Ce qu'il faut savoir
- Tout d'abord, organisez les données dans une seule feuille Excel.
- Ensuite, dans Word, choisissez Mailings > Start Mail Merge > choisissez le type. Mailings > Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante > Ouvrez la feuille.
- Enfin, fusionnez les champs dans Word en allant à Mailings > Insert Merge Field. Choisissez un champ et appuyez sur Insert.
Cet article explique comment utiliser la fonctionnalité de fusion et publipostage dans Microsoft Word et Excel pour combiner le texte d'un document Word avec un document de source de données, tel qu'une feuille de calcul. Les instructions de cet article s'appliquent à Word pour Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 et Word 2010.
Préparer les données pour le publipostage
La fonctionnalité de fusion et publipostage de Word fonctionne de manière transparente avec les données d'Excel. Bien que vous puissiez créer une source de données dans Word, les options d'utilisation de ces données sont limitées. Si vous avez des données de liste de diffusion dans une feuille de calcul, il n'est pas nécessaire de retaper les informations dans la source de données de Word.
Vous pouvez utiliser n'importe quelle feuille de calcul Excel dans une fonction de publipostage Word sans aucune préparation particulière. Cependant, pour éviter les erreurs dans le processus de fusion et publipostage, il est judicieux d'organiser les données dans la feuille de calcul.
Assurez-vous que toutes les modifications que vous allez apporter à la feuille de calcul sont terminées avant de commencer le publipostage. Une fois la fusion lancée, toute modification peut entraîner des erreurs lors du publipostage.
Organiser les données de la feuille de calcul
Organisez les données de votre liste de diffusion Excel en lignes et en colonnes. Considérez chaque ligne comme un enregistrement unique et chaque colonne comme un champ que vous allez insérer dans votre document.
- Placer toutes les données sur une seule feuille: les données de la liste de diffusion que vous avez l'intention d'utiliser pour le publipostage doivent figurer sur une seule feuille. S'il est réparti sur plusieurs feuilles, combinez les feuilles ou effectuez plusieurs publipostages. Assurez-vous également que les feuilles sont clairement nommées, car vous devez sélectionner celle que vous souhaitez utiliser sans pouvoir la voir.
- Créer une ligne d'en-tête: créez une ligne d'en-tête pour la feuille que vous avez l'intention d'utiliser pour le publipostage. Une ligne d'en-tête est une ligne contenant des étiquettes qui identifient les données dans les cellules situées en dessous. Pour permettre à Excel de différencier facilement les données des étiquettes, utilisez du texte en gras, des bordures de cellule et un ombrage de cellule uniques à la ligne d'en-tête. Assurez-vous également que les en-têtes que vous choisissez correspondent aux noms des champs de fusion, ce qui réduira également le risque d'erreurs.
- Formater correctement les données numériques: Assurez-vous que les éléments tels que les numéros de rue et les codes postaux sont correctement formatés pour qu'ils apparaissent une fois le publipostage terminé. Un formatage incorrect des nombres peut entraîner des erreurs lors de la fusion.
Comment spécifier la liste des destinataires du publipostage
Voici comment associer votre feuille de calcul Excel préparée contenant votre liste de diffusion à votre document Word:
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Dans Word, ouvrez le document que vous utiliserez comme modèle de publipostage. Il peut s'agir d'un nouveau document ou d'un document existant. Sélectionnez Mailings > Start Mail Merge.
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Choisissez le type de fusion que vous souhaitez exécuter. Vos options sont
- Lettres
- Emails
- Enveloppes
- Lettres
- Répertoire
Si vous préférez, vous pouvez également utiliser l'assistant de publipostage pour créer votre publipostage. Pour cet exemple, nous allons parcourir les étapes de création manuelle d'un publipostage.
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Ensuite, allez dans l'onglet Mailings et sélectionnez Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante.
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Naviguez et sélectionnez le fichier Excel que vous avez préparé pour le publipostage, puis sélectionnez Ouvrir.
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Si Word vous y invite, choisissez Sheet1$ > OK.
Si votre Excel comporte des en-têtes de colonne, cochez la case La première ligne de données contient des en-têtes de colonne.
Créer ou modifier le document de publipostage
Avec votre feuille de calcul Excel connectée au document de fusion et publipostage que vous créez dans Word, il est temps de modifier votre document Word.
Vous ne pouvez pas modifier votre source de données dans Excel pour le moment. Pour apporter des modifications aux données, fermez le document dans Word avant d'ouvrir la source de données dans Excel.
Insérer des champs de fusion dans votre document
Dans Word, sélectionnez Mailings > Insert Merge Field pour extraire les informations de la feuille de calcul dans le document. Choisissez le champ que vous souhaitez ajouter (prénom, nom, ville, état ou autre), puis sélectionnez Insert.
Afficher les documents de publipostage
Word ne reporte pas la mise en forme de la source de données lors de l'insertion de champs de fusion dans un document. Si vous souhaitez appliquer une mise en forme telle que l'italique, le gras ou le soulignement, faites-le dans Word.
Lorsque vous affichez le document avec des champs, sélectionnez les doubles flèches des deux côtés du champ où vous souhaitez appliquer la mise en forme. Lorsque vous affichez les données fusionnées dans le document, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez modifier.
Toute modification de mise en forme est appliquée à tous les documents fusionnés, pas seulement au document fusionné dans lequel vous l'avez modifié.
Prévisualiser les documents fusionnés
Pour prévisualiser les documents fusionnés, accédez au Mailings > Preview Results. Ce bouton fonctionne comme un interrupteur à bascule, donc si vous souhaitez revenir à l'affichage des champs uniquement et non des données qu'ils contiennent, appuyez à nouveau dessus.
Naviguez parmi les documents fusionnés à l'aide des boutons de l'onglet Mailings. Ce sont, de gauche à droite: First Record, Previous Record, Go To Record,Enregistrement suivant , et Dernier enregistrement.
Avant de fusionner les documents, prévisualisez-les tous, ou autant que vous le pouvez, pour vérifier que tout a été fusionné correctement. Portez une attention particulière à la ponctuation et à l'espacement autour des données fusionnées.
Finaliser le document de publipostage
Lorsque vous êtes prêt à fusionner les documents, vous avez deux choix:
- Print Documents: fusionner les documents vers l'imprimante. Si vous choisissez cette option, les documents sont envoyés à l'imprimante sans aucune modification. Pour ce faire, sélectionnez Mailings> Finish & Merge > Print Documents.
- Modifier des documents individuels: si vous avez besoin de personnaliser tout ou partie des documents (une alternative consiste à ajouter un champ de note dans la source de données pour les notes personnalisées) ou de créer d'autres changements avant d'imprimer, modifiez chaque document individuel. Pour ce faire, sélectionnez Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, une boîte de dialogue s'affiche dans laquelle vous pouvez demander à Word de fusionner tous les enregistrements, l'enregistrement en cours ou une plage d'enregistrements. Choisissez les enregistrements que vous souhaitez imprimer, puis sélectionnez OK.
Si vous souhaitez fusionner une plage, entrez le numéro de début et le numéro de fin des enregistrements que vous souhaitez inclure dans la fusion, puis sélectionnez OK.
