Lorsque vous avez de grandes quantités de données, il peut être difficile de les trier correctement dans votre classeur. Apprenez différentes méthodes pour trier les données dans Excel afin de gagner en productivité et de faciliter la gestion de vos feuilles de calcul.
Les instructions de cet article s'appliquent à Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel pour Microsoft 365, Excel Online et Excel pour Mac.
Sélectionner les données à trier
Avant que les données puissent être triées, Excel doit connaître la plage exacte à trier. Excel sélectionnera les zones de données associées tant que les données remplissent ces conditions:
- Il n'y a pas de lignes ou de colonnes vides dans une zone de données associées.
- Les lignes et les colonnes vides se trouvent entre les zones de données associées.
Excel détermine si la zone de données a des noms de champs et exclut la ligne des enregistrements à trier. Autoriser Excel à sélectionner la plage à trier peut être risqué, en particulier avec de grandes quantités de données difficiles à vérifier.
Pour vous assurer que les données correctes sont sélectionnées, mettez en surbrillance la plage avant de commencer le tri. Si la même plage sera triée à plusieurs reprises, la meilleure approche consiste à lui donner un nom.
Clé de tri et ordre de tri dans Excel
Le tri nécessite l'utilisation d'une clé de tri et d'un ordre de tri. La clé de tri correspond aux données de la colonne ou des colonnes que vous souhaitez trier et est identifiée par l'en-tête de colonne ou le nom de champ. Dans l'image ci-dessous, les clés de tri possibles sont l'identifiant de l'étudiant, le nom, l'âge, le programme et le mois de début.
Trier les données rapidement
Pour effectuer un tri rapide, sélectionnez une seule cellule dans la colonne contenant la clé de tri. Ensuite, choisissez comment vous voulez que les données soient triées. Voici comment:
- Sélectionner une cellule dans la colonne contenant la clé de tri.
- Sélectionner Accueil.
- Sélectionnez Trier et filtrer pour ouvrir le menu déroulant des options de tri.
- Choisissez comment vous voulez trier les données. Sélectionnez l'ordre croissant ou décroissant.
Lorsque vous utilisez Trier et filtrer, les options d'ordre de tri dans la liste déroulante changent en fonction du type de données dans la plage sélectionnée. Pour les données textuelles, les options sont Trier de A à Z et Trier de Z à A. Pour les données numériques, les options sont Trier du plus petit au plus grand et Trier du plus grand au plus petit.
Trier plusieurs colonnes de données dans Excel
En plus d'effectuer un tri rapide basé sur une seule colonne de données, la fonction de tri personnalisé d'Excel vous permet de trier sur plusieurs colonnes en définissant plusieurs clés de tri. Dans les tris multi-colonnes, les clés de tri sont identifiées en sélectionnant les en-têtes de colonne dans la boîte de dialogue Trier.
Comme pour un tri rapide, les clés de tri sont définies en identifiant les en-têtes de colonnes ou les noms de champs, dans la table contenant la clé de tri.
Trier sur plusieurs colonnes Exemple
Dans l'exemple ci-dessous, les données de la plage A2 à E12 sont triées sur deux colonnes de données. Les données sont d'abord triées par nom, puis par âge.
Pour trier plusieurs colonnes de données:
- Mettez en surbrillance la plage de cellules à trier. Dans cet exemple, les cellules A2 à E12 sont sélectionnées.
- Sélectionner Accueil.
- Sélectionnez Trier et filtrer pour ouvrir la liste déroulante.
- Sélectionnez Tri personnalisé pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.
- Cochez la case à côté de Mes données ont des en-têtes.
- Sous l'en-tête Colonne, sélectionnez la flèche vers le bas Trier par et choisissez Nom dans la liste déroulante pour trier d'abord les données par la colonne Nom.
- Sous l'en-tête Trier sur, laissez le paramètre comme Cell Values. Le tri est basé sur les données réelles de la table.
- Sous l'en-tête Ordre, sélectionnez la flèche vers le bas et choisissez Z à A pour trier les données de nom par ordre décroissant.
- Sélectionnez Ajouter un niveau pour ajouter une deuxième option de tri.
- Sous l'en-tête Colonne, sélectionnez Puis par la flèche vers le bas et choisissez Âge pour trier les enregistrements avec des noms en double par la colonne Âge.
- Sous l'en-tête Ordre, choisissez Du plus grand au plus petit dans la liste déroulante pour trier les données d'âge par ordre décroissant.
- Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue et trier les données.
À la suite de la définition d'une deuxième clé de tri, illustrée dans l'exemple ci-dessous, les deux enregistrements avec des valeurs identiques pour le champ Nom sont triés par ordre décroissant à l'aide du champ Âge. Il en résulte le record de l'étudiant Wilson J., 21 ans, devant le record de Wilson P., 19 ans.
La première ligne: en-têtes de colonne ou données
La plage de données sélectionnée pour le tri dans l'exemple ci-dessus comprenait les en-têtes de colonne au-dessus de la première ligne de données. Cette ligne contient des données différentes des données des lignes suivantes. Excel a déterminé que la première ligne contient les en-têtes de colonne et a ajusté les options disponibles dans la boîte de dialogue Trier pour les inclure.
Excel utilise le formatage pour déterminer si une ligne contient des en-têtes de colonne. Dans l'exemple ci-dessus, les en-têtes de colonne ont une police différente de celle des données dans le reste des lignes.
Si la première ligne ne contient pas d'en-têtes, Excel utilise la lettre de la colonne (telle que Colonne D ou Colonne E) comme choix dans l'option Colonne de la boîte de dialogue Trier.
Excel utilise cette différence pour déterminer si la première ligne est une ligne d'en-tête. Si Excel fait une erreur, la boîte de dialogue Trier contient une case à cocher Mes données ont des en-têtes qui remplace cette sélection automatique.
Trier les données par date ou heure dans Excel
En plus de trier les données textuelles par ordre alphabétique ou les nombres du plus grand au plus petit, les options de tri d'Excel incluent le tri des valeurs de date. Les ordres de tri disponibles pour les dates incluent:
- Ordre croissant: du plus ancien au plus récent.
- Ordre décroissant: du plus récent au plus ancien.
Quick Sort vs Sort Dialog Box
Les dates et les heures qui sont formatées en tant que données numériques, telles que la date d'emprunt dans l'exemple ci-dessus, utilisent la méthode de tri rapide pour trier sur une seule colonne. Pour les tris impliquant plusieurs colonnes de dates ou d'heures, utilisez la boîte de dialogue Trier de la même manière que pour trier plusieurs colonnes de données numériques ou textuelles.
Trier par date Exemple
Pour effectuer un tri rapide par date dans l'ordre croissant, du plus ancien au plus récent:
- Mettez en surbrillance la plage de cellules à trier. Pour suivre l'exemple ci-dessus, mettez en surbrillance les cellules G2 à K7.
- Sélectionner Accueil.
- Sélectionnez Trier et filtrer pour ouvrir la liste déroulante.
- Sélectionnez Tri personnalisé pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.
- Sous l'en-tête Colonne, sélectionnez la flèche vers le bas Trier par et choisissez Emprunté pour trier d'abord les données par date empruntée.
- Sous l'en-tête Trier sur, choisissez Valeurs de cellule. Le tri est basé sur les données réelles de la table.
- Sous l'en-tête Ordre de tri, choisissez Du plus ancien au plus récent dans la liste déroulante.
- Sélectionnez OK dans la boîte de dialogue pour fermer la boîte de dialogue et trier les données.
Si les résultats du tri par date ne donnent pas les résultats escomptés, les données de la colonne contenant la clé de tri peuvent contenir des dates ou des heures stockées sous forme de données textuelles plutôt que sous forme de nombres (les dates et heures ne sont que des données numériques formatées).
Données mixtes et tris rapides
Lorsque vous utilisez la méthode de tri rapide, si des enregistrements contenant du texte et des données numériques sont mélangés, Excel trie les données numériques et textuelles séparément en plaçant les enregistrements contenant des données textuelles au bas de la liste triée.
Excel peut également inclure les en-têtes de colonne dans les résultats du tri, en les interprétant simplement comme une autre ligne de données textuelles plutôt que comme les noms de champs de la table de données.
Avertissement de tri possible
Si la boîte de dialogue Trier est utilisée, même pour les tris sur une seule colonne, Excel peut afficher un message vous avertissant qu'il a rencontré des données stockées sous forme de texte et vous donne le choix:
- Trier tout ce qui ressemble à un nombre comme un nombre.
- Trier séparément les nombres et les nombres stockés sous forme de texte.
Si vous choisissez la première option, Excel tente de placer les données textuelles à l'emplacement correct des résultats du tri. Choisissez la deuxième option et Excel place les enregistrements contenant des données textuelles au bas des résultats du tri, comme il le fait avec les tris rapides.
Trier les données par jours de la semaine ou par mois dans Excel
Vous pouvez également trier les données par jours de la semaine ou par mois de l'année en utilisant la même liste personnalisée intégrée qu'Excel utilise pour ajouter des jours ou des mois à une feuille de calcul à l'aide de la poignée de recopie. Ces listes permettent de trier par jours ou par mois chronologiquement plutôt que par ordre alphabétique.
Comme pour les autres options de tri, le tri des valeurs par une liste personnalisée peut être affiché par ordre croissant (du dimanche au samedi ou de janvier à décembre) ou décroissant (du samedi au dimanche ou de décembre à janvier).
Dans l'image ci-dessus, les étapes suivantes ont été suivies pour trier l'échantillon de données dans la plage A2 à E12 par mois de l'année:
- Mettez en surbrillance la plage de cellules à trier.
- Sélectionner Accueil.
- Sélectionnez Trier et filtrer pour ouvrir la liste déroulante.
- Sélectionnez Tri personnalisé pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.
- Sous l'en-tête Colonne, choisissez Début du mois dans la liste déroulante pour trier les données par mois de l'année.
- Sous l'en-tête Trier sur, sélectionnez Valeurs de cellule. Le tri est basé sur les données réelles de la table.
- Sous l'en-tête Commande, sélectionnez la flèche vers le bas à côté de l'option A à Z par défaut pour ouvrir le menu déroulant.
- Choisissez Liste personnalisée pour ouvrir la boîte de dialogue Listes personnalisées.
- Dans la fenêtre de gauche de la boîte de dialogue, sélectionnez Janvier, Février, Mars, Avril.
- Sélectionnez OK pour confirmer la sélection et revenir à la boîte de dialogue Trier les.
- La liste choisie (janvier, février, mars, avril) s'affiche sous l'en-tête Commande.
- Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue et trier les données par mois de l'année.
Par défaut, les listes personnalisées sont affichées uniquement par ordre croissant dans la boîte de dialogue Listes personnalisées. Pour trier les données par ordre décroissant à l'aide d'une liste personnalisée après avoir sélectionné la liste souhaitée afin qu'elle s'affiche sous l'en-tête Ordre dans la boîte de dialogue Trier:
- Sélectionnez la flèche vers le bas à côté de la liste affichée, par exemple Janvier, février, mars, avril pour ouvrir le menu déroulant.
- Dans le menu, sélectionnez l'option de liste personnalisée qui s'affiche dans l'ordre décroissant, comme décembre, novembre, octobre, septembre.
- Cliquez sur OK pour trier les données par ordre décroissant à l'aide de la liste personnalisée.
Trier par lignes pour réorganiser les colonnes dans Excel
Comme indiqué avec les options de tri précédentes, les données sont normalement triées à l'aide d'en-têtes de colonnes ou de noms de champs. Le résultat est la réorganisation de lignes entières ou d'enregistrements de données. Une option de tri moins connue et donc moins utilisée dans Excel consiste à trier par ligne, ce qui a pour effet de réorganiser l'ordre des colonnes de gauche à droite dans une feuille de calcul.
L'une des raisons du tri par ligne est de faire correspondre l'ordre des colonnes entre les différentes tables de données. Avec les colonnes dans le même ordre de gauche à droite, il est plus facile de comparer des enregistrements ou de copier et déplacer des données entre les tables.
Personnaliser l'ordre des colonnes
Très rarement, cependant, obtenir les colonnes dans le bon ordre est une tâche simple en raison des limitations des options d'ordre de tri croissant et décroissant pour les valeurs. Habituellement, il est nécessaire d'utiliser un ordre de tri personnalisé, et Excel inclut des options de tri par couleur de cellule ou de police ou par icônes de mise en forme conditionnelle.
Le moyen le plus simple d'indiquer à Excel l'ordre des colonnes consiste à ajouter une ligne au-dessus ou au-dessous du tableau de données contenant des nombres indiquant l'ordre des colonnes de gauche à droite. Le tri par lignes devient alors une simple question de tri des colonnes du plus petit au plus grand par la ligne contenant les nombres.
Une fois le tri effectué, la ligne de chiffres ajoutée peut facilement être supprimée.
Exemple de tri par lignes
Dans l'échantillon de données utilisé pour cette série sur les options de tri Excel, la colonne ID étudiant a toujours été la première à gauche, suivie du nom, puis de l'âge.
Dans ce cas, comme indiqué dans l'image ci-dessus, des nombres ont été ajoutés aux colonnes pour préparer la feuille de calcul afin de réorganiser les colonnes de sorte que la colonne Programme soit la première à gauche, suivie de Début du mois, Nom, Âge, et carte d'étudiant.
Voici comment modifier l'ordre des colonnes:
- Insérez une ligne vide au-dessus de la ligne contenant les noms de champs.
- Dans cette nouvelle ligne, entrez les chiffres suivants de gauche à droite en commençant dans la colonne A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Mettez en surbrillance la plage à trier. Dans cet exemple, mettez en surbrillance A2 à E13.
- Sélectionner Accueil.
- Sélectionnez Trier et filtrer pour ouvrir la liste déroulante.
- Sélectionnez Tri personnalisé pour ouvrir la boîte de dialogue Trier.
- Sélectionnez Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options de tri.
- Dans la section Orientation, sélectionnez Trier de gauche à droite pour trier l'ordre des colonnes de gauche à droite dans la feuille de calcul.
- Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue Options de tri.
- Avec le changement d'orientation, l'en-tête de colonne dans la boîte de dialogue Trier se transforme en ligne.
- Sélectionnez Trier par flèche vers le bas et choisissez Ligne 2. Il s'agit de la ligne contenant les numéros personnalisés.
- Sous l'en-tête Trier sur, choisissez Valeurs de cellule.
- Sous l'en-tête Ordre, choisissez Du plus petit au plus grand dans la liste déroulante pour trier les nombres de la ligne 2 par ordre croissant.
- Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue et trier les colonnes de gauche à droite par les numéros de la ligne 2.
- L'ordre des colonnes commence par Program suivi de Month Start, Name, Age et Student ID.
Utilisez les options de tri personnalisé d'Excel pour réorganiser les colonnes
Bien que les tris personnalisés soient disponibles dans la boîte de dialogue Trier d'Excel, ces options ne sont pas faciles à utiliser lorsqu'il s'agit de réorganiser les colonnes d'une feuille de calcul. Les options de création d'un ordre de tri personnalisé disponibles dans la boîte de dialogue Trier consistent à trier les données par couleur de cellule, couleur de police et icône.
Sauf si une mise en forme unique a déjà été appliquée à chaque colonne, telle qu'une police ou des couleurs de cellule différentes, cette mise en forme doit être ajoutée aux cellules individuelles de la même ligne pour que chaque colonne soit réorganisée.
Par exemple, pour utiliser la couleur de la police pour réorganiser les colonnes:
- Sélectionnez chaque nom de champ et changez la couleur de la police pour chacun. Par exemple, changez Program en rouge, Month Start en vert, Name en bleu, Age en orange et Student ID en violet.
- Dans la boîte de dialogue Trier, sélectionnez Trier par et choisissez Ligne 2.
- Sous l'en-tête Trier par, choisissez Couleur de la police.
- Sous l'en-tête Ordre, définissez manuellement l'ordre des couleurs des noms de champ pour qu'il corresponde à l'ordre de colonne souhaité.
- Après le tri, réinitialisez la couleur de la police pour chaque nom de champ.
