étiquettes. Vous pouvez également sélectionner Assistant de fusion et publipostage pas à pas pour obtenir de l'aide pour créer votre document.
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Choisissez Sélectionner les destinataires dans le ruban Mailings pour ajouter des destinataires au mailing. Vous pouvez choisir de créer une nouvelle base de données de destinataires. Vous pouvez également choisir d'utiliser une liste existante ou des contacts Outlook.
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Dans la zone Destinataires du publipostage, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les contacts que vous souhaitez inclure dans le publipostage. Sélectionnez OK lorsque votre liste est prête.
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Sélectionnez Insert Merge Field sur le ruban Mailings. Choisissez le premier champ que vous souhaitez ajouter. Le nom du champ apparaît à l'endroit où se trouve le curseur dans votre document. Répétez l'opération en insérant chaque champ que vous souhaitez inclure. Vous pouvez également sélectionner une option telle que Bloc d'adresse ou Greeting Line
Vous pouvez modifier et formater le texte entourant le champ. Les formats appliqués au champ seront répercutés sur votre document final. Vous pouvez continuer à ajouter des champs à votre lettre.
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Avant d'imprimer vos lettres, vous devriez les revoir pour vérifier les erreurs. En particulier, faites attention à l'espacement et à la ponctuation entourant les champs. Vous voudrez également vous assurer que vous avez inséré les champs corrects aux bons endroits.
Pour prévisualiser les lettres, sélectionnez Preview Results sur le ruban Mailings. Utilisez les flèches pour naviguer dans le document.
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Vous remarquerez peut-être une erreur dans les données de l'un de vos documents. Vous ne pouvez pas modifier ces données dans le document de fusion. Au lieu de cela, vous devrez le corriger dans la source de données.
Pour ce faire, sélectionnez Modifier la liste des destinataires sur le ruban Mailings. Dans la boîte qui s'ouvre, vous pouvez modifier les données de chacun de vos destinataires. Vous pouvez également limiter les destinataires. Décochez la case à côté des noms des destinataires pour les omettre de l'opération de fusion et sélectionnez OK.
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Après avoir examiné vos documents, vous êtes prêt à les finaliser en effectuant la fusion. Sélectionnez le bouton Terminer et fusionner sur le ruban Mailings. Vous pouvez choisir de modifier des documents individuels, d'imprimer les lettres ou de les envoyer par e-mail. Si vous choisissez d'imprimer ou d'envoyer vos lettres par e-mail, une invite vous demandera d'entrer une plage. Vous pouvez choisir d'imprimer toutes, une ou un ensemble de lettres contiguës. Word vous guidera tout au long du processus pour chacun.
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