Ce qu'il faut savoir
- Compte non Exchange: créez un nouveau modèle de message électronique, puis créez une règle pour envoyer une réponse automatique.
- Compte d'échange: Fichier > Info > Réponses automatiques > Envoyer des réponses automatiques > rédiger un message > sélectionner les heures de début et de fin > OK.
- Sur Outlook.com: Settings > Voir tous les paramètres Outlook > Mail > Réponses automatiques > Activer les réponses automatiques > composer > Enregistrer.
Cet article explique comment créer un message de réponse d'absence du bureau pour Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook pour Microsoft 365 et Outlook.com, selon le type de compte que vous utilisez. Il explique également comment déterminer si vous avez un compte Exchange.
Comment définir des réponses automatiques dans Outlook
Une réponse automatique efficace en cas d'absence du bureau dans Outlook garantit que pendant votre absence, les gens savent que vous n'êtes pas disponible lorsque vous serez de retour et ce qu'ils doivent faire s'ils ont un problème qui nécessite une urgence attention.
La configuration d'une réponse d'absence du bureau dans Outlook diffère selon que votre compte de messagerie se trouve sur un serveur Microsoft Exchange ou est un compte de messagerie IMAP ou POP (comme les services de messagerie courants tels que Gmail, Yahoo Mail, et autres).
Comment savoir si vous avez un compte Exchange
Si vous ne savez pas si vous utilisez Outlook avec un compte Exchange, regardez dans la barre d'état en bas de la fenêtre Outlook. Si vous utilisez un compte Exchange, vous verrez Connecté à: Microsoft Exchange dans la barre d'état.
Créez votre modèle d'e-mail de réponse automatique
Pour configurer une réponse automatique dans Outlook pour un compte de messagerie IMAP ou POP (pour Exchange, voir ci-dessous), utilisez la fonction de règles d'Outlook. Commencez par créer un modèle d'e-mail pour l'e-mail de réponse automatique qui sera envoyé aux destinataires pendant votre absence.
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Sélectionner Nouvel e-mail.
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Entrez le Objet pour l'e-mail et le texte du message informant le destinataire que vous n'êtes pas disponible.
Indiquez aux destinataires quand ils peuvent s'attendre à une réponse personnelle de votre part et soyez conscient de la quantité d'informations que vous divulguez dans votre réponse automatique, car le fait de révéler trop d'informations peut présenter un risque.
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Lorsque vous avez fini de rédiger votre message de réponse automatique, sélectionnez Fichier.
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Sélectionner Enregistrer sous.
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Sélectionnez la flèche déroulante Enregistrer sous le type et sélectionnez Modèle Outlook.
Image - Outlook utilise le sujet du modèle par défaut comme nom dans la zone de texte Nom du fichier. Remplacez-le par tout ce que vous voulez qui vous permette de savoir qu'il s'agit de votre fichier de modèle d'e-mail d'absence du bureau.
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Sélectionner Enregistrer.
Image - Fermer la fenêtre de message.
Créer une règle de réponse automatique d'absence du bureau
L'étape suivante pour les comptes de messagerie IMAP ou POP consiste à configurer une règle Outlook. Cette règle enverra une réponse en utilisant le modèle que vous avez créé dans la section précédente.
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Select Fichier > Info.
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Sélectionner Gérer les règles et les alertes.
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Sélectionnez l'onglet Règles de messagerie.
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Sous Apply changes to this folder, sélectionnez le compte de messagerie pour lequel vous créez la réponse automatique.
Vous aurez la possibilité d'appliquer votre nouvelle règle à tous les comptes lors d'une étape ultérieure.
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Sélectionner Nouvelle règle.
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Dans la section Commencer à partir d'une règle vide, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois.
Image - Sélectionner Suivant.
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Sous Étape 1: Sélectionnez la ou les conditions, sélectionnez la case à cocher Où se trouve mon nom dans la case À.
La règle de réponse automatique répond à tous les messages entrants si vous décochez toutes les cases de condition.
Image - Sélectionner Suivant.
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Sous Step 1: Select action(s), cochez la case répondre en utilisant un modèle spécifique.
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Sous Étape 2: modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), sélectionnez le lien un modèle spécifique.
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Sélectionnez la flèche déroulante Look In, puis sélectionnez User Templates in File System.
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Mettez en surbrillance le modèle que vous avez créé.
Image - Sélectionner Ouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Assistant de règles, sélectionnez Suivant.
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Sous Étape 1: Sélectionner les exceptions, cochez la case sauf s'il s'agit d'une réponse automatique.
Image - Sélectionner Suivant.
- Sous Étape 1: Spécifiez un nom pour cette règle, saisissez un nom pour votre règle de réponse automatique.
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Sous Étape 2: Configurer les options de règle, cochez la case Activer cette règle si vous souhaitez activer le répondeur automatique. Si vous ne voulez pas que la réponse automatique soit active maintenant, décochez la case.
Si vous avez plusieurs comptes de messagerie dans lesquels vous souhaitez utiliser ce répondeur automatique, cochez la case Créer cette règle sur tous les comptes.
- Sélectionner Terminer.
- Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sélectionnez OK.
Outlook envoie une réponse automatique à l'adresse de chaque e-mail reçu une fois par session; une deuxième réponse automatique est envoyée après la fermeture et la réouverture d'Outlook.
Comment activer et désactiver les réponses automatiques pour les comptes de messagerie IMAP et POP
Pour les comptes de messagerie IMAP et POP, activez le répondeur automatique chaque fois que vous en avez besoin. Accédez à Fichier > Manage Rules & Alerts > Email Rules, cochez la case à côté de votre règle du répondeur, puis sélectionnez OK.
Pour désactiver le répondeur, décochez la case, puis sélectionnez OK.
Réponses automatiques pour les comptes Microsoft Exchange
Si votre compte de messagerie est un compte Microsoft Exchange (vous pouvez configurer un compte Outlook.com en tant que compte Exchange dans Outlook), vous pouvez configurer une réponse automatique d'absence du bureau directement sur le serveur. Suivez ces étapes pour Outlook 2019, 2016 et Outlook pour Microsoft 365.
- Select Fichier > Info.
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Sélectionner Réponses automatiques.
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Sélectionner Envoyer des réponses automatiques. Rédigez votre message de réponse automatique dans la zone de texte.
Pour désactiver une réponse automatique, accédez à la boîte de dialogue Réponses automatiques et sélectionnez Ne pas envoyer de réponses automatiques. Les réponses automatiques ne sont plus envoyées.
- Facultativement, définissez la période pendant laquelle vous souhaitez que la réponse automatique soit active. Cochez la case Envoyer uniquement pendant cette plage horaire. Définissez ensuite Heure de début et Heure de fin Seuls les messages reçus pendant cette plage recevront une réponse automatique.
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Si vous travaillez au sein d'une entreprise ou d'une organisation, vous pouvez avoir des options supplémentaires pour vos réponses automatiques:
- À l'intérieur de mon organisation: ce message est envoyé aux messages reçus d'autres personnes au sein de la même entreprise ou organisation que vous.
- Hors de mon organisation: Le message est envoyé à des personnes extérieures à votre organisation. Cochez la case Répondre automatiquement aux personnes extérieures à mon organisation.
Les réponses automatiques comportent des risques de sécurité.
- Sélectionner OK.
Outlook Auto-Responder et compléments
Au lieu de configurer manuellement une règle dans Outlook, utilisez un complément comme Mail Responder pour Outlook ou des outils comme Email Responder (FreeBusy) ou Auto Reply Manager. Ces outils sont intelligents pour envoyer uniquement les réponses d'absence du bureau nécessaires.
Pour gérer les réponses d'absence du bureau de manière plus centralisée sur un serveur Exchange (y compris les modèles contenant des champs fusionnés avec Active Directory), essayez Symprex Out-of-Office Manager.
Comment activer les réponses automatiques sur Outlook.com
L'activation des réponses automatiques sur Outlook.com est un processus simple. La fonctionnalité n'offre pas autant d'options que le logiciel Outlook, mais elle est facile à utiliser.
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Sur la page Outlook.com Mail, sélectionnez Settings > View all Outlook settings.
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Select Mail > Réponses automatiques.
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Activez le Activez les réponses automatiques bascule.
Pour désactiver les réponses automatiques, désactivez le Réponses automatiques sur bascule.
Image - Facultatif: cochez la case Envoyer les réponses uniquement pendant une période donnée. Spécifiez Heure de début et Heure de fin. Les réponses automatiques ne sont envoyées que pendant cette période.
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Entrez le message que vous souhaitez envoyer lorsque les réponses automatiques sont activées.
Image - Facultatif, cochez la case Envoyer des réponses uniquement aux contacts pour envoyer des réponses automatiques uniquement aux personnes et aux adresses e-mail de vos contacts Outlook.com.
- Sélectionner Enregistrer.
