Ce qu'il faut savoir
- Sélectionnez les contacts à ajouter à la liste et accédez à Accueil > Catégoriser > Toutes les catégories> Nouveau > nommer la liste.
- Pour ajouter des contacts à la liste, choisissez les contacts et sélectionnez Home > Categorize > list category > OK.
Cet article explique comment créer une liste de distribution avec des catégories et leur envoyer des e-mails dans Outlook pour Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 et 2007.
Utiliser les catégories de contacts comme listes de distribution dans Outlook
Pour créer une liste de distribution ou de diffusion avec des catégories dans Outlook pour Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013 et 2010:
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Dans Outlook, sélectionnez Personnes. Ou appuyez sur Ctrl+3.
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Mettez en surbrillance les contacts que vous souhaitez ajouter à la liste de diffusion. Pour mettre en surbrillance plusieurs entrées contiguës, appuyez sur Ctrl et sélectionnez les contacts. Pour sélectionner une plage, appuyez sur Maj, puis sélectionnez le premier et le dernier contact de la plage.
Pour ajouter des personnes qui ne figurent pas dans vos contacts Outlook, appuyez sur Ctrl+N pour créer un nouveau contact.
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Accédez à l'onglet Accueil.
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Dans le groupe Tags, sélectionnez Categorize.
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Sélectionner Toutes les catégories.
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Dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs, sélectionnez Nouveau.
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Dans la boîte de dialogue Ajouter une nouvelle catégorie, entrez un nom pour la liste de distribution.
Image - Sélectionnez la flèche déroulante Color et choisissez None ou attribuez une couleur.
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Sélectionner OK.
Image - Dans la boîte de dialogue Catégories de couleurs, vérifiez que la nouvelle catégorie est sélectionnée.
- Sélectionner OK.
Ajouter des membres à une liste de distribution
Pour ajouter de nouveaux membres à la liste de diffusion à tout moment:
- Aller à Personnes.
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Mettez en surbrillance les contacts que vous souhaitez ajouter à la liste.
Image - Accédez à l'onglet Accueil.
- Dans le groupe Tags, sélectionnez Categorize.
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Sélectionnez la catégorie de la liste.
Image - Si la catégorie n'apparaît pas dans le menu, sélectionnez Toutes les catégories, cochez la case de la catégorie de la liste, puis sélectionnez OK.
Envoyer un message à votre liste de distribution de catégorie
Pour composer un nouveau message ou une demande de rendez-vous à tous les membres de la liste de diffusion de la catégorie:
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Aller à Personnes.
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Sélectionnez Rechercher les contacts ou appuyez sur Ctrl+E.
Image - Accédez à l'onglet Rechercher.
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Dans le groupe Refine, sélectionnez Categorized.
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Sélectionnez la catégorie souhaitée.
Image - Accédez à l'onglet Accueil.
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Dans le groupe Actions, sélectionnez Mail Merge.
Image - Dans la boîte de dialogue Mail Merge Contacts, sélectionnez All contacts in current view.
- Sélectionnez la flèche déroulante Type de document et choisissez Form Letters.
- Sélectionnez la flèche déroulante Merge to et choisissez Email.
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Dans la zone de texte Ligne d'objet du message, saisissez l'objet de l'e-mail.
Image - Sélectionner OK.
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Rédigez le texte de l'e-mail dans Word. Accédez à l'onglet Mailing pour utiliser les outils du groupe Write & Insert Fields afin de personnaliser les messages d'accueil pour chaque destinataire et d'insérer d'autres champs du carnet d'adresses. Sélectionnez Preview Results pour afficher vos champs et règles dans l'e-mail de chaque destinataire.
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Sélectionner Terminer et fusionner > Envoyer des messages électroniques.
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Dans la boîte de dialogue Merge to E-mail, sélectionnez la flèche déroulante To et choisissez Email.
Image - Sélectionnez la flèche déroulante Format de messagerie et choisissez Texte brut ou HTML.
- Dans la section Envoyer les enregistrements, sélectionnez Tous.
- Sélectionner OK.
- Si vous y êtes invité, sélectionnez Autoriser.
Utiliser les catégories de contacts comme listes de distribution dans Outlook 2007
Pour créer une liste de distribution ou de diffusion avec des catégories dans Outlook 2007:
- Aller à Contacts.
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Mettez en surbrillance les contacts que vous souhaitez ajouter à votre nouvelle liste de distribution.
Pour ajouter de nouveaux membres ultérieurement, affectez-les individuellement à la catégorie appropriée.
- Sélectionnez le bouton Catégoriser de la barre d'outils. Ou sélectionnez Actions > Categorize dans le menu.
- Sélectionner Toutes les catégories.
- Sélectionner Nouveau.
- Entrez un nom pour la liste de distribution.
- Sélectionnez la flèche déroulante Color et choisissez None.
- Sélectionner OK.
- Vérifiez que la nouvelle catégorie est cochée et sélectionnez OK.
Envoyer un message à votre liste de distribution de catégories dans Outlook 2007
Pour composer un nouveau message ou une demande de réunion à tous les membres de la liste de diffusion gérée par la catégorie:
- Aller à Contacts.
- Select View > Current View > By Category.
- Sélectionnez l'en-tête de la catégorie de liste souhaitée.
- Sélectionner Actions > Créer > Nouveau message au contact ou Actions > Créer > Nouvelle demande de réunion au contact.
- Sélectionnez OK si Outlook vous informe que votre action s'appliquera à tous les éléments du groupe.
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Sélectionnez le champ À ou le champ Cci. Pour les messages de liste, envisagez d'ajouter des adresses au champ Cci pour éviter de révéler l'adresse de chaque contact.
Si un contact possède plusieurs adresses e-mail, Outlook ajoute chaque adresse. Supprimez les adresses inutiles pour éviter d'envoyer un e-mail en double à votre contact.
- Dans le champ À, saisissez votre adresse e-mail.
- Composer le message ou la demande de rendez-vous.
- Envoyer le message.
