Lorsque vous planifiez une réunion dans Outlook avec une autre personne ou un groupe de personnes, ils reçoivent un e-mail d'invitation avec les détails de la réunion. À partir de cet e-mail, ils peuvent accepter ou refuser l'invitation à la réunion. Outlook ajoute la réunion à votre calendrier Outlook, suit les réponses de vos participants et envoie un rappel avant le début de la réunion.
Les instructions de cet article s'appliquent à Outlook pour Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 et Outlook 2013.
Comment envoyer une invitation de calendrier dans Outlook
Voici comment programmer une réunion dans Outlook:
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Sélectionnez le Accueil tab.
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Select Nouveaux articles > Meeting.
Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+Maj+Q.
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Dans l'invitation à la réunion, entrez une description de la réunion dans la zone de texte Titre.
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Dans la zone de texte Required, entrez les adresses e-mail de chaque participant qui doit assister à la réunion. Dans Outlook 2016 et 2013, entrez les adresses e-mail dans la zone de texte À.
Pour sélectionner des contacts dans votre carnet d'adresses, sélectionnez soit Obligatoire, Facultatif ou À.
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Dans la zone de texte Facultatif, saisissez les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez assister à la réunion, mais ne les obligez pas à le faire.
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Choisissez une heure de début et une heure de fin pour la réunion.
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Pour bloquer une journée entière sur votre calendrier pour la réunion, sélectionnez Toute la journée.
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Dans la zone de texte Emplacement, saisissez l'endroit où vous tenez la réunion.
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Dans la zone Message, entrez d'autres informations que vos participants devront connaître avant la réunion et joignez les fichiers que vous souhaitez qu'ils examinent.
Pour joindre un fichier à l'invitation à la réunion, sélectionnez l'onglet Insérer, puis sélectionnez Joindre un fichier. Pour ajouter un lien vers un document sur votre OneDrive, sélectionnez la flèche déroulante Link.
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Par défaut, lorsque vous envoyez une invitation à une réunion dans Outlook, l'invitation inclut une demande de réponse et donne au destinataire la possibilité de suggérer une nouvelle heure pour la réunion. Pour modifier ces options, sélectionnez l'onglet Meeting, puis sélectionnez Response Options
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Sélectionner Envoyer.
Si votre horaire change ou si vos participants doivent faire d'autres projets, annulez la réunion ou reprogrammez-la.
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Comment organiser une réunion récurrente
Outlook vous permet également de configurer des réunions récurrentes. Utilisez cette option pour les rassemblements que vous prévoyez de répéter chaque semaine, chaque mois ou toute autre période. Avec une réunion récurrente, vous n'avez qu'à saisir les détails une seule fois, et tous les événements futurs seront ajoutés à votre calendrier en fonction de l'intervalle que vous avez défini.
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Sélectionnez l'onglet Accueil, puis sélectionnez Nouveaux éléments > Meeting.
Image - Dans l'invitation à la réunion, saisissez le titre, les participants obligatoires, les participants facultatifs, le lieu et un message décrivant l'objet de la réunion.
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Sélectionner Rendre récurrent.
Dans Outlook 2016 et 2013, sélectionnez Meeting > Recurrence.
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La boîte de dialogue Récurrence de rendez-vous s'ouvrira. Saisissez l'heure de début, l'heure de fin et la durée de la réunion.
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Dans la section Modèle de récurrence, choisissez quand la réunion se reproduira. Par exemple, une réunion hebdomadaire régulière qui a lieu tous les lundis.
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Dans la section Plage de récurrence, choisissez la durée pendant laquelle les réunions récurrentes continueront. Vous pouvez dire à une réunion récurrente d'annuler à une certaine date ou après un certain nombre d'occurrences. Choisissez Aucune date de fin si vous ne voulez pas que la réunion expire.
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Sélectionner OK.
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Dans l'invitation à la réunion, sélectionnez Envoyer.
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Comment utiliser l'assistant de planification pour créer une réunion
Si vous utilisez Microsoft 365 au travail et que vous êtes un utilisateur Exchange, utilisez l'assistant de planification pour trouver le meilleur moment pour planifier une réunion avec d'autres personnes. Lorsque vous ouvrez l'assistant de planification, vous verrez les calendriers des personnes que vous avez invitées à la réunion.
Pour utiliser l'assistant de planification, créez une invitation à une réunion, puis sélectionnez l'onglet Meeting > Scheduling Assistant.
Comment afficher la réunion sur votre calendrier Outlook
Une fois que vous avez créé ou accepté une réunion, elle apparaîtra sur votre calendrier Outlook en fonction des informations de date et d'heure. Voici comment trouver les événements à venir.
- Sélectionnez le View Switcher, puis sélectionnez Calendrier.
- Pour trouver la réunion, faites défiler le calendrier ou utilisez le champ de recherche et saisissez le titre de la réunion.
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Pour afficher les détails de la réunion, double-cliquez sur l'élément du calendrier.
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Pour afficher les réponses, sélectionnez l'onglet Suivi. La colonne Response indique quels participants ont accepté l'invitation à la réunion et lesquels n'ont pas répondu.
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Si vous avez reçu une acceptation verbale d'un participant, sélectionnez None, puis sélectionnez Accepted, Declined, ou a donné une réponse Tentative.
Image - Fermez l'invitation à la réunion lorsque vous avez terminé.
Comment ajouter des personnes à une invitation à une réunion existante
Vous pouvez organiser une réunion et avoir plus de participants à inviter plus tard (par exemple, si vous embauchez un autre employé et que vous souhaitez l'ajouter aux réunions régulières du personnel). Voici comment inviter de nouveaux participants à une réunion que vous avez déjà configurée.
- Recherchez la réunion sur votre agenda.
- Double-cliquez sur l'élément de la réunion.
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Sélectionnez l' Assistant de planification onglet > Ajouter des participants.
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Dans la boîte de dialogue Sélectionner les participants et les ressources, choisissez le nom du participant.
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Sélectionnez Required ou Facultatif pour indiquer si le participant doit être présent à la réunion ou si sa présence est facultative.
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Sélectionner OK.
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Le participant apparaît désormais dans la liste Tous les participants de l'assistant de planification.
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Sélectionner Envoyer la mise à jour.
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